ником между руководителем и подчиненными. Он должен прило-
жить максимум усилий для создания благоприятной обстановки
и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и
характер работы руководителя, секретарь может в случае не-
обходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема
их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяю-
щий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить дело-
вые контакты с сотрудниками различных подразделений своего
предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выс-
тупать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и
- 13 -
четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.
5.1. Пользование телефоном.
Основная задача секретаря в работе с телефоном - осво-
бодить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в органи-
зации служебных разговоров по телефону способствует рацио-
нальной организации работы руководителей. Секретарь всегда
должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.
5.2. Организация приема посетителей.
Обязанности секретаря различны в зависимости от того,
какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй
можно разделить на три вида:
1) прием сотрудников своего учреждения по текущим де-
лам
2) прием представителей других организаций
3) прием по личным вопросам
Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга,
без исключения, может войти в кабинет руководителя только
после доклада секретаря.
Если посетитель пришел без предварительной договорен-
ности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о
нем немедленно или записать на прием. Особое внимание сек-
ретарь должен проявлять к организации приема руководителем
посетителей по личным вопросам.
5.3. Работа секретаря с информацией
для руководителя
Секретарь должен помогать руководителю орентироваться
в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную ин-
формацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефе-
раты.
Секретарь должен внимательно просматривать статьи,
раскрывающие интересующие руководителя вопросы производс-
твенной деятельности, научно-технические результаты и т.д.
Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками
или подчеркнуть.
- 14 -
Составляя реферат, секретарь не должен вносить ка-
кие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат мо-
гут быть включены таблицы, схемы, графики.
В повседневной работе секретарь должен ежедневно соби-
рать и фиксировать в дневнике данные, которые могут
интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Ру-
ководителю следует представлять только достоверную информа-
цию, проверенную.
.
- 15 -
З А К Л Ю Ч Е Н И Е
В заключении мне бы хотелось сказать о личных качест-
вах секретаря и о его роли в работе с руководителем.
Важными факторами успеха работы личного секретаря
является умение вести себя с людьми и способность создать
впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь
должен быть важным звеном в системе контактов своего руко-
водителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное
принятие необходимых мер. Секетарь является личным предста-
вителем своего руководителя, и выполнение этой кючевой роли
требует умения производить благоприятное впечатление на ра-
ботников организации и представителей других фирм.
Роль секретаря руководителя,как она определяется в
брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей,
состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего ру-
ководителя и уметь значительную часть этой работы брать на
себя.
В обязанности секретаря входит:
1. Стенографирование, печатание станограмм, составле-
ние писем и т.д.
2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.
3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
4. Ведение дневника руководителя; организация его
встреч.
5. Организация деловых поездок руководителя.
6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.
7. Организация и участие в работе совещений.
8. Организация дел в кабинете руководителя.
9. Освобождение руководителя от рутинных операций.
10. Информационное обеспечение.
11. Оформление банковских счетов.
12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю
делопроизводственных служб и персонала.
13. Соблюдение положительных правил техники безопас-
ности.
14. Организация и руководство работой по обеспечениею
неразглашения обработанной информации.
15. Обеспечение секретариата и руководителя необходи-
- 16 -
мыми канцелярскими принадлежностями.
16. Организация общих собраний и мероприятий общего
характера.
Эту тему для своей курсовой работы я выбрала не слу-
чайно. Сейчас я работаю в организации секретарем. То, что я
прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко
отличает секретарей западных фирм и наших. Я не в коей мере
не хочу обидеть наших секретарей, но их работал очень силь-
но отличается от работы секретарей на Западе, да и не толь-
ко там.
В книге Д.Харрисона очень хорошо написано, что такое
секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим
пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все
разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и
т.д.
Когда смотришь по телевидению встречи руководителей
фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в
том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный
человек. У нас тоже такие есть, но к сожелению, их не так
уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акцио-
нерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными
фирмами. И секретари должны быть"на уровне". Харрисон не
зря пишет, что "секретарь представляет своего руководителя,
и по нему судят, иногда, даже о фирме".
Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество,
как доброжелательность, умение вести себя с посетителями,
расположить их к себе. Можно даже организовать так называе-
мые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным ка-
четвам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже
есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который
необходим в работе секретаря.
Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в
эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от
него тоже будет зависить успех фирмы или предприятия. И
пусть профессия секретаря никогда не уронит своего прести-
жа.
.
- 17 -
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация ра-
боты. М., Экономика, 1983 г.
2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреж-
дения. М., Экономика, 1982 г.
3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая
школа, 1989 г.
.
- 18 -
С О Д Е Р Ж А Н И Е
Страницы
ВВЕДЕНИЕ 2 - 4
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
И РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ 5
1.1. Рациональная организация работы
секретаря 5 - 7
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ
РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ 7
2.1. Назначение графика 7
2.2. Разделение ответственности за соблю-
дение сроков 7
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
СЕКРЕТАРЯ 8
3.1. Организация работы секретаря, руко-
водитель которого часто отсутствует 9 - 10
3.2. Работа на совещениях. Подготовка
к проведению конференций 10 - 11
ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДО-
КУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ 11 - 12
ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ 13
5.1. Пользование телефоном 13
5.2. Организация приема посетителей 13
5.3. Работа секретарей с информацией
для руководителя 13 - 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15 - 16
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 17