Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия или нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (служба, отдел, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Можно указывать и обобщенно, например: «начальникам МОБ ОМ №1, 2, 3 УВД г. Шахты». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «подготовить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.
Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных, например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», или «Об итогах...», «О мерах...». Для ряда типовых управленчески ситуаций, требующих издания приказа (о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на другую службу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, наименование ведомства, наименования органа, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования при постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем службы, подразделения, отдела, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми отделами органов, служб, ведомств.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, должностей, званий, фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами,- постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы подписываются руководителем органа, отдела, службы или его заместителем. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.
Но существуют также и организационные документы – уставы, инструкции, положения и.т.д. Их структура и содержание, как правило, определяются соответствующими службами (ведомствами) - разработчиками.
Под уставомпонимается свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Положения - это нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц. Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности служб, подразделений, органов МВД, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Наряду с этими документами сотрудники ОВД пользуются документацией, передаваемой по телефонной и телефаксной связи. Например - телефонограммы. Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текстов (устно, при помощи телефонной связи, с последующей записью получателем). Юридическая сила телефонограмм определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером.
Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону требуют документального оформления. Чаще всего это несложные тексты (приглашения на совещания, некая оперативная информация и т.д.). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список подразделений, служб, куда ее направляют и номера телефонов.
Существует также факсимильная связь, предназначенная для оперативной передачи и приема информации с бумажных носителей с помощью факсимильной аппаратуры (факса). Чаще всего такая связь устанавливается в дежурных частях отделов, управлений внутренних дел. Требования к составлению и оформлению сообщений, полученных по телефаксной связи, определяются видом отправляемого документа – подлинника (справки, договора, протокола и т.д.), отправленного адресату. Однако, все отправляемые документы должны быть напечатаны четким контрастным, шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами.
К передаче по телефаксной связи запрещены документы с пометкой «ДСП» и выше. Принятые и переданные оригиналы заносятся в специальный журнал установленной формы, сроком хранения 1 год. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Все эти записи заверяются подписью исполнителя.
Делопроизводство по обращениям граждан в подразделениях ОВД ведется отдельно от других направлений их документационного обеспечения. Ответы гражданам направляются на бланках органа, подразделения, службы ОВД.
Список литературы:
1. Советская милиция: история и современность 1917-1987 г. - М.,87
2. Черников В.В. «Судебная система, правоохранительные органы, специальные службы России» - М., 2001.
3. Приказ МВД России «О делопроизводстве и порядке работы с обращениями граждан в ОВД»№ 150 от 01.03.1999 г.