В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.
Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.
В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию.
Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.
В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.
В единицах хранения, содержащих письма, документы систематизируются в хронологической последовательности. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.
В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев.
В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.
Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из журналов и газет с иллюстрациями систематизируются внутри единицы хранения в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.
Если фотографий одного и того же лица несколько, они систематизируются по хронологии.
Спецификой фондов актеров и режиссеров театра является наличие в них творческих материалов, состоящих не только из документов самого режиссера или актера, но и других лиц, связанных с постановкой спектакля.
Описание и систематизация этих материалов имеют свои особенности.
В фондах режиссеров и актеров создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся режиссерские экземпляры пьес, опер или оперетт, режиссерские заметки, разработки, мизансцены, монтировки спектаклей, тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами, его концертный репертуар, списки ролей и концертных выступлений, фотографии фондообразователя в ролях и сцен из спектаклей. Статьи, рецензии и заметки о ролях, сыгранных фондообразователем помещаются в раздел «Материалы о фондообразователе»; эскизы декораций, костюмов, грима, сделанные не фондообразователем, относятся к разделу «Изобразительные материалы».
Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» располагаются по спектаклям, осуществленным и неосуществленным, в общей хронологической последовательности.
Материалы по каждому спектаклю распределяются по следующим подразделам:
- режиссерский экземпляр пьесы, режиссерские заметки, экспликации, разработки мизансцен, монтировка спектакля, распределение ролей и др.;
- изобразительные материалы по спектаклю: фотографии действующих лиц и сцен из спектакля и эскизы декораций, костюмов и грима, если они сделаны фондообразователем.
В фондах актеров творческие материалы систематизируются по следующей схеме:
- тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами и его концертный репертуар;
- списки ролей, хронологические перечни выступлений, гастрольных поездок и т.п. помещаются в конце этого подраздела;
- фотографии фондообразователя в ролях и в сценах из спектаклей с его участием.
Систематизация единиц хранения внутри подразделов проводится по хронологическому признаку. Если в подразделах «Роли» и «Режиссерские экземпляры пьес» нельзя установить точные даты единиц хранения, они систематизируются по алфавиту названий пьес.
В одну единицу хранения могут объединяться фотографии фондообразователя не более чем в 3-х ролях (до 10 документов), которые располагаются в хронологической последовательности.
Афиши и программы спектаклей формируются в единицы хранения по номинальному признаку, а внутри единиц хранения систематизируются по хронологии.
При описании режиссерских разработок пьес в заголовках указываются фамилия режиссера, название пьесы, вид документа, автор пьесы, театр, в котором она была поставлена, и способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы режиссера.
Например. А.П. Косованов. «Петр I». Сценарий для школьного драматического кружка по роману Л.Толстого
При описании ролей, сыгранных фондообразователем указываются персонаж, автор и название пьесы, кем сыграна роль, способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы актера над ролью.
Например. Роль Захара Бардина из пьесы А.М. Горького «Враги», сыгранная Н.М. Радиным в Малом театре. Машинопись с пометами Н.М. Радина. 1933 г.
При описании фотографий актеров в ролях указывается, в какой роли снят актер, в скобках дается название пьесы; при описании групповых фотографий перечисляются фамилии партнеров.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии сцен из спектакля, указывается название театра и спектакля, затем перечисляются участники сцен, начиная с фондообразователя, после фамилии которого в скобках указывается роль, им исполненная.
При описании афиш и программ спектаклей, поставленных фондообразователем, указываются названия спектаклей, фамилия режиссера и театр, в котором они были поставлены.
При описании афиш и программ спектаклей с участием фондообразователя - указываются название театра или спектакля и фамилия фондообразователя.
Спецификой фондов художников является наличие в них рисунков и чертежей, описание и систематизация которых имеют свои особенности.
В таких фондах создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся рисунки, этюды, эскизы, наброски фондообразователя.
Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» систематизируются по жанрам; по технике исполнения; по хронологии (при незначительном количестве материала); по алфавиту авторских названий - если датировка произведений художника невозможна, но они имеют авторские названия.
Единицы хранения, содержащие рисунки тушью, чернилами, акварелью, гравюры, не должны превышать 25 листов.
Эскизы композиции картины, этюды и наброски к ней объединяются в одну единицу хранения (не более 10 листов).
Портреты, пейзажи, натюрморты объединяются в единицы хранения по жанрам, внутри жанра - по технике исполнения (не более 10 листов).
Каждый альбом с рисунками составляет отдельную единицу хранения.
Репродукции с подлинниками не объединяются. Единицы хранения из них формируются по авторскому, тематическому или хронологическому признаку.
Заголовки единиц хранения, содержащих произведения изобразительного искусства, состоят из следующих элементов: автор, название произведения, указание на жанр и степень завершенности, указание на лицо, с которого сделан рисунок, набросок или этюд, авторские подпись и пометки, техника исполнения.
При указании автора даются его инициалы и фамилия. Если автор неизвестен, пишется «не установленный художник» и, по возможности, добавляется живописная школа, к которой он может быть отнесен.
Например: 1. Д.И. Каратанов. Портрет А.Л. Яворского
2. Не установленный художник. Декабрист Давыдов
При описании иллюстраций указываются художник, название, жанр и автор иллюстрируемого произведения.
Например. В.И. Мешков. «Рассказы следопыта». Гравюры к сборнику Н.С. Устиновича
В заголовках единиц хранения, содержащих экслибрисы, указываются художник, фамилия владельца библиотеки, в отдельных случаях - содержание рисунка; при большом количестве экслибрисов может составляться внутренняя опись.
Например. В.А. Аверихин. Экслибрисы Владимира Дубинского
При описании альбома с рисунками фондообразователя после фамилии автора указывается название документа (альбом), а затем его авторское название в кавычках или тематика без кавычек.
При описании произведений изобразительного искусства и чертежей указываются материал (бумага, картон и т.д.), техника исполнения (тушь, акварель, гуашь и т.д.), инструмент (карандаш, кисть и т.д.).
Например: А.Л. Яворский. Пейзаж, натюрморт. Картон, масло
1. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.
3. Организация работы с документами личного происхождения в муниципальных архивах. Методические рекомендации. – Вологда, 2000.
4. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). – Москва, 1990.
5. Организация работы с документами личного происхождения в государственном архиве. Методические рекомендации. – Мурманск, 2003.
6. Методические рекомендации по экспертизе ценности, научно-технической обработке и описанию документов личного происхождения в муниципальных архивах. – Пенза, 2003.
7. Организация работы с владельцами документов личного происхождения. Методические рекомендации. - С.-Петербург, 1999.
8. Организация работы с документами личного происхождения в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики. Методическое пособие. – Ижевск, 2004.