Перемещение денег может осуществляться в виде передачи наличных, или перемещения безналичных средств с одного банковского счета на другой. Соответственно, при наличном обороте такое перемещение сопровождается приходным или расходным кассовым ордером. При безналичном обороте плательщиком в банк подается документ с поручением перевести кому-либо определенную сумму денег. Он называется платежным поручением. При изменении состояния расчетного счета в банке по любой причине банк выдает своему клиенту специальный документ – выписку из расчетного счета. В ней перечислены все операции движения денежных средств на расчетном счете в течение одного банковского дня. Формы кассовых ордеров и платежных поручений жестко регламентированы. Банковские выписки формируются различными банками в произвольных формах.
Перемещение товаров или оказание услуг сопровождаются парой документов, содержащих, по сути дела, одну и ту же информацию. Для материальных ценностей это накладная и счет-фактура. Для услуг – акт приемки-сдачи выполненных работ и счет-фактура. Если предприятие не является плательщиком НДС, счета-фактуры не выписываются, хотя на практике приходится встречаться с требованиями их выписать, особенно со стороны госбюджетных покупателей. Зачем выписывать два документа, содержащих одну и ту же информацию, вопрос интересный. Ответа на него нет. И это только первый пример, когда российский чиновник принимает решения, значительно усложняющие и удорожающие технологии управления. По убеждению автора, не в последнюю очередь, неэффективность финансового управления российским бизнесом обусловлена подобными решениями.
3. Что нужно бухгалтеру малого предприятия?
Нужен, естественно, компьютер. Кстати, когда Вы вполне освоитесь с этой работой, вскоре сможете заметить, что при соответствующем «вооружении», один бухгалтер вполне способен обслуживать и несколько предприятий. Так, одна из моих бывших студенток, вела в свое время одновременно восемь предприятий, воспитывала маленького ребенка, и на жизнь особенно не жаловалась.
Кроме компьютера, необходимо иметь определенное программное обеспечение. Его принято делить на два класса – системное и прикладное. Программное обеспечение – это специфический товар, который относится к категории интеллектуальной собственности. За этот товар, теоретически, следует платить, но большая часть программного обеспечения используется во всем мире бесплатно. Чаще всего утверждается, что причиной такого положения вещей является нечестность 80-90% пользователей персональных компьютеров. Думается, однако, что причина далеко не так проста [1]. Дело в том, что юристами практически не рассматривается соотношение между антимонопольными законами и законодательством об интеллектуальной собственности. В результате, продажа удачного программного продукта, может обеспечить аномально высокую прибыль, во много раз превышающую затраты на его производство. В результате оказывается, что конкурировать на рынке программных продуктов становится возможно не столько разработкой более совершенных образцов продуктов, сколько другими, «внеэкономическими» методами. Грубо говоря, выгоднее оказывается не разработать новую операционную систему, а купить большинство в государственной думе, которое примет закон, запрещающий использовать иную операционную систему, кроме, например, Windows XP.
Пожалуй, в современном законодательстве произошел значительный перекос в сторону охраны прав производителя, при совершенном бесправии потребителя программной продукции. Положение усугубляется еще и тем обстоятельством, что программные продукты все более приобретают черты источников повышенной опасности. Например, сбой в работе программного обеспечения для управления предприятием может привести к более серьезным финансовым последствиям, чем сбой в работе систем электро- или теплоснабжения. Не говоря уже о системных или прикладных программных продуктах, используемых в управлении технологическими процессами. Кроме того, зачастую программный продукт является достаточно сильнодействующим психотропным средством. Вероятно, многие наблюдали, как в ответ на ту или иную реакцию программы люди принимают валидол или нецензурно выражаются. Наконец, программные продукты могут наносить вред физическому или нравственному здоровью пользователя.
Никакой регулировки этих вопросов в предлагаемых производителем неопределенному кругу физических или юридических лиц тексте большинства лицензионных соглашений не содержится. Вместо этого, в соглашениях обычно присутствует стандартное положение: «Разработчик не несет ответственности за возможные убытки, возникшие в результате использования программного продукта или невозможности его использования». Пока при выборе того или иного программного продукта никто обычно не обращает внимание на текст лицензионного соглашения. Оцениваются возможности программы, ее цена, документация, удобство работы и т.д. Пожалуй, пора задуматься и о том, кто будет отвечать за потерю бухгалтерской информации при внезапном разрушении баз данных, или, что еще хуже, за нештатную работу программы, например, с архивом данных по зарплате, которая проявилась не сразу.
Для бухгалтера, работающего на отдельном персональном компьютере, системное программное обеспечение практически полностью сосредоточено в рамках операционной системы, которая обеспечивает согласованную работу всех технических устройств компьютера и прикладных программ. Наибольшее распространение в России получили в последние годы операционные системы Windows производства фирмы Microsoft. К числу наиболее распространенных в настоящее время разновидностей этого класса операционных систем относятся: Windows 98, Windows 2000, Windows NT и Windows XP. Для бухгалтера отличия этих систем друг от друга проявляются лишь в том, что более поздние системы медленнее работают и требуют для себя все более мощных компьютеров. При этом купить в настоящее время можно только Windows XP, поэтому ее использование без лицензии стоимостью порядка 2-5тыс.руб. однозначно является противозаконным. Что касается других разновидностей операционных систем Windows, здесь некоторые юристы считают положение далеко не таким однозначным, а вопрос о том, не являются ли эти операционные системы в России свободно распространяемыми, требующим дополнительного исследования. Во всяком случае, бремя доказывания обратного лежит не на пользователе операционной системы.
Операционные системы класса Windows позволяют осуществлять вмешательство в программные системы компьютера практически незаметно для обычного пользователя. Особенно, если пользователь регулярно пользуется интернетом. Кроме того, любая программа, когда-либо работавшая на компьютере, оставляет на нем следы, зачастую мешающие работе других программ. В результате, зачастую один раз в 2-3 года компьютер приходится полностью очищать от хранящейся на нем информации и программ, и устанавливать все системное и прикладное обеспечение заново. Естественно, что эти особенности операционных систем Windows многим не нравятся. Тем не менее, их разработчик, и проплаченные им структуры, усиленно внедряют в общественное мнение мысль, что альтернативы Windows все равно нет.
Между тем, это не так. Например, существует свободно распространяемая операционная система Linux, значительно более устойчивая по отношению к вирусам и надежная в работе. Ряд разработчиков программных продуктов в последнее время ориентируется именно на эту систему. Тем более, что в развитии систем класса Windows отчетливо прослеживается тенденция в направлении, когда на компьютере смогут работать только программные продукты фирмы Microsoft или их комбинация.
Из прикладных программных продуктов бухгалтер обычно использует несколько программ, объединенных в группу под названием Microsoft Office. Наиболее употребляемые из них текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, программа для обработки баз данных Access. Эти программы также продаются, но только те их варианты, которые работают в рамках операционной системы Windows XP. У них имеются и свободно распространяемые аналоги, объединенные в группу Open Office. Кроме упомянутых, обычно используют 2-3 программы для обмена электронной почтой и работы в интернете.
Но главным прикладным программным продуктом главного бухгалтера является, безусловно, система автоматизации бухгалтерского учета. На этих системах следует остановиться подробнее.
4.Автоматизированные системы бухгалтерского учета.
История развития компьютерных систем бухгалтерского учета в России насчитывает порядка пятнадцати лет. Первой широко тиражируемой системой такого рода была программа «Финансы без проблем», которая автоматизировала, в основном, только бухгалтерский учет в узком смысле слова, т.е. обработку системы проводок.
Затем на российском рынке компьютерных технологий для бухгалтерского учета в разное время реально присутствовало до 30-40 программных продуктов, некоторые из которых продолжают эксплуатироваться и поныне. Развитие этих систем шло, в основном, в направлении от автоматизации бухгалтерского учета в узком смысле слова, к построению интегрированной учетной системы. Сначала к обработке проводок были добавлены функции, соответствующие складскому учету. Складской учет наиболее тесно связан с бухгалтерским, но не сводится к последнему. Затем к учетной системе были добавлены модули учета заработной платы, основных средств, модули, специально ориентированные на розничную торговлю. В конце концов фактическим стандартом для учетных систем стала интегрированная система, включающая все виды учета, включая так называемый торговый, объединяющий в себе все операции по выписке счетов на оплату, ведения заказов, ценовой политики и других действий, не порождающих непосредственно бухгалтерских проводок.