Групування витрат по калькуляційних статтях витрат відображає їх склад в залежності від напряму (призначення) витрат (на виробництво або його обслуговування) і місць виникнення (основне виробництво, допоміжні служби, обслуговуюче господарства і інш.). Це групування витрат застосовується при калькуляції собівартості натуральної одиниці продукції.
Перші десять статей характеризують величину виробничої собівартості і з включенням комерційних витрат вони складають повну собівартість продукції.
При виробництві більше за один вид продукції перші шість статей звичайно складають прямі (основні) витрати, а інші відносять до накладних (непрямим) витрат. У простих виробництвах (при випуску одного виду продукції) всі витрати можна розглядати як прямі.
Метою даної кваліфікації, тобто розподілу витрат виробництва і звертання на прямі і непрямі, є розв'язання питання про спосіб віднесення витрат на собівартість окремих видів продукції і окремих підрозділів підприємства. Крім того, розподіл витрат на прямі і непрямі показує зв'язок конкретних видів витрат з окремими видами продукції або структурними підрозділами.
Накладні витрати підлягають розподілу при випуску декількох видів продукції. Базою для розподілу непрямих витрат між видами продукції можуть служити: заробітна плата виробничих робітників без доплат і преміальних (основна заробітна плата, без додаткової), машинний час (кількість машино-часів роботи обладнання; величина прямих витрат; обсяг виробленої продукції і інш.). Вибір способу розподілу повинен сприяти максимальному наближенню результатів розподілу до фактичних витрат на даний вид продукції. Цей спосіб повинен бути нетрудомістким і простим для розуміння.
Дуже часто на підприємствах різні види витрат розподіляють по різній базі. Так, зарплату невиробничих робітників розподіляють пропорціонально зарплаті основних виробничих робітників, витрати на зміст обладнання за машинним часом, зарплату цехового апарату управління - по прямих витратах, зарплату апарату управління підприємства - по частці в об'ємі реалізації, послуги допоміжних цехів - за машинним часом і т.д.
Підприємствам необхідно знати, що не існує ідеальної бази розподілу накладних витрат, але існує більш коректна база розподілу для кожного підприємства. Некоректний розподіл накладних витрат може привести до невідповідності ринкового попиту співвідношенню цін на окремі вироби, необгрунтованому зниженню обсягів випуску деяких продуктів, невірній оцінці діяльності підрозділів підприємства. Вибір бази розподілу накладних витрат визначається з урахуванням специфіки підприємства, його галузевих особливостей, співвідношень окремих статей витрат в структурі загальних витрат підприємства. Порядок розподілу накладних витрат повинен враховуватися при прийнятті управлінських рішень про оцінку рентабельності підрозділів.
По досвіду західних країн можна на собівартість продукції відносити прямі виробничі витрати. Виділивши із загального об'єму витрат постійні невиробничі витрати, що не залежать від обсягу виробництва, підприємства можуть розглядати їх як витрату звітного періоду з віднесенням після закінчення кожного місяця на фінансові результати (з урахуванням їх в складі собівартості реалізованої продукції).
На практиці загальновиробничі і загальногосподарський витрати спочатку розподіляються по прийнятій підприємством базі між структурними підрозділами, що займаються виготовленням продукції, а потім цехові і частина вказаних загальних витрат (обчислені для даного цеху) розподіляються по видах продукції.
На основі викладеного можна зробити висновок про те, що розподіл накладних витрат по видах продукції і по місцю виникнення дає об'єктивну інформацію про рентабельності окремих видів продукції і структурних підрозділів. Все це необхідне для поглибленого аналізу і визначення шляхів пошуку зниження витрат.
Важливо і розподіл витрат по відношенню до обсягу виробництва на постійні, змінні і граничні[5,с.154].
До постійних відносяться такі витрати, сума яких в даний період часу не залежить безпосередньо від величини і структури виробництва і реалізації. Разом з тим, середні постійні витрати на одиницю продукції мають чітко виражену тенденцію до зниження в міру збільшення виробництва і реалізації одиниць продукції.
Змінними називаються витрати, величина яких знаходиться в безпосередній залежності від обсягу виробництва і реалізації і від їх структури при виробництві і реалізації декількох видів продукції. Звідси очевидно, що середні змінні витрати на кожну одиницю продукції залишаться незмінними.
Метою класифікації витрат по відношенню до обсягу виробництва (їх розподілу на постійні і змінні) є використання цієї інформації при проведенні аналізу беззбитковості (по окремих продуктах і по всьому асортименту продукції, що випускається ) і пов'язаних з ним показників, а також при оптимізації продукції, що випускається.
Всі види витрат з точки зору аналізу необхідно розглядати з урахуванням розподілу на прямі - непрямі і постійні - змінні. Це значно спрощує сам аналіз і прийняття рішень на його основі.
Потрібно звернути увагу на деякий нюанс розподілу витрат виробництва і звертання на постійні і змінні. Так, в статті «Заробітна плата основних виробничих робітників» є частина витрат, яка носить постійний характер. У країнах з ринковою економікою до постійної відносять дві третини від часової тарифної ставки основного виробничого робітника. Звідси доцільно дві третини від фонду заробітної плати основних виробничих робітників відносити до постійних витрат. По такій же схемі необхідно розподілити витрати по статті «Відрахування на соціальні страхування» (дві третини віднести до постійних витрат і одну третину до змінних).
Підприємства повинні продумано вирішувати питання розподілу непрямих витрат на змінні і постійні. Велику частину цехових витрат відносять до постійних витрат. Виключення складають послуги допоміжних цехів періодичного характеру (оснащення, ремонт обладнання, виготовлення тари). Загальнозаводські витрати також відносять в основному до постійних витрат (за винятком податку на користувачів доріг, який нараховується з урахуванням об'єму реалізації).
Комерційні витрати є переважно змінними. У кожному конкретному випадку ці питання треба ретельно вивчати і на цій основі підприємства повинні приймати рішення про розподіл витрат по вказаній класифікації.
Загальна величина витрат визначається як сума постійних і змінних витрат. При розв'язанні питань про розширення або скорочення виробництва і реалізації на перший план вийде уміння визначити характер зміни витрат звертання. Подібні витрати приросту і скорочення називаються власне граничними витратами.
Величина власних граничних витрат являє собою зміну величини загальних витрат, подію внаслідок зміни величини виробництва і реалізації продукції на одну одиницю. У книзі І. Ворст і П. Ревентлоу «Економіка фірми» (М., Вища школа. 1994. З. 66) вказано: «Під граничними витратами розуміється середня величина витрат приросту або витрат скорочення на одиницю продукції, виниклих як наслідок зміни обсягів виробництва і реалізації більш ніж на одну одиницю». При розрахунку приріст (зменшення) загальних витрат в сумі ділиться на розмір збільшення (зменшення) обсягу зробленої і реалізованої продукції.
На підприємствах при зупинці їх діяльності або в процесі її поновлення необхідно враховувати поняття «залишкові витрати» і «стартові витрати». До залишкових відносяться витрати, які продовжують нести підприємства і після повної зупинки виробництва і реалізації продукції. А до стартових відносяться витрати, які виникають при поновленні виробництва і реалізації.
Підприємства в процесі вибору видів діяльності або віддачі переваги виробництву одного з декількох видів продукції стикаються з необхідністю оцінити свої втрачені можливості. У цих випадках проводяться розрахунки витрат втрачених можливостей. Для цього визначають прибутки і величину витрат по вибраному варіанту і по тому, від якого відмовилися. На основі їх порівняння і оцінюють, що втратило або виграло підприємство внаслідок втрати інших можливостей.
Певне значення має класифікація і по ряду інших ознак. Так, в залежності від участі у виробничому процесі розрізнюють виробничі витрати і внутрішньовиробничі (комерційні). Перші (виробничі) пов'язані з виготовленням товарної продукції (виробів, робіт, послуг) підприємства, визначають її виробничу собівартість. Це має значення і при оцінці запасів готової продукції. Що стосується другого вигляду витрат (комерційних), то вони в сукупності з виробничою собівартістю утворять, як це було вказанно вище, повну собівартість.
Витрати необхідно вивчати і з позиції доцільності витрачання - доцільні, виробничі витрати для даного виробництва і невиробничі, які утворюються в зв'язку з недоліками, що є в технології і організації виробництва (брак продукції, втрати від простоїв та ін.).
Є і інші підходи до класифікації. Але детально розглядати їх тут немає необхідності. Їх використовують при рішенні різних задач розвитку діяльності підприємств. Так, статті витрат можна розділити на одноелементні (що мають в своєму складі один вигляд витрат) або комплексні. Це має важливе значення при прийнятті рішень по підсумках аналізу витрат, здійсненні заходів по їх економії і т. п. Всі види витрат можна розділити на ті, які можна планувати, і ті, що не повинні плануватися (непродуктивні витрати). З приведених вище положень видно, що по періодичності виникнення витрати діляться на поточні і одноразові (освоєння нової продукції і т. д.).
Особливе значення при поточному плануванні витрат і собівартості продукції має економічне обгрунтування рішень про виробництво нових виробів і зняття з виробництва застарілих, про облік ефективності використання всіх видів ресурсів, нової техніки, організаційно-технічних заходів, впровадження нової технології і т. д.