8. Необхідно відразу припинити рух безготівкових коштів в частині проведення витратних операцій на рахунках банку (поточних, розрахункових, депозитних; у національній валюті, іноземній валюті) одночасно по всіх підрозділах.
Припинення руху безготівкових грошових коштів в частині витратних операцій дасть можливість проведення перевірки і виявлення наявності всіх грошових коштів банку і підприємств, які обслуговуються в цьому банку, – дійсних та “фіктивних”, а також керівництва банка не буде можливості в присутності перевіряючих провести операції, підганяючи таким чином, під облік наявність ресурсів банку і вивести кошти “фіктивних” фірм з банку;
9. У ході перевірки необхідно з’ясувати наявність кореспондентських рахунків банку в інших банках України та за кордоном, отримати виписки (залишки грошових коштів на кожному рахунку), в бухгалтерії, кореспондентські рахунки в банках за рубежем у валютному управлінні (відділі) або у бухгалтера по валюті.
Важливо провести перевірку всіх структурних підрозділів відразу. Часу на проведення цих першочергових заходів необхідно приблизно 3‑5 годин. Це залежить від професіоналізму перевіряючих.
Перевіряючі повинні чітко знати, куди вони повинні увійти, і які документи від кого затребувати (зі складанням одночасно актів вилучення).
Перевірку документів можна здійснити потім протягом 3-10 днів (проводиться звірка вилучених документів в кожному структурному підрозділі з даними обліку і документами кредитних справ).
Особи, які здійснюють перевірку, повинні одночасно виконати ряд дій (кожен у своїй галузі) залежно від часу проведення раптової перевірки.
1-а група повинна зупинити рух готівки – це перерахунок готівки в операційній касі, касі перерахунку, вечірній касі, пунктах обміну валют і обов’язково опечатати сховище. Все це здійснюється працівниками банку, але при ретельному контролі перевіряючих, які уважно повинні стежити за діями працівників.
Готівка повинна викладатися на стіл і перераховуватися, і тут же повинен укладатися акт. Отримані результати звіряються з обліковими формами, а якщо встановлено розходження, то у працівників на місці відбираються пояснювальні записки.
Якщо цей банк має пункти обміну валют поза банком, їх перевірку треба здійснювати одночасно.
Перерахунок готівки і зведення їх відповідно до балансового рахунку, дає можливість вилучити невраховані “тіньові” грошові кошти банку і підприємств, що знаходяться на обслуговуванні в цьому банку.
2-а група повинна увійти до центру автоматизованої обробки інформації, припинити здійснення витратних операцій, роздрукувати оборотну відомість по балансових рахунках банку, взяти під ретельний контроль і спостереження дії працівників центра, визначити призначення кожного комп’ютера (які операції здійснюються?), кожного робочого місця.
3-я група повинна увійти до операційного залу, під її контролем розпечатується відомість залишків по рахунках юридичних осіб (поточним, розрахунковим, депозитним та ін.) у національній і іноземній валюті по кожній юридичній особі окремо. На місці вилучаються для перевірки всі юридичні справи і звіряються з розпечатаною відомістю залишків грошових коштів по юридичних особах (завжди пам’ятати, що у національній і іноземній валюті водночас). Так само необхідно розпечатати всі здійснені на цю годину внутрішньобанківські операції (по кожному структурному підрозділу окремо). Це потрібно для того, щоб потім проконтролювати складання балансу цього дня.
4-а група повинна взяти на перевірку засновницькі документи, банку, документи, по формуванню статутного фонду (з картками особових рахунків), ліцензію Національного банку України на здійснення операцій, схему організаційної структуру банку, положення про управління, відділи, посадові інструкції працівників банку.
5-а група повинна взяти на перевірку кредитні договори, форвардні, ф’ючерсні, лізингові та ін. депозити юридичних і фізичних осіб. Роздрукувати все у відомостях. Ця група повинна взяти роздруковку відомостей власників індивідуальних сейфів на момент перевірки і звірити фізично (візуально) їх кількість, зробити звірку вільних сейфів та зафіксувати актом.
6-а група повинна зафіксувати стан і взяти на перевірку всі юридичні справи у валютному відділі (договори, контракти, митні декларації, документи по валютних рахунках клієнтів, по кореспондентських рахунках банку), документи по експортно-імпортних контрактах, по депозитних рахунках у валюті, по внесках фізичних осіб у валюті. Необхідно роздрукувати відомості про залишки по валютних балансових рахунках по кожній юридичній та фізичній особі окремо. Бухгалтер, який відповідає за валютні операції (це, можливо, заступник головного бухгалтера), повинен надати роздрук залишків по всіх рахунках клієнтів і по кореспондентських рахунках.
7- а група повинна зафіксувати стан і взяти на перевірку всі юридичні справи по операціях з цінними паперами з роздруком відомостей по кожній юридичній та фізичній особі.
Рух безготівкових грошових коштів необхідно припинити, уважно стежити за працівниками операційного залу, які працюють за комп’ютерами, не допускати здійснення ними ніяких дій (операцій) без контролю після того, як перевіряючі увійшли до залу.
Необхідно зафіксувати актами залишки на розрахунковому рахунку банку, залишки на балансових рахунках банку, залишки на рахунках юридичних і фізичних осіб (всіх рахунках) і залишки готівкових грошових коштів структурних підрозділів.
Значення цих дій – фіксація дійсної ситуації в готівково-грошовому вираженні і безготівковому в банку і підприємствах, які обслуговуються в цьому банку.
Під час проведення перевірки в банку відбувається рух безготівкових грошей по прибуткових операціях і прийом платіжних доручень підприємств і виручки. Тому до 17 години перевірка повинна бути закінчена, щоб надати можливість здійснити всі клієнтські платежі цього дня під контролем перевіряючих. Одночасно, під контролем перевіряючих повинен бути забезпечений перерахунок готівки і цінностей в сховищі, за часом це можна проводити з 15 до 19 годин. Після цього можна підвести підсумки перевірки по готівці в банку.
Працівники банку повинні вивести баланс цього банківського дня під контролем перевіряючих. Звичайно баланс автоматично виводиться з 20 по 21 години (розрахункова палата НБУ працює до 20 години).
Таким чином, алгоритм дій співробітників оперативно-слідчої групи дозволяє чітко визначити мету перевірки комерційного банку, що, в свою чергу, дозволить визначити певні напрями збору оперативної інформації (тобто оперативні працівники чітко усвідомлять, яку інформацію та документи необхідно шукати з метою їх підтвердження при безпосередній перевірці кредитно-банківської установи).