За кожним відображеним в акті фактом порушення необхідно:
висвітлити показники, які відображаються платником у Розрахунку зобов'язання зі сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, та фактичні показники, виявлені в ході перевірки на підставі первинних документів бухгалтерського обліку платника в розрізі періодів;
у разі виявлення розбіжностей чітко викласти зміст порушення з посиланням на нормативно-правові акти, що порушені платником, із зазначенням періоду, у якому дане порушення здійснено;
зазначити первинний документ, на підставі якого вчинено записи в бухгалтерському обліку (навести кореспонденцію рахунків операцій), та інші докази, що достовірно підтверджують наявність факту порушення;
зазначити перелік документів, що не були надані в ході здійснення перевірки;
у разі відмови платника (посадових осіб) надати перевіряючим письмові пояснення щодо причини ненадання документів, факт відмови відобразити в акті.
Не допускається відображення в акті перевірки необґрунтованих даних, а також суб'єктивних припущень перевіряючими, які не мають підтверджених доказів, та різного роду висновків щодо дій посадових осіб платника.
Якщо документальною перевіркою не встановлено порушень за окремими показниками, в описовій частині акта робиться відповідний запис "Документальною перевіркою порушень показників Розрахунків зобов'язань зі сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування (указати яких) не виявлено".
В акті обов'язково зазначаються питання здійснення (або їх відсутність) операцій за додатковими ставками, зобов'язання платника (або їх відсутність) щодо відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених відповідно до пунктів “б”-“з” статті 13 Закону України “Про пенсійне забезпечення”, відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку підвищеного розміру пенсій особам льотних екіпажів повітряних суден цивільної авіації та фактичних витрат на виплату підвищеного розміру пенсій науковим працівникам державних небюджетних підприємств. Перевіряється правильність надання пільг (наявність довідок про інвалідність найманих працівників).
У частині ІІІ акта документальної перевірки відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства.
Виявлені порушення законодавства щодо сплати та цільового використання збору на обов’язкове державне пенсійне страхування відображаються у розрізі показників з розбивкою за роками в межах періоду, що перевіряється.
В акті не допускається визначення виду та розміру штрафних санкцій та адміністративних штрафів за встановлені порушення.
Відображається кількість складених примірників акта перевірки та відмітка про вручення одного примірника платнику (посадовим особам).
Інформативні додатки до акта документальної перевірки:
розрахунки донарахованих сум зобов’язань зі сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування у розрізі відповідних періодів;
пояснення платника (посадових осіб) щодо виявлених порушень, надані у ході перевірки;
інші матеріали, що підтверджують наявність фактів порушень;
матеріали зустрічних перевірок (акти, довідки, пояснювальні записки, розрахунки та інші документи).
Усі додатки підписуються посадовими особами органу Пенсійного фонду України, які здійснили перевірку, та посадовими особами платника або фізичною особою, яка використовує працю найманих працівників.
Нормативна база
1. Закон №2181 Закон України від 21.12.2000 р. №2181-ІІІ "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами".
2. Закон №509 Закон України від 04.12.90 р. №509-ХІІ "Про державну податкову службу в Україні" (зі змінами та доповненнями).
3. Указ №817 Указ Президента України від 23.07.98 р. №817/98 "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності".
4. Закон №185 Закон України від 23.09.94 р. №185/94-ВР "Про порядок здійснення розрахунків в іноземній валюті".
5. Закон №1776 Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" (в редакції Закону України від 01.06.2000 р. №1776-ІІІ).
6. Наказ №139 Наказ ДПАУ від 25.03.98 р. №139 "Про посилення контролю за проведенням встановленого порядку відшкодування податку на додану вартість".
7. Порядок №112 Порядок координації проведення планових виїзних перевірок фінансово-господарської діяльності суб'єктів підприємницької діяльності контролюючими органами, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 29.01.99 р. №112.
8. Положення №82 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби, затверджене наказом ДПАУ від 03.03.1998 р. №93 (в редакції наказу ДПАУ від 02.03.2001 р. №82)
9. Інструкція №110 Інструкція про порядок застосування і стягнення сум штрафних (фінансових) санкцій органами державної податкової служби, затверджена наказом ДПАУ від 17.03.2001 р. №110.
10. Порядок Порядок оформлення і реалізації документальних перевірок щодо дотримання податкового та валютного законодавства суб'єктами підприємницької діяльності - юридичними особами, затверджений наказом ДПАУ від 01.06.98 р. №266 (внутрішній документ ДПАУ).