5. Документооборот, його організація
Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообороту.
Документооборотом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.
Завдання правильної організації документообороту полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочому місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообороту покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.
Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає складання плану документообороту, який повинен визначати порядок оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, опрацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву. Для забезпечення рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях по кожному виду документів розробляють графік документообороту, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.
Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.
Документооборот і графік документообороту на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Чітка система документообороту прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, використання й опрацювання.
Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.
6. Організація зберігання документів
Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.
Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження.
Для цього первинні документи звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.
Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетеш. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.
На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).
Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.
Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.
Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законодавством (судово-слідчих, ревізійних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть видаватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.
Якщо вилучаються справи з недооформленими документами (непронумерованими, непереплетеними), то за дозволом і в присутності представників органів, що проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити опис, прошнурувати, завірити своїм підписом і печаткою).
Органи, що вилучили документи, за письмовою заявою підприємства забезпечують можливість зробити виписку або копію відповідних документів для видачі необхідних довідок. При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи, з яких документи були вилучені і в яких знаходиться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.
У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний строк.
Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а, такі.
| № пор. | Вид документів | Термін зберігання документів | Примітка | |
| в установах, організаціях, на підприєм-ствах, доку-менти яких надходять до держархівів | в установах, організаціях, на підприєм-ствах, доку-менти яких не надходять до держархівів | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 308 | Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них: | |||
| а) зведені річні | Постійно | - | * За відсутності річних - постійно ** За відсутності річних - 10 років | |
| б) річні | Постійно | 10 років | ||
| в) квартальні | 3 роки | 3 роки** | ||
| 309 | Звіти з фінансування: | |||
| а) зведені річні | Постійно | - | *3а відсутності річних - постійно | |
| б) річні | Постійно | 10 років | ** За відсутності річних - 10 років | |
| в) квартальні | 3 роки* | 3 роки** | *** За відсутності річних і кварталь-них – 10 років | |
| г) місячні | 1 рік*** | 1 рік**** | **** За відсутності річних і квартальних - 10 років | |
| 310 | Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси й додатки, пояснювальні записки до них | Постійно | 10 років | |
| 311 | Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів: | |||
| а) річні | Постійно | 10 років | *3а відсутності річних - постійно | |
| б) квартальні | 3 роки* | 3 роки** | **3а відсутності річних -10 років | |
| 312 | Аналітичні таблиці з розроблення й аналізу річних звітів і балансів | Постійно | 5 років | |
| 315 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) | 3-роки* | 3 роки* | *3а умови завершення ревізій. Уразі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення |
| 316 | Особові рахунки: | |||
| а) робітників та службовців, студентів | 75 років - "В" | 75 років - "В" | ||
| б) одержувачів пенсій, і державної допомоги | 5 років* | 5 років* | * Після завер-шення виплати допомоги і пенсій; для одноразової допомоги | |
| 317 | Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях) | 5 років* | 5 років* | *3а відсутності особових рахун-ків - 75 років |
| 318 | Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів | 3 роки* | 3 роки* | *Після ліквідації основних засобів |
| 319 | Доручення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 роки | 3 роки | |
| 320 | Гарантійні листи | 3 роки | 3 роки | |
| 321 | Облікові реєстри (Головна книга, журнали-ордери, розроблювальні таблиці тощо) | 3 роки* | 3 роки* | *3а умови завер-шення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжнос-тей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення оста-точного рішення |
| 322 | Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості | 3 роки* | 1 рік* | * За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення |
| 323 | Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів | 3 роки | 3 роки | |
| 324 | Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень, платіжних доручень тощо | 3 роки | 3 роки | |
| 325 | Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, чекових книжок, асигнівок. квитанції | 3 роки* | 3 роки* | *3а умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення |
| 327 | Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них | 3 роки | 3 роки | |
| 328 | Відомості про використання кредитів: | |||
| а) річні | 3 роки | 3 роки | ||
| б) квартальні | 1 рік | 1 рік | ||
| 329 | Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки по перевитраті й заборгованості із заробітної плати, з коштів соціального страхування, про виплату відпускних і вихідної допомоги тощо | 3 роки | ||
| 330 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних завершення комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) | 3 роки* | 3 роки* | *3а умови ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжнос-тей слідчих і судових справ - зберігаються до винесення оста-точного рішення |
| 331 | Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 332 | Виконавчі листи | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 333 | Доручення-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листування з оформлення доручень-зобов'язань | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 334 | Довідки, що подаються до навчальних відпусток бухгалтерії на оплату одержання пільг з податків та інші | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 335 | Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) по дебіторській заборгованості, розтратах, нестачах, розкраданнях | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 336 | Документи (протоколи, акти, звіти) про переоцінку основних фондів | Постійно | До нової переоцінки | |
| 337 | Паспорти будівель*, споруд*, обладнання | 3 роки** | 3 роки** | *Паспорти будівель, споруд - пам'ятників архітектури, які перебувають під охороною держави, - постійно. **Після ліквідації основних засобів |
| 338 | Документи (плани, звіти, листування) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи | 3 роки | 3 роки | |
| 339 | Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, документи (довідки, доповідні записки) до них | 5 років | 5 років* | *3а умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення |
| 340 | Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінностей тощо) | 3 роки | 3 роки | |
| 341 | Акти перевірок каси, правильності стягнення податків тощо | 3 роки | 3 роки | |
| 342 | Договори, угоди (господарські, операційні, закінчення трудові тощо) | 3 роки* | 3 роки* | *Після за строків дії договорів, угод за умови завершення ревізій |
| 343 | Договори про матеріальну відповідальність | 5 років* | 5 років* | *Після звільнення матеріально відповідальної особи |
| 344 | Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 345 | Відомості про реєстрацію державних підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств тощо | 5 років* | 5 років* | *Після ліквідації підприємств, установ, організацій |
| 346 | Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів | 3 роки | 3 роки | |
Після закінчення встановлених строків документи, що мають особливо важливе значення, передаються на зберігання місцевому архіву, а інші документи за погодженням з Головним архівним управлінням підлягають знищенню або здаються у макулатуру, про що спеціальною комісією складається акт і робляться відповідні відмітки в архівній книзі.