·визначати нотаріальний округ, реєструвати приватну нотаріальну діяльність, вносити зміни до реєстраційного посвідчення при ватного нотаріуса;
·призупиняти діяльність нотаріусів і готувати до розгляду Міністерством юстиції України подання щодо анулювання свідоцтв про право на зайняття нотаріальною діяльністю;
·здійснювати контроль за використанням спеціальних бланків нотаріальних документів.
Управління юстиції повинні також залучати до перевірки діяльності установ нотаріату і приватних нотаріусів кваліфікованих державних та приватних нотаріусів з інших нотаріальних округів, а також представництв відділень Української нотаріальної палати [7].
Таким чином, контроль нотаріальної діяльності визнається складовою механізму державного управління нотаріальною діяльністю.
Передбачаються такі види контролю нотаріальної діяльності: державний (судовий та адміністративний) і недержавний (внутрішній професійний контроль).
Державний контроль здійснюється судом, як і за правилами чинного законодавства, у формі розгляду справ про відшкодування шкоди, заподіяної особі внаслідок незаконних дій або бездіяльності нотаріуса; про визнання недійсним нотаріального акту – документа; про визнання нотаріальної дії неправильно вчиненою або відмови у вчиненні нотаріальної дії незаконною. Крім того, передбачається введення нових форм судового контролю: розгляд судом заяв регіональної нотаріальної палати про визнання нотаріуса недієздатним чи про встановлення факту, що стан здоров’я нотаріуса перешкоджає йому здійснювати нотаріальну діяльність та розгляд заяв відповідного підрозділу Міністерства юстиції України, головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міського управління юстиції про припинення нотаріальної діяльності нотаріуса, щодо якого під час проведення перевірки його діяльності виявлено неодноразові порушення ним закону при вчиненні нотаріальних дій або неодноразове навмисне грубе порушення закону, яке завдало значної шкоди правам і законним інтересам фізичних, юридичних осіб або державі.
Адміністративний контроль здійснюється відповідним органом юстиції у формі проведення перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства.
Недержавний контроль (внутрішній професійний контроль) здійснюється Українською нотаріальною палатою та регіональними нотаріальними палатами у формі проведення перевірок нотаріальної діяльності та застосування заходів професійної відповідальності – професійних стягнень.
Формулювання зазначених правил викликає такі зауваження.
Так, передбачається, що державне регулювання нотаріальної діяльності забезпечується, зокрема, визначенням складу органів, які здійснюють контроль нотаріальної діяльності, встановленням організаційно-правових форм такого контролю. У зв’язку з цим, було б передбачити в тексті Закону України “Про нотаріат” окрему загальну норму, яка передбачала б чітке врегулювання складу контролюючих органів, визначення і розмежування їх повноважень, форми, способи і наслідки такого контролю.
Наслідком цього є відсутність належного унормування механізму здійснення такого контролю: не проведено розподілу повноважень між Міністерством юстиції та Українською нотаріальною палатою щодо контролю нотаріальної діяльності. Наприклад, форми здійснення контролю відповідним органом юстиції є тотожними – це перевірки. При цьому за результатами перевірки, проведеної відповідним органом юстиції, заходи (накладення професійних стягнень) можуть уживатися Українською нотаріальною палатою. При цьому професійні стягнення можуть застосовуватися до нотаріуса як за порушення правил професійної етики, так і за порушення нотаріусом своїх професійних обов’язків.
Однією із форм державного контролю нотаріальної діяльності в Україні є перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів. Зокрема, відповідно до статей 21, 33 Закону України «Про нотаріат» та з метою визначення єдиного механізму здійснення Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства був розроблений та затверджений Наказом Міністерства юстиції України порядок перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства [5].
Основними завданнями перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства є:
1. Перевірка організації нотаріальної діяльності державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса, у тому числі дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса, страхування цивільно-правової відповідальності, до організації прийому громадян і режиму роботи контори, архіву, нотаріуса, правильності оформлення трудових відносин з працівниками нотаріуса тощо.
2. Перевірка дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у випадках передбачених законодавством, копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність на документах печаток, підписів, номерів тощо, умов зберігання архіву, печаток, штампів, порядку зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів.
3. Визначення стану нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб.
4. Визначення професійного рівня нотаріуса (підвищення кваліфікації, наявність публікацій, участь у конференціях і семінарах з питань права тощо).
5. Виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства.
6. Надання рекомендацій з усунення причин, унаслідок яких допущено порушення.
7. Застосування заходів реагування до нотаріуса в разі виявлення під час перевірки допущених порушень щодо організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства.
8. Узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень та помилок, що допускаються нотаріусами.
9. Розповсюдження позитивного досвіду роботи нотаріусів щодо організації нотаріальної діяльності та виконання ними правил нотаріального діловодства тощо [5].
Сутність зазначеного механізму контролю полягає у превентивній функції уповноважених органів державного управління в сфері контролю за нотаріальною діяльністю в Україні. Однак, можемо констатувати факт недосконалості зазначеного механізму через його нормативно закріплений плановий характер. Причина в тому, що нотаріуси. Які мали певні проблеми із організацією власної діяльності можуть їх вирішити до початку перевірки, оскільки вони знають коли вона відбудеться, тому вважаємо за необхідне запровадити подібні перевірки позапланово, що правда з чітким визначенням їх періодичності, щоб уникнути зловживань, з боку органу що їх проводитиме.
Ще одним аргументом на користь такого впровадження є механізм закладений в самому зазначеному Порядку, який передбачає, що у разі виявлення помилок чи порушень, які можливо усунути під час перевірки, конторі, архіву, нотаріусу надається таке право.
Проблема державного контролю нотаріальної діяльністю багато в чому залежить від розподілу нотаріату на державний та приватний. Сучасна практика діяльності органів нотаріату, зокрема в країнах ЄС та інших країнах світу не дає чіткої відповіді щодо ефективності тієї чи іншої форми, однак зарубіжний досвід показує необхідність переходу нотаріату на одну організаційну форму або державну або приватну.
Як вже зазначалося вище, чинний закон «Про нотаріат» поділяє нотаріат на державний і приватний. Такий поділ є штучним, оскільки документи, посвідчені як державними, так і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу. Приватні нотаріуси вчиняють ті самі нотаріальні дії, що й державні, за винятком оформлення спадкових прав. Виправити цю ситуацію можна двома способами: зрівняти у компетенції державних і приватних нотаріусів або об’єднати державний і приватний нотаріат в єдину систему.
Реалізація першого варіанта створює такі проблеми: утримання за рахунок держави нотаріальних контор, виплата заробітної плати та здійснення соціальних виплат працівникам державних нотаріальних контор, сплата комунальних послуг, орендної плати, ремонту приміщень, здійснення їх технічного оснащення та інші. Звичайно, частина цих витрат компенсується державним митом, яке справляють державні нотаріуси.
Натомість, Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» передбачає оподаткування доходів від продажу, дарування, міни, прийняття у спадщину рухомого і нерухомого майна. Оскільки подвійне оподаткування законодавством заборонено, необхідно буде скасувати справляння державного мита за вчинення відповідних нотаріальних дій, а це — левова частка коштів, які отримувала держава у вигляді державного мита, що справляється державними нотаріусами. Отже, утримання державних нотаріальних контор можна розглядати як зайвий тягар для державного бюджету України [4].
Роблячи такий відповідальний крок, як ліквідація державних нотаріальних контор, потрібно передусім подбати про соціальні гарантії для певних категорій громадян. Ідеться про розмір плати за вчинення нотаріальних дій, адже на сьогодні приватні нотаріуси, як самозайняті особи, справляють плату за домовленістю сторін.