2 – радиотелефон;
- лазерный принтер, предназначенный для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель, выбор именно лазерного принтера состоит в том, что он по сравнению с струйным принтером наиболее быстр и качество печати у него на порядок выше;
3 – телефакс – позволяет принимать документы от сотрудником, партнеров, которые находятся вне офиса по обычным телефонным каналам;
4 – сканер – осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера, существенно упрощает работу любого сотрудника, давая возможность не вводить собственноручно большие тексты в компьютер, и тем самым экономить рабочее время;
5 - ксерокс;
6 – факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
7 – шредер – уничтожитель бумаги.[2]
АРМ бухгалтера, начальника отдела по рекламе, начальника отдела управления персоналом состоит из:
- ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши;
- телефон;
- многофункциональное устройство (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел);
- факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера.
АРМ менеджера по управлению персоналом, специалистов по рекламе состоит из:
- ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши;
- телефон;
- факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
- слайд-проектор, необходимый в деятельности специалиста по рекламе для просмотра и оценки презентации рекламы.
4. Критерии выбора офисной техники, составление сметы
На выбор технических средств влияют многие факторы:
- объем документооборота;
- способ организации эксплуатации технических средств;
- объем копируемых документов;
- технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
- фирма-производитель техники;
- стоимость техники;
- стоимость эксплуатации и т.п.
С учетом этих факторов составлена смета на приобретение оргтехники.[3]
| Автоматизация рабочих мест | ||||||
| Наименование должностей и оргтехники | Характеристики | Цена | Кол-во | Всего | ||
| Директор | ||||||
| Ноутбук | apple powerbook g4 1,67ГГц PowerPC G4/ 512Mбайт/ 120Гбайт/ DVD-RW/ 17-дюймовый TFT 1680x1050/ ATI Mobility Radeon 9700 с 128Mбайт/ Wi-Fi/ Bluetooth/ 3.13 кг … | 60156 | 1 | 60156 | ||
| Радиотелефоны | philips dect 121 duo Радиотелефон Philips DECT 121 Duo (частота, МГц: 1880-1900; автоответчик, мин: нет; размер трубки, мм: 149x50x32; АОН: Caller ID)… | 1620 | 1 | 1620 | ||
| Телефоны | GE 2-9152 GE1 | 264 | 1 | 264 | ||
| Коммуникатор | Power PC Widows Mobile 5.0 | 12990 | 1 | 12990 | ||
| Секретарь | ||||||
| ПК | ||||||
| Процессор | CPU s 775 Pentium 4 930 | 5052 | 1 | 5052 | ||
| Память | DDR 512 Mb | 2027 | 2027 | |||
| Жесткий диск | HDD 160 Гб | 1906 | 1906 | |||
| Привод | DWD-RW | 1004 | 1004 | |||
| видеокарта | 256 Mb GeForce PCX 7600 GS | 3418 | 3418 | |||
| монитор | ViewSonic VE 510 S 15” | 5082 | 1 | 5082 | ||
| <300<700:1<1<1,8 мс, 160/160> | ||||||
| Клавиатура | Defender KB-06X2 | 430 | 1 | 430 | ||
| Мышь | Genius PowerScroll+ PS/2 | 55 | 1 | 55 | ||
| Радиотелефоны | Panasonic KX-TC1205RU | 1143 | 1 | 1143 | ||
| Телефакс | Panasonic KX - FL513RU (лазерный) | 10196 | 1 | 10196 | ||
| Уничтожитель бумаг | Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм) | 816 | 1 | 816 | ||
| Факс-модем | D-Link DU-562M 56K USB | 713 | 1 | 713 | ||
| Сетевая карта | Compex 100/1000 Base TX | 370 | 1 | 370 | ||
| МФУ | canon laserbase mf3228 098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер | 8478 | 1 | 8478 | ||
| Бухгалтер, начальник отдела по рекламе, начальник отдела управления персоналом | ||||||
| ПК | ||||||
| Процессор | CPU s 775 Pentium 4 930 | 5052 | 3 | 15156 | ||
| Память | DDR 512 Mb | 2027 | 2027 | |||
| Жесткий диск | HDD 160 Гб | 1906 | 1906 | |||
| Привод | DWD-RW | 1004 | 1004 | |||
| видеокарта | 256 Mb GeForce PCX 7600 GS | 3418 | 3418 | |||
| монитор | ViewSonic VE 510 S 15” | 5082 | 3 | 15246 | ||
| <300<700:1<1<1,8 мс, 160/160> | ||||||
| Клавиатура | Defender KB-06X2 | 430 | 3 | 1290 | ||
| Мышь | Genius PowerScroll+ PS/2 | 55 | 3 | 165 | ||
| Радиотелефоны | Panasonic KX-TC1205RU | 1143 | 1 | 1143 | ||
| Телефакс | Panasonic KX - FL513RU (лазерный) | 10196 | 1 | 10196 | ||
| Уничтожитель бумаг | Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм) | 816 | 1 | 816 | ||
| Факс-модем | D-Link DU-562M 56K USB | 713 | 3 | 23625 | ||
| Сетевая карта | Compex 100/1000 Base TX | 370 | 3 | 15156 | ||
| МФУ | canon laserbase mf3228 098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер | 8478 | 1 | 8478 | ||
| Менеджер по управлению персоналом, специалисты по рекламе | ||||||
| Процессор | CPU s 775 Pentium 4 930 | 5052 | 3 | 15156 | ||
| Память | DDR 512 Mb | 2027 | 2027 | |||
| Жесткий диск | HDD 160 Гб | 1906 | 1906 | |||
| Привод | DWD-RW | 1004 | 1004 | |||
| видеокарта | 256 Mb GeForce PCX 7600 GS | 3418 | 3418 | |||
| монитор | ViewSonic VE 510 S 15” | 5082 | 3 | 15246 | ||
| <300<700:1<1<1,8 мс, 160/160> | ||||||
| Клавиатура | Defender KB-06X2 | 430 | 3 | 1290 | ||
| Мышь | Genius PowerScroll+ PS/2 | 55 | 3 | 165 | ||
| Радиотелефоны | Panasonic KX-TC1205RU | 1143 | 1 | 1143 | ||
| Телефакс | Panasonic KX - FL513RU (лазерный) | 10196 | 1 | 10196 | ||
| Уничтожитель бумаг | Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм) | 816 | 1 | 816 | ||
| Слайд-проектор | портативный; 4:3; матрица: LCD; 800x600; контрастность: 600:1; световой поток: 1600 | 23625 | 1 | 23625 | ||
| МФУ | canon laserbase mf3228 098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер | 8478 | 1 | 8478 | ||
| Факс-модемы | D-Link DU-562M 56K USB | 713 | 3 | 2139 | ||
| 1 | 2 | 4 | 5 | 6 | ||
| Мини-АТС | Panasonic KX-TEM 824 | 17100 | 17100 | |||
| Итого: | 415620 | |||||
5. Выбор программного обеспечения
1. Первым делом необходимо, чтобы в офисе была установлена компьютерная сеть, которая создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Эта компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (сканеры, принтеры и т. д.). Руководитель предприятия может обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами не отходя от своего компьютера.
Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).
2. Также в организации необходимо установить операционную систему от Microsoft – Windows XP, которая является базовым программным обеспечением.
3. Для использования сети Интернет - браузер Microsoft Internet Explorer.
4. Для обмена электронными документами используется электронная почта MS Office Outlook.
5. В операционной системе Windows XP используется пакет Microsoft Office XP, в который входят следующие программы:
- Word – текстовый процессор для подготовки документов;
- Excel – программа для организации расчетов и анализа данных;
- Access – система создания баз данных и управления ими;
- Power Point – программа для создания и демонстрации электронных презентаций;
- Outlook – электронный секретарь, обеспечивающий к тому же обмен сообщениями и отправку электронной почты;
- Publisher – программа для создания открыток, объявлений, буклетов и.т.д.;
- Front Page – инструмент создания веб-сайтов;
- Movie Maker – программа для создания различных творческих проектов;
6. Adobe Photoshop CS 2 – для создания логотипов, листовок и т.д.
7. Для защиты от вирусов на компьютеры необходимо установить антивирусную программу, например, Eset 32 или Norton Security.
8. Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации. В частности, система предоставляет следующие возможности: