· поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.
Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачидокументов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как, безусловно надежные.
По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.boss-referent.ru].
2.3.3. Краткие характеристики системы «OptimaWorkflow»
Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессамисоздания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, атакже дляавтоматизации основных процедурсовременного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «OptimaWorkflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
· централизованное хранение документов в электронном виде;
· формализацию процедур создания и обработки документов;
· наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одномэкземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителями соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MSOutlook/Exchange[http://www.boss-referent.ru/www. optima-workflow.ru].
Система «OptimaWorkflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.
2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»
Данная система – это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.
Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBMContentManager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.
Documentumобладает следующими возможностями:
· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
· рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;
· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией «ПРОМТ»;
· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
· управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
· печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стандарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].
Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»
Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.
По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства [http://www.boss-referent.ru/www.landocs.ru].
Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
Основные параметры системы:
1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
2)настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.
Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
· регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
· рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
· хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
· контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система «LanDocs» обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов;
· поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
· поддержку нескольких версий одного документа;
· сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
· интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
· «LanDocs» сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и так далее. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма CheckIn - CheckOut (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
· при включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
· организацию архивирования документов;
· регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
· возможность доступа к информации через сеть Internet;
· интеграция с другими приложениями через OLE;
· система работает с РСУБД Oracle и MSSQL. Серверная часть реализована только подWindowsnT.
Каждому пользователю системы «LanDocs» предоставляется три почтовых ящика:
1) входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
2) исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
3) на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.
Таким образом, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].