Тема 3. Офисные информационные технологии.
Вопрос1. Информационные технологии обработки текстовой и табличной информации.
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:
создание и редактирование ЭТ;
оформление и печать ЭТ;
создание многотабличных документов, объединенных формулами;
построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;
работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);
создание итоговых и сводных таблиц;
использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров;
решение оптимизационных задач;
статистическую обработку данных;
разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.
Табличные процессоры различаются в основном набором выполняемых функций и удобством интерфейса.
В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.
Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).
Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:
формирования заголовка ЭТ;
ввода названий граф документа;
ввода исходных данных;
ввода расчетных формул;
форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;
подготовки к печати и ее печать.
При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.
Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов). При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы. Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.
Технология обработки текстовой информации.
Для работы с текстами (служебными бумагами, конспектами лекций, газетами, журналами, книгами и т. д.) в компьютере используются программные средства, называемые текстовыми редакторами (ТР) или текстовыми процессорами. Существует большое количество разнообразных текстовых редакторов, различающихся по своим возможностям, - от очень простых учебных до мощных многофункциональных программных средств, называемых издательскими системами, которые используются для подготовки к печати книг, журналов и газет. Наиболее известен среди пользователей IBM – совместимых компьютеров текстовый редактор Word for Windows.
Итак, текстовый редактор – это прикладная программа, позволяющая создавать текстовые документы, редактировать их, просматривать содержимое документов на экране, изменять формат и распечатывать их.
Вопрос2. Понятие гипертекстовой и мультимедийной технологии обработки информации.
Гипертекстовая технология - это технология преобразования текста из линейной формы в иерархическую форму.
Таким образом, использование гипертекстовой технологии (по сравнению с представлением информации в обычной книге) позволяет кардинально изменить способ просмотра и способ восприятия информации. Так, читая текст в книге, мы просматриваем его последовательно, страница за страницей. И если в процессе чтения, мы встретим термин, значение которого объяснялось раньше, то в этом случае нам придется листать страницы книги в обратном порядке до тех пор, пока не найдем нужное нам определение непонятного термина. Использование же гипертекстовой технологии позволяет значительно упростить работу с текстом и найти нужное определение за считанные секунды.
В настоящее время гипертекстовая технология широко используется для построения подсистем помощи пользователям при работе с диалоговыми компьютерными программами, а также для построения различных справочников, энциклопедий.
В настоящее время мультимедиа-технологии являются бурно развивающейся областью информационных технологий. В этом направлении активно работает значительное число крупных и мелких фирм, технических университетов и студий (в частности 1ВМ, Aрр1е, Моtого1а, Philips, Sоnу, Intel и др.). Области использования чрезвычайно многообразны: интерактивные обучающие и информационные системы, САПР, развлечения и др.
Основными характерными особенностями этих технологий являются:
С точки зрения технических средств на рынке представлены как полностью укомплектованные мультимедиа-компьютеры, так и отдельные комплектующие и подсистемы (Multimedia Upgrade Kit), включающие в себя звуковые карты, приводы компакт-дисков, джойстики, микрофоны, акустические системы.
Для персональных компьютеров класса IВМ РС утвержден специальный стандарт МРС, определяющий минимальную конфигурацию аппаратных средств для воспроизведения мультимедиа-продуктов. Для оптических дисков CD-ROM разработан международный стандарт (ISО 9660).
Вопрос3. Состав и назначение пакета MS Office 2007.
Пакет состоит из следующих приложений: Word 2007, Outlook 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Access 2007.
Мы будем рассматривать не возможности вышеперечисленных программных средств, а операции, которые выполняет с их помощью пользователь.
Microsoft Word. C помощью этого текстового редактора пользователь набирает тексты, составляет и форматирует (обрабатывает) документы, читает документы других пользователей (формат .doc наиболее распространен для создания текстовых документов). Microsoft Word обладает солидным функционалом, который пользователем практически не используется. Основными функциями Microsoft Word, к которым обращается в процессе работы с текстом пользователь, являются: изменение параметров шрифта (тип(Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (курсив, полужирный), размер, цвет и т.д.), выравнивание текста (по центру, по ширине, по левому краю, по правому краю), вставка рисунков и таблиц, создание нумерованных и маркированных списков (хотя встречаются еще те, кто выставляет цифры или тире списка вручную). Вот в общем-то и все. Некоторые пользователи помимо вышеперечисленного набора функций используют еще некоторые другие, все зависит от рода деятельности пользователя. Но максимально все функции Microsoft Word используют единицы.
Microsoft Excel. Редактор электронных таблиц . На работе Microsoft Excel используется пользователем для составления и чтения документов, экономического характера (отчеты, прайс-листы, бухгалтерская отчетность и т.д.). Из всего многообразия формул и функций MS Excel, в основном используется только “Автосумма” и простейшие формулы умножения, сложения, вычитания. Для более сложных расчетов используются уже готовые решения, разработанные профессионалами и выложенные в свободном доступе в сети Интернет.Очень часто пользователи обращаются к функции построения диаграмм в MS Excel.
Microsoft Outlook. Используется намного реже предыдущих двух программ, но, тем не менее, довольно часто. MS Outlook используется в качестве органайзера, записной книжки и почтового клиента, хотя при грамотной настройке в связке с Microsoft Exchange Server может выполнять функции CRM (система взаимоотношений с клиентами). Довольно часто пользователи сталкиваются с MS Outlook именно на рабочем месте, когда она выполняет функции CRM. Это программное средство рассматривать не будем, т.к.,его аналог отсутствует в пакете OpenOffice.org.
Microsoft PowerPoint. К данной программе пользователь обращается для создания и просмотра различного рода презентаций (фирмы, продукта, услуг, курсовой работы, дипломного проекта и т.д.). К функциям программы, наиболее часто используемым, можно отнести: вставка и набор текста, его редактирование (изменение типа, размера, цвета текста и т.д.), использование встроенных эффектов появления текста, добавление звуковых эффектов(встроенный звук), вставка картинок и диаграмм.