Экспертная комиссия является совещательным органом, которая работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения, фирмы.
Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.
Основные функции экспертной комиссии:
1. рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;
2. организация ежегодного отбора документов для хранения;
3. рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;
4. рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
5. организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;
6. участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;
7. рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;
8. проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
9. методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.
Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:
1. Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
2. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).
3. Дела временного хранения (до 10 лет).
4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению.
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).
Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.
При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения» (М., 2001г.) Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных струр, в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.
При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998).
Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:
1. содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);
2. происхождение документа (место и время издания);
3. внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).
Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.
Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.
Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:
-Номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;
-Операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:
-Какие документы и в какое дело перешить,
-Какие документы подлежат уничтожению,
-С каких документов можно снять гриф конфиденциальности;
-Какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.
По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
-Какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);
-Какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
-Какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
-С каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.
Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия
Таким образом, тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, так как в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.
1. Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.
2. «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)» (М., 1997)
3. «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998).
4. otvet.mail.ru/question/29017765/
5. Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 № 24 - ФЗ (в ред. от 10.01.2003).
6. www.archivespro.ru/bodyservice/sdacha-dokumentov.htm
7. www.archivespro.ru/bodyservice/sostavlenie-opisi.htm
[1] ст.2 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95г. №24-ФЗ
[2] ст.2 ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" от 4.07.96г. №85-ФЗ)
[3] Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.