· мати доступ до текстових вхідних файлів (тобто до текстів, які необхідно перекласти);
· встановлювати режими перекладу (пакетний або діалоговий);
· встановлювати мовні пари (з якої на яку мову перекладати, якщо система має декілька напрямків перекладу);
· використовувати вбудовані редактори (тобто редагувати вихідний текст не виходячи з системи МП);
· мати засоби поповнення словників (тобто система меню, що дозволяє поповнювати електронний словник новими словниковими статтями);
· видаляти непотрібні користувачеві словникові статті і вносити зміни в старі словникові статті при необхідності);
· мати доступ до режиму друку на принтері вхідного та вихідного текстів.
З усіх перелічених функцій особливе значення має редагування тексту, безпосередньо в системі МП. Відомо, що жодна з існуючих на даний момент програм-перекладачів не може перекладати текст безпомилково. Вихідний текст практично завжди потребує редагування. В той же використання вбудованого в систему МП редактора потребує певного часу на оволодіння навичками роботи з ним, що дещо знижує продуктивність праці користувача, саме тому більшість існуючих систем МП передбачають функцію інтеграції з текстовим процесором Microsoft Word: ця програма стала стандартом де-факто для підготовки текстів і практично кожний користувач ПК має певні навички у роботі з нею, отже для більшості користувачів простіше здійснювати переклад безпосередньо в Word, використовуючи зручний і зрозумілий інтерфейс цієї програми. Інтеграція систем МП і Word відбувається шляхом додавання в Word нових інтерфейсних елементів (меню та панелей інструментів), склад і призначення яких відрізняються в залежності від конкретної системи МП.
В даний час Microsoft Word є одним з найбільш розповсюджених текстових процесорів, використовуваних при підготовці важливих документів – звітів, листів, бізнес-планів і т.д. – для друкування і публікації в Web. Остання версія Microsoft Word розширює можливості створення і редагування текстів, пропонуючи засоби, необхідні для оптимізації процесів підготовки, спільного використання, перевірки і публікації документів. Word 2002 спрощує доступ до існуючих функціональних можливостей і пропонує нові, гнучкі засоби роботи з документами. Крім того, тепер за допомогою Word існує можливість спільної роботи над документами.
Далі поданий огляд основних цілей, що ставилися при розробці Word 2002, а також його нових і удосконалених функцій, що сприяють досягненню цих цілей.
Найважливішою метою, що ставилася при розробці Word 2002, було спрощення доступу до існуючих і нових функціональних можливостей програми, а також оптимізація способів їхнього використання[12]. Спрощені методи виклику і застосування наявних у програмі засобів сприяють освоєнню нових можливостей продукту, що, у кінцевому рахунку, підвищує ефективність роботи користувача, допомагаючи створювати більш якісні звіти, бізнес-плани й інші документи. Для досягнення цієї мети у всіх додатках пакета Microsoft Office були реалізовані нові засоби (такі як області задач і смарт-теги), а також поліпшені методи застосування форматування, використання стилів, маркірованих списків, змістів документів і багатьох інших функцій і можливостей.
Смарт-теги імені, адреси і дати. У попередніх версіях Word була передбачена можливість розпізнавання URL-адресів і адресів електронної пошти та активізації посилань, зв'язаних з цими елементами. Клацнувши такий елемент мишею, користувач міг активувати його. Word 2002 розширює цю можливість, пропонуючи засоби розпізнавання імен, адрес і дат. Розпізнавши елемент, Word пропонує користувачу смарт-тег, за допомогою якого той може одержати додаткову інформацію з Web чи з інших додатків Office. Додаткові смарт-теги будуть доступні на web-вузлі Office Update. Вони можуть використовуватися організаціями і незалежними виробниками для розширення існуючого набору смарт-тегів, що дозволить створювати унікальні рішення для роботи з документами. З точки зору користувача-лінгвіста технологія смарт-тегів є перспективною насамперед в плані можливості підключення нових словників і словарних статей (з інтрамережі організації, з Інтернету), смарт-теги також можуть використовуватися для додавання в документ визначень та пояснень до використовуваних іншомовних термінів тощо.
Переклад. Нова версія Word дозволяє виконувати переклад слів безпосередньо в документах (підтримувані мови залежать від встановлених у системі словників) і надає доступ до служби перекладу у Web. За допомогою даної служби може здійснюватися переклад цілих документів і забезпечується підтримка додаткових мов.
Розпізнавання мови. Word 2002 підвищує продуктивність праці завдяки тому, що крім традиційних способів введення — за допомогою миші і клавіатури — використовуються також мовні команди. Завдяки функції розпізнавання мови користувачі можуть диктувати текст, а також застосовувати мовні команди для безпосередньої зміни форматування і переміщення по меню.
Розробники Word 2002 значну увагу приділили підвищенню ефективності роботи груп. Важливе значення має можливість надання матеріалів у загальний доступ і виконання спільної роботи над документами. Саме тому одна з основних цілей, що ставилися при розробці Word 2002, полягала в спрощенні реалізації зазначених функцій[13]. При цьому користувачі не повинні були вивчати методику застосування відповідних нових засобів або відмовлятися від звичного стилю роботи. Прикладом такої можливості є функція відправлення на перевірку, що пропонує більш ефективні методи надання матеріалів у загальний доступ і виконання спільної роботи над документами.
Відправлення на перевірку. У Microsoft Word є відомості про конкретну роль кожного з користувачів у процесі перевірки. Цим користувачам надаються засоби, необхідні для успішної спільної роботи над документами. При відправленні документа на перевірку (меню "Файл", команда "Отправить") автоматично включаються відповідні засоби резензування для інших користувачів. Крім того, при поверненні документа всі зміни можуть бути включені у вихідний документ. Оскільки процедура перевірки в кожному конкретному випадку може мати свої особливості, не потрібно призначати ролі або визначати порядок перевірки. Наприклад, якщо користувач відправляє документ як вкладення електронної пошти, а потім одержує його змінену версію, Word допускає, що документ міг бути відправлений на перевірку і дозволяє автору вихідного документа в разі потреби легко включити в нього запропоновані рецензентом зміни.
Порівняння й об'єднання виправлень. Microsoft Word тепер дозволяє поєднувати примітки і виправлення, зроблені декількома рецензентами. Потім автор (власник документа) може прийняти або відхилити одне чи усі виправлення.
Багатокористувацькі документи. Тепер за допомогою Word декілька користувачів можуть одночасно працювати над тим самим документом. Хоча дана функція не дозволяє виконувати одночасне редагування, користувачам не доводиться чекати, доки файл буде розблокований, щоб почати роботу над ним. Коли перший користувач закінчує редагування і закриває файл, всім іншим користувачам, що працюють з файлом, надається можливість переглянути зміни, внесені першим користувачем, і включити в цей файл свої зміни[14].
Функція перекладу тексту в Word 2002 є однією з найбільш істотних нововведень в останній версії цього популярного текстового процесора. Виклик функції переклад здійснюється послідовністю команд “Сервис ® Язык ® Перевод”. Переводити можна як окремі слова (в цьому випадку зручніше скористатися контекстним меню), так і фрази та речення зв’язного тексту. Слід зазначити, проте, що технології перекладу, використовувані в Word 2002 значно поступаються за можливостями рішенням, що доступні в повнофункціональних спеціалізованих пакетах.
В основі алгоритмів перекладу Word 2002 лежить технологія Transfer, яка будується як комплекс трьох процесів. На першій стадії вихідний текст реалізується з розбиттям на групи іменників, прикметників, дієслів та прислівників. Далі відбувається перетворення цієї структури в аналогічну структуру вихідної мови, після чого відбувається синтез кінцевого речення за отриманою структурою[15]. Ця система дає прийнятні результати при перекладі коротких речень, в яких використовуються стандартні словосполучення і які мають стандартний порядок слідування членів речення: підмет, присудок, інші члени речення. Тому, якщо Word 2002 (і вбудована функція перекладу) використовується для ділового листування (можливість використання Word 2002 як редактора повідомлень електронної пошти передбачена в Office XP), доцільно попрохати свого ділового партнера писати короткими реченнями та уникати нестандартних мовних зворотів.
Використовувані в Word 2002 алгоритми перекладу малоефективні для флективних мов (котрі використовують в морфології флексію – словозміну, при якій словоформи з’являються шляхом зміни основи слова), які припускають довільний порядок слів в реченнях (таких як російська і українська); якщо за родом професійної діяльності користувачеві доводиться часто стикатися з необхідністю російсько-українського і україно-російського перекладу, альтернативи купівлі додаткового програмного забезпечення немає.
Звичайно, вбудовані в Word 2002 засоби комп’ютерного перекладу мають й істотні переваги. Основною перевагою в даному випадку є висока швидкість. Переклад тексту здійснюється за декілька секунд, що дозволяє швидко зрозуміти його зміст. Іншою важливою перевагою є надійний доступ до послуг перекладу. Перекладач завжди може бути використаний в разі потреби, в той же час як використання послуг бюро перекладів або людини-перекладача потребує витрат часу і грошей; використання ж спеціалізованих програм-перекладачів обмежене їхньою високою вартістю. Так, наприклад, Плай 4.02 продається по роздрібній ціні 150 доларів США, а Promt XT Office Giant – 2610 грн.[16], що перешкоджає їхній інсталяції на комп’ютери усіх зацікавлених користувачів.