Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:
- раздел I – общие сведения;
- раздел II – сведения о воинском учет;
- раздел III – прием на работу и перевод на другую работу;
- раздел IV – аттестация;
- раздел V – повышение квалификации;
- раздел VI – профессиональная переподготовка;
- раздел VII – поощрения и награды;
- раздел VIII – социальные льготы
- раздел IX – дополнительные требования;
- раздел X– основание увольнения.
Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров. [23]
Раздел I – общие сведения:
Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.
Строки 1–4, 9, 11, 12 заполняются на основании паспорта работающего.
В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».
Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».
По строке 8:
а) «Общий стаж работы» – дата начала трудовой деятельности – указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.
б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;
в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».
По строке 7 «Основная профессия (специальность)» указывается специальность по опыту работы для инженерно-технических работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая. [23]
Раздел II – сведения о воинском учете:
Данные в этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.
Раздел III – прием на работу и переводы на другую работу:
При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:
- графа 1 – дата приема (перевода) на предприятии;
- графа 2 – структурное подразделение;
- графа 3 – профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;
- графа 4 – оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;
- графа 5 – основание приема (перевода) – № приказа о приеме;
- графа 6 – подпись владельца трудовой книжки.
В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.
Раздел IV – аттестация:
Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае – аттестации.
Разделы V–VI:
Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.
Раздел VII – поощрения и награды:
В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.
Раздел VIII – отпуск:
В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.
Раздел IХ – социальные льготы:
В данном разделе указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.
Раздел Х – дополнительные сведения:
В этом разделе осуществляются служебные пометки ОК.
Раздел ХI – основание увольнения:
Данный раздел заполняется на основании приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.
Оформление переводов и других изменений. Перевод работника из одного подразделения в другое производится на основании «приказа о переводе» (форма Т-5). Данный приказ выписывает инспектор отдела кадров на основании заявления работающего. В приказе указываются личные данные работника (фамилия, имя, отчество), на каких условиях переведен (временно или постоянно), а также данные о прежнем месте работы и новом (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки к окладу), основание для перевода (заявление, докладная), вид перевода форма и система оплаты труда и продолжительность рабочего дня. Соответствующие изменения вносят в личную карточку переводимого работника, а также производится запись в лицевом счете или карточке – справке в отделе бухгалтерии и личная карточка с изменениями передается из отдела, где он работал в отдел, где будет работать. [23]
Порядок учета отпусков в фирме ООО «Кора». Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.
На работника, уходящего в отпуск, оформляется «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому виду отпуска, общее число отпускных дней, за какой период предоставляется отпуск, дата ухода в отпуск и возвращения, а затем делается соответствующая запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).
Оформление увольнений. Увольнение работников с предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Инспектор отдела кадров выписывает на увольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора» (форма Т-8), который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работе, и начальник отдела кадров. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов. [4]
Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием. Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием необходимо вести в соответствии с данной инструкцией по типовой форме Т-2.
На сегодняшний день на рынке представлено огромное количество приложений, ориентированных на различные службы предприятия. Отдел кадров – одно из тех структурных подразделений, которые наиболее популярны при создании таких приложений и систем.
Информационные системы кадрового учета выполняют следующие функции:
1. Оценка персонала
2. Проведение аттестации работников
3. Учет кадров
4. Мониторинг рабочего времени
5. Прогноз потребности в персонале
6. Общий кадровый аудит
Примерами подобных систем могут служить:
1. Атлант – кадры, разработчик Атлант – информ
2. Кадры, разработчик Инфин
3. Босс-кадровик, разработчик Ай-Ти
4. Oracle – кадры, разработчик Oracle
Ориентируясь на рынок можно провести классификацию подобных систем основываясь на их цене и доступности для бизнеса:
1. Собственные разработки
2. Разработки на заказ консалтинговыми фирмами.
3. Недорогие тиражные программы, ориентированные на малый и средний бизнес. [3]
4. Тиражные управленческие системы, ориентированные на средние и частично крупные предприятия (Парус, Интеллект-Сервис, 1С, Экософт).
5. Дорогие малотиражные комплексные управленческие системы (Галактика, Парус, IT, SAPAG)/
Классификация в зависимости от выполняемых функций выглядит следующим образом:
- Мини – кадры (1–3 человека для работы).
- Интегрированные системы – дают пользователю возможность ведения учета по всем участкам кадрового управления совместно с другими управленческими процессами на предприятии.
- Кадровый конструктор отличается наличием развитого языка макропрограммирования. И средствами настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии.
- Система управления кадрами, как комплекс – система из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест.
- Система кадрового учета международного уровня позволяет организовать учет и провести анализ в соответствии с международными стандартами учета.
- Международные системы характеризуются многоязычностью и модульностью – наращивание функциональных возможностей посредством модулей. [2]
Повышение эффективности менеджмента предприятий путем развития АСУ и одного из наиболее сложных компонентов, входящих в их состав, – «Отдел кадров» требует обоснованного подхода к выбору платформы, структуры и состава соответствующих программных средств. С учетом выполненного анализа современного состояния Российского рынка программных средств, ориентированных на поддержку управленческих решений, могут быть предложены следующие рекомендации для разработчиков, пользователей и менеджеров. [6]