Проектирование информационной системы Отдел кадров (стр. 13 из 14)

Для примера привожу некоторые запросы:

1. Запрос на вакансии заданного отдела (рис. 4.6).

В представленном запросе осуществляется выборка свободных вакансий по заданному отделу.

Рис. 4.6

2. Запрос на поиск сотрудника (рис. 4.7).

В данном запросе производится поиск сотрудника по заданным критериям из его личных данных.

Рис. 4.7

3. Запрос по военнообязанным (рис. 4.8).

В данном запросе идет выборка военнообязанных работников.

Рис. 4.8

4. Запрос на выборку отпусков (рис 4.9).

В данном запросе происходит выборка отпуска по сотрудникам, где можно посмотреть вид отпуска, его начало и окончание.

Рис 4.9

5. Запрос по количеству человек в заданном отделе (рис 4.10).

В данном запросе выборка происходит по отделу.

Рис. 4.10.

6. Запрос на выборку работников, находящихся в указанный период в отпуске (рис. 4.11).

Рис. 4.11

7. Запрос на работников, кто ездил в командировки (рис. 4.12).

В данном запросе можно посмотреть работников, кто ездил в командировки.

Рис 4.12

Существует также набор запросов таких как:

- журнал приказов по всем сотрудникам;

- возраст сотрудников;

- категории служащих;

- кто когда начал работать;

- соотношение должностей;

- соотношение категорий служащих;

- список дней рождений в году или в заданном месяце;

- список уволенных сотрудников.

4.3Руководство пользователя

В автоматизированной информационной системе «Отдел кадров» главное меню программы выглядит следующим образом (рис. 4.13):

Рис. 4.13

Пункт меню "Сотрудники" (рис. 4.14) предназначен для просмотра, редактирования личных данных сотрудников, а также для печати приказов. При выборе этого пункта меню открывается следующее окно:

Рис. 4.14

Для того чтобы добавить в базу данных информацию о новом сотруднике, необходимо нажать кнопку "Добавить сотрудника / штатную единицу". Появится предложение (рис. 4.15):

Рис. 4.15

Если нажать кнопку "Добавление на новую должность", то программа перейдёт в режим добавления данных о новом сотруднике (с помощью этого же пункта меню можно создать новую вакантную должность, внеся в базу только наименование должности, подразделение и оклад). Если нажать кнопку "Добавление на вакантную должность", то появится окно со списками отделов, вакантных должностей этого отдела и окладов данной вакантной должности. После выбора всех этих значений пользователь может приступить к вводу информации в базу.

Для того чтобы удалить и базы информацию о сотруднике, необходимо нажать кнопку "Удалить сотрудника / штатную единицу". Появится вопрос (рис. 4.16):

Рис. 4.16

Если вы уверены, что хотите удалить информацию о сотруднике, то нажмите кнопку "да". Далее пользователю будет предложен выбор типа удаления данных (рис. 4.17):

Рис. 4.17

Нажатие кнопки "Удалить только данные о сотруднике" приведёт к тому, что вся информация, кроме должности, подразделения и оклада, хранящаяся ранее в базе на данного сотрудника, будет удалена (фактически сотрудник переместится в список уволенных и информация о нём сохраниться в базе, но никак не повлияет на штатное расписание). В списке вакантных должностей появится вакантное место, с которого был уволен данный сотрудник. Если пользователь выберет пункт "Удалить данные и штатную единицу", то удалится и информация о сотруднике и информация о должности (штатная единица), которую он занимал, а сам сотрудник переместится в список уволенных. Если пользователь нажмёт кнопку "Отмена", то операция по удалению сотрудника будет отменена. При переводе сотрудника на другую должность воспользуйтесь кнопкой "перевод (Т-5)". После её нажатия программа "спросит" (рис. 4.18):

Рис. 4.18

После того, как вы сделаете свой выбор, появится окно (рис. 4.19), в которое необходимо ввести вспомогательную информацию, необходимую для оформления перевода (обратите внимание, что если сотрудник переводится на имеющуюся вакантную должность, то необходимо установить соответствующий выключатель в окне ввода вспомогательной информации):

Рис. 4.19

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". После того, как в базу данных внесена информация о новом сотруднике, возникает необходимость распечатать на принтере приказ о приёме на работу этого сотрудника. Для этого служит кнопка "приём (Т-1)". После нажатия этой кнопки появится следующее окно (рис. 4.20), в которое пользователь программы должен внести некоторую вспомогательную информацию:

Рис. 4.20

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". Для распечатки приказа о предоставлении отпуска воспользуйтесь кнопкой "Отпуска за", предварительно выбрав год, за который предоставляется отпуск (рис. 4.21)

Рис. 4.21

Появится окно, в которое можно ввести информацию об отпусках сотрудника за заданный год и распечатать приказ о предоставлении отпуска. Информация обо всех отпусках сохраняется в базе данных до момента удаления сотрудника из базы и может быть просмотрена в любое время.

Обратите внимание, что печать приказа об увольнении сотрудника необходимо производить до того, как данные о сотруднике будут удалены с помощью кнопки "Удалить сотрудника / штатную единицу" (рис. 4.22). Для печати приказа об увольнении сотрудника нужно нажать кнопку "увольнение (Т-8)". После этого появится окно для ввода вспомогательной информации, необходимой для оформления увольнения:

Рис. 4.22

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". При нажатии кнопки "поощрение (Т-11)" появится окно, в котором с помощью кнопок "влево" и "вправо" можно ознакомиться с историей поощрений данного сотрудника (рис. 4.23). Здесь же можно ввести информацию о новом поощрении и напечатать приказ о поощрении сотрудника:

Рис. 4.23

После ввода информации о поощрении, пользователь должен нажать кнопку "Печать приказа о поощрении". Для быстрого поиска информации о конкретном сотруднике воспользуйтесь пунктом главного меню программы "Поиск" (рис. 4.24). При выборе этого пункта меню появится следующее окно:

Рис. 4.24

В этом окне пользователь с клавиатуры должен ввести фамилию искомого сотрудника, либо выбрать нужную фамилию из выпадающего списка. После нажатия кнопки "Найти" открывается окно с подробной информацией об искомом сотруднике.

С помощью пункта главного меню "Отчёты" пользователь программы может напечатать следующие документы (рис. 4.25):

Рис. 4.25

Печать документов осуществляется при помощи команды контекстного меню "печать" (для того чтобы распечатать на принтере любой отчёт необходимо открыть его, щёлкнуть правой клавишей мыши на нём и в появившемся контекстном меню выбрать команду "печать"). Некоторые формы отчеты можно посмотреть в приложении.

Заключение

В процессе разработки и написания автоматизированной информационной системы «Отдел кадров» и проведенного анализа деятельности работников кадровой службы смог выделить основные задачи и поставить функции системы, учитывая все нюансы и особенности данного рода деятельности, применив к этому полученные знания в области права и информационных технологий. Результатом моей работы получилась автоматизированная информационная система «отдел кадров» – это система автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест.