Критерии эффективности электронного документооборота (стр. 3 из 3)

Теперь рассмотрим состояние документооборота в организации до начала активного внедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационные потоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации, где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной «бумажной» организации компьютеры используются в какой-то части производственных процессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются. Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуют изолированно друг от друга.

Теперь рассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронного документооборота. Этот этап характерен тем, что многое изменилось в привычной рутинной работы большого числа сотрудников, но изменения в бизнес- процессах организации еще не приобрели необратимую форму. Началось пересечение традиционных бумажных бизнес - процессов и электронных технологий. Интересным является тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологии достаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологии не только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а и эволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинство бумажных и электронных бизнес - процессов все еще существуют отдельно. При этом возникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так и электронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то есть составными процессами. Двойственность их природы и составляет основу современного понимания понятия «электронный документооборот».

Последний этап – это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работы организации. На данном этапе значительная часть процессов уже являются композитными процессами, большинство сотрудников организации вовлечены в работу системы электронного документооборота. В то же время осталась часть процессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одна часть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохо автоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективного сопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации. Можно предположить, что соотношение композитных процессов к «чистым» соответствует соотношению Парето. Однако это утверждение взято из наблюдений, является эмпирическим и на данный момент не проверено экспериментально.

Количественный критерий эффективности документооборота выражается отношением композитной части к совокупности электронной и бумажной составляющих. Эта оценка приведена ниже в виде Формулы 1. Практическое толкование этой оценки трактуется так: чем большему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность и чем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажное отображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот.

Формула 1. Формула количественной оценки эффектности документооборота.

4. Выводы

В настоящей статье исследованы критерии эффективности, которые позволяют с высокой степенью адекватности производить оценку проектирования, разработки и внедрения систем композитного документооборота.

В рамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок – качественную оценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований, предъявляемых к необходимой точности и субъективности.

Для повышения эффективности при создании систем композитного документооборота рекомендуется строить модели, в графовых моделях которых будут отсутствовать циклы.

ЛИТЕРАТУРА

1. Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с.
2. Теслер Г.С. Интенсификация процесса вычислений // Математические машина и системы.- 1999.-№2.-С.25-37
3. Круковский М.Ю. Концепция построения моделей композитного документооборота // Математические машины и системы.-2004.-№2.-С.149-163.
4. Tapscott D., Castton C. Paradigm shift: The new promise of Information technology.-New York: McGrawhill, 1993.-288p.
5. Scott Morton M. Information technology and organizational transformation.- Oxford: Oxford University Press, 1991. -201 p.
6. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114.
7. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114.
8. Круковский М.Ю. Автоматная модель композитного документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№4.-С.37-50.