Совершенствование информационных технологий на примере финансового отдела ОАО Аэропорт Внуково (стр. 5 из 5)

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

При разработке системы DIRECTUM были изучены как передовые западные решения, так и учтены российские традиции делопроизводства. Именно поэтому DIRECTUM обладает следующими основными преимуществами, выгодно отличающими ее от других систем:

· Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.

· Реализация полноценной системы управления документами и деловыми процессами.

· Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями и Управление взаимодействием с клиентами.

· Соответствиероссийским стандартами нормам делопроизводства и управления.

· Простые принципы работы с системой для сотрудников, знакомых с электронной почтой и офисными программами.

· Легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов.

· Наличие отработанной технологии внедрения системы, основанной на многолетнем опыте работы и реализованных крупных проектах.

· Возможность полноценной работы удаленных сотрудников через web-браузер.

Таблица 3.9. Комплекс программных средств, предлагаемых для работы по новой технологии финансового отдела

Программное обеспечение	Кол-во шт.	Цена за 1 шт., руб.	Итого, руб.
1. Системные ПС:- NOD32 Administrator	1	1200	1200
2. Прикладные ПС:- Гарант- СЭД Directum	11	130009600	130009600
ИТОГО:	23800

3.4.3 Проектирование коммуникационных взаимосвязей управленческих процессов

Под современными коммуникационными системами подразумевают, в первую очередь, сети, объединяющие несколько ПК. Объединение нескольких компьютеров ЛВС позволяет увеличить производительность труда людей. Кроме, того, компьютеры могут использовать общие устройства, например принтеры, модемы, сканеры.

Преимущества сети заключаются в уменьшении стоимости обслуживания ПК, снижении общей стоимости необходимого ПО, возможности хранения больших объемов информации.

В финансовом отделе ОАО «Аэропорт Внуково» уже имеется ЛВС, и она не требует модернизации.

Схема ЛВС довольно-таки проста: все информационные потоки идут от сервера на остальные компьютеры отдела, которые могут запрашивать информацию с сервера.

Данная ЛВС имеет звездообразную конфигурацию.

Достоинства:

- удобство установки и обслуживания;

- возможность добавлять новые компьютеры в сеть без снижения скорости печати.

Недостаток:

- ограниченное количество добавляемых компьютеров.

Менеджер

Рис. 3.3. Схема действующей ЛВС

3.5 Экономическое обоснование проектных мероприятий

Предполагаемые затраты на совершенствование существующей информационной технологии будут складываться из затрат на технические и программные средства за вычетом суммы, которая будет получена при продаже существующего компьютера.

Затраты на технические средства: 55700 руб.

Затраты на программное обеспечение и Internet: 23800 руб.

Затраты на курсы повышения квалификации: 6000 * 4 = 24000 руб.

Примерная стоимость существующей техники: 5000 руб.