Одной из наиболее изученных и легко поддающихся автоматизации сфер деятельности является делопроизводство и документооборот на предприятии. Современная система автоматизации документооборота и делопроизводства позволяет интегрировать технологии делопроизводства организации в единый процесс, обеспечить совместное скоординированное использование автоматизированных методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, представленной в любом виде (текстовом, графическом, аудио, видео).
В настоящее время в организациях используются следующие виды систем, ориентированных на делопроизводство:
• система обработки изображений документов, предназначенная для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов документов. Системы обработки сканированных изображений, программы серии RasterArts - это средства коррекции, редактирования и векторизации сканированных документов технического назначения. С их помощью можно эффективно использовать старые бумажные документы в электронном инженерном документообороте и при разработке новых проектов в САПР и ГИС;
• система оптического распознавания символов, переводящая бумажные документы в электронную форму в виде текстового файла, наиболее известная - ABBYY: FineReader ;
• система управления документами, выполняющая функции автоматического индексирования, поиска, организацией доступа, контроля версий и защиты документов; как правило данные системы разрабатываются сторонними компаниями под конкретные требования заказчика, например, система электронного документооборота DocsVision; пакет решений «TopS BI DocHouse» для создания единого корпоративного хранилища документов и организации электронного документооборота
• система автоматизации коллективной работы с документами, включающая в себя рассылку, маршрутизацию, репликацию (механизм синхронизации содержимого нескольких копий объекта) и совместное использование документов, например, системы электронного документооборота NauDoc и БОСС-Референт;
• система автоматизации деловых процедур, предназначенная для создания сложных прикладных подсистем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов организации - система IDLab WorkFlow представляет собой прикладную реализацию технологии автоматизации (полной или частичной) бизнес-процессов (BPM), при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Любая современная система автоматизации документооборота и делопроизводства может включать в себя набор перечисленных функций, но большинство представленных на рынке программных комплексов ориентировано на выполнение задач одной определенной области .
В последние годы весьма популярным направлением, возникшим на стыке управления и информатики, является так называемый реинжиниринг бизнес-процессов т. е. радикальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов организации с целью значительного улучшения наиболее важных показателей его деятельности. Подобное мероприятие немыслимо без широкого использования современных информационных и компьютерных технологий. Системы, ориентированные на проведение реинжиниринга, должны охватывать все его этапы:
• стратегическое планирование, т. е. выяснение предназначения предприятия, его целей и задач, показателей эффективности;
• описание бизнес - архитектуры организации (выявление основных деловых процессов, взаимосвязей, возникающих между структурными подразделениями и сотрудниками в процессе их выполнения);
• функциональное моделирование деловых процессов.
В настоящее время существует спектр методик моделирования бизнес-процессов (IDEF, SADT и ряд других). Все существующие программные пакеты, предназначенные для моделирования, так или иначе ориентированы на одну их этих методик или поддерживают сразу несколько (например, такие пакеты, как BPWin или Rational Rose).
В сфере управления предприятием все большее распространение получают системы комплексной автоматизации предприятия, включающие в себя подсистемы учета, анализа и планирования производства, сбыта, планирования и финансирования — бюджетирование и привязку необходимых ресурсов ко всем видам бизнес-процессов предприятия, а также анализ отчетности.
Рассмотрим сферы применения информационных технологий, напрямую не связанные с управлением предприятием.
Переход к информационному обществу ведет к коренному переосмыслению роли и структуры государственных служб. Говоря об информационной модели государственного управления, следует понимать, что, прежде всего, речь идет об информатизации всех управленческих процессов в органах государственной власти всех уровней, об информатизации межведомственных взаимоотношений, о создании компьютерных систем, способных поддерживать все функции взаимодействия этих органов с населением и предпринимательскими структурами.
Электронное правительство — способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии. Электронное правительство не является дополнением или аналогом традиционного правительства, а лишь определяет новый способ взаимодействия на основе активного использования информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в целях повышения эффективности предоставления государственных услуг. 15 декабря 2009 г. новое "электронное правительство" начало работу в России. Это единая база данных о государственных услугах, которые можно будет теперь получать через Интернет. Первым свою работу в рамках данной программы начал портал "gosuslugi.ru" . Пока на нём представлены списки документов, которые нужны для получения тех или иных справок. На первом этапе в единой онлайн -справочной будет доступна информация о более 100 услугах, предоставляемых федеральным центром, и 250 региональных. В 2010 году их количество увеличится втрое. А через пять лет пользователям вообще не придётся ходить по кабинетам чиновников. Для граждан, которые не имеют пока дома доступа в Интернет, запускаются "инфоматы" - электронные информационные терминалы, а также горячие линии. [9]
В образовательной деятельности также применяется целый спектр информационных технологий, отвечающих за управление деятельностью всех подразделений образовательного учреждения, организацию учебного процесса, удовлетворение информационных потребностей внутренних и внешних пользователей, изучение конкретных дисциплин при очной и дистанционной формах организации обучения, организацию научно-исследовательских работ и т. д.. Для этих целей разрабатываются и применяются следующие информационные системы и программные комплексы:
• системы, предназначенные для управления отдельными подразделениями или образовательным учреждением в целом как любой организацией, в том числе бухгалтерские, кадровые и другие системы;
• комплексы, организующие информационный обмен между подразделениями (передача информации об обучаемых и их успеваемости, преподавательском составе и т. п.);
• системы автоматизированного составления расписаний и передачи их в различные подразделения в необходимой форме;
• системы библиотечного обслуживания и др.
Все это позволяет не только применять новейшие разработки в области представления методических материалов и проверки знаний, но и организовывать учебный процесс на современном уровне.
Сегодня практически все структуры, работающие в области социально-культурной деятельности, такие, как музеи, издательства, центры развлечений и отдыха, бюро туристических услуг и т. п., используют ряд информационных технологий. Особенной популярностью пользуются, в частности, информационные и телекоммуникационные системы, мультимедиатехнологии, а также системы управления деятельностью учреждений культуры, основанные на использовании web-технологий и ресурсов сети Интернет:
• средства оперативной коммуникации и координации деятельности (электронная почта, электронные доски объявлений, списки рассылки, новостные разделы сайтов);
• распределенные ресурсы и средства доступа к ним, инструментарий поиска ресурсов и партнеров, стандартные и специализированные программные средства (базы данных, Интернет -порталы, терминалы компьютерных сетей);
• формы обратной связи и организации сотрудничества (форумы, электронные опросы, гостевые книги, телеконференции).
В конце XX в. впервые в истории человечества основным предметом труда в общественном производстве промышленно развитых стран становится информация. Возникли тенденции неуклонного перекачивания трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название «информационный кризис». Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном секторе, имеют своей целью управление людьми, машинами в ходе трудового процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности управления при обработке информации вручную.
Информационные технологии на рубеже ХХ – ХХI вв. становятся важнейшим инструментом научно – технического и социально – экономического развития общества, играя существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования новых знаний. Влияя на качество интеллектуальных ресурсов социума, информационные технологии повышают уровень и качество самой жизни. Информация становится важнейшим стратегическим ресурсом общества и занимает ключевое место в экономике, образовании и культуре.