Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.
Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:
— автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;
— стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;
— слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;
— макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;
— “мастера” – для создания профессионально оформленных документов.
С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.
Word для Windows даёт возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроётся диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.
Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:
— создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением.doc) и затем изменять в нём переменную часть текста;
— создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением.dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определёнными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением.DOT.
Шаблоны используются:
1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением.dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.
2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путём слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.
Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office даёт возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объём возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее.
В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.
Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Разбивку на строки и страницы Microsoft Word выполняет автоматически (это свойство — отличительная черта мощных текстовых процессоров). Таким образом, после введения с клавиатуры исходных установок (команд) форматирования, определяемых конкретным видом документа, текстовый процессор автоматически переформатирует документ.
Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:
— изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
— устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;
— выравнивать текст - центрировать, прижимать к левой или правой границе
— равномерно распределять слова в строке;
— использовать разные шрифты и т. п.
При редактировании документа изменяется его содержимое, а, форматируя документ, изменяется его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев.
При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.
Гарнитура шрифта – это термин, которым определяется общая форма символов. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов, и отличается засечками на концах букв и комбинаций толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например, шрифт Times New Roman поставляемый с Windows.
Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:
— тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т.д.;
— размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т.д.;
— начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);
— тип подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т.д.);
— цвет шрифта;
— эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т.д.);
В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт… Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления.
Форматирование часто применяется по отношению к абзацу. Вы заметили, что как только вводимый текст достигнет правой границы, текстовый процессор автоматически переведет его на следующую строку. Другими словами, если вводимое слово слишком длинно и не помещается на оставшейся строке, текстовый редактор автоматически начинает новую строку. Если вы закончили данный абзац и хотите, чтобы курсор переместился в начало следующего, нажмите клавишу ввода <Enter>. Такое нажатие следует рассматривать как команду, по которой текущий абзац закрывается. В текстовом Процессоре WinWord при завершении абзаца клавишей <Enter> новый абзац наследует стиль предыдущего.
Абзац — фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода <Enter>.
Минимальный набор типовых операций включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами. К операциям, производимым с документом, относятся:
—создание нового документа — присвоение документу уникального имени и набор всего текста документа на клавиатуре;
—загрузка предварительно созданного документа в оперативную память;
—сохранение документа — копирование документа из оперативной памяти во внешнюю;
—удаление документа — удаление созданного или загруженного документа с экрана;
—распечатка документа — создание твердой (бумажной) копии документа.
2.4 Операции, производимые над абзацами
Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров. Указанные операции включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов. Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.
Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).
Перенос при выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придает элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу <Enter>) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.