Создание информационного справочника в Excel (стр. 2 из 3)

Форматы ячеек

Чтобы изменить формат ячейки или диапазона ячеек нужно выделить их, затем нажав правую кнопку мыши, в открывшемся меню выберать пункт “Формат ячеек”. Существует множество форматов ячеек, также можно создавать свои, используя встроенный в Excel язык форматов ячеек. Для использования рамок в ячейках необходимо проделать следующие действия: выделить ячейки, в которые необходимо добавить рамку; для использования другого типа рамки нужно нажать стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите требуемый тип рамки.

Объединение ячеек

В объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Для включения в объединенную ячейку всех данных диапазона нужно скопировать все данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона. Нужно Выделить ячейки, которые необходимо объединить; для объединения ячеек и выравнивания по центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование; чтобы объединить все выделенные ячейки в строке или столбце, в меню Формат выберите команду Ячейки, затем перейдите к вкладке Выравнивание и установите флажок объединение ячеек.

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования (рис.8). Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка. Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо: сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью; в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором; отредактировать данные; выйти из режима редактирования клавишей Enter. Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Формулы в Excel

Возможность использования формул (Формула - cовокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства (=).) и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление). Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице. Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=). Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить, если после ввода знака равенства щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

5. Содержание работы.

Описание справочника

В качестве информациооного справочника, в настоящей работе создан справочник “Домашняя библиотека”. Справочник содержит информацию об авторе, названии и жанре книги. На основании таблицы книг, вычисляется распределение книг по жанрам. Рассчитывается количество книг в стеллажах и на полках. Ведется учет книг взятых друзьями. Справочник организован в виде файла рабочей книги Excel «библиотека.xls»

Информация представлена в виде таблиц и лиаграмм.

В состав рабочей книги входят следующие страницы:

“все книги”

“информация о библиотеке”

“читатели”

“Диаграмма читатели”

Страница “все книги”

на странице “все книги” размещена таблица, в которую занесена информация о книгах, и элементы управления таблицей. Информация о книгах скопирована с компакт-диска «электронная библиотека»

Здесь и далее приведена часть таблицы “все книги”. Всего в таблице 3284 записи.

Диапазону ячеек A10:F3294 присвоено имя «книги»

Элементы управления:

1. кнопка добавить книгу. Нажатие на кнопку запускает макрос:

Sub добавить()

Rows("11:11").Select

Selection.Insert Shift:=xlDown

Range("A11").Select

End Sub

В результате исполнения добавляется пустая строка над первой строкой в таблице книги.

Группа «сортировка» содержит кнопки, нажатие на которые производит сортировку записей в таблице.

2. группа сортировка, кнопка автор.

Sub сортировка_автор()

Range("A12").Select

Range("книги").Sort Key1:=Range("A12"), Order1:=xlAscending, Header:= _

xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _

DataOption1:=xlSortNormal

End Sub

В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «автор»

3. группа сортировка, кнопка жанр.

Sub сортировка_жанр()

Range("B11").Select

Range("книги").Sort Key1:=Range("B11"), Order1:=xlAscending, Header:= _

xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _

DataOption1:=xlSortNormal

End Sub

В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «жанр»

4. группа сортировка, кнопка наименование.

Sub сортировка_название()

Range("C11").Select

Range("книги").Sort Key1:=Range("C11"), Order1:=xlAscending, Header:= _

xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _

DataOption1:=xlSortNormal

End Sub

В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «Название»

4. группа сортировка, кнопка стеллаж.

Sub сортировка_стеллаж()

Range("D11").Select

Range("книги").Sort Key1:=Range("D11"), Order1:=xlAscending, Header:= _

xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _

DataOption1:=xlSortNormal

End Sub

В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «стеллаж»

5. группа сортировка, кнопка полка.

Sub сортировка_полка()

Range("E12").Select

Range("книги").Sort Key1:=Range("E11"), Order1:=xlAscending, Header:= _

xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _

DataOption1:=xlSortNormal

End Sub

В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «полка»

Таблица отсортированная по полю Автор:

Таблица отсортированная по полю Наименование:

При помощи включенного автофильтра, (пункт меню данные - фильтр - автофильтр)

Возможно применение фильтра для выбора определенных записей:

Критерий фильтра жанр = детская

Страница “информация о библиотеке”

На странице «информация о библиотеке», расположена сводная таблица и диаграмма, показывающие количество книг в библиотеке, с распределением по стеллажам и по жанрам.

кнопка «обновить данные» запускает макрос:

Sub обновить()

Range("E14").Select

ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица2").PivotCache.Refresh

End Sub

В результате происходит обновление сводной таблицы и диаграммы.

Страницы “Читатели” и “Диаграмма читатели”

Информационный справочник «Домашняя библиотека» содержит информацию о книгах, которые взяли почитать. Информация о читателях представлена в сводной таблице и на диаграмме:

в ячейке «А5» введена формула: =СЦЕПИТЬ("Мои друзья взяли почитать ";ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ("Наименование";$A$11);" книг")

диаграмма:

Кнопка «обновить данные» запускает макрос аналогичный макросу на предыдущей странице.

6. Техника безопасности.

Компьютер является высокотехнологичным электронным устройством. Работа на компьютере требует знаний и четкого выполнения некоторых правил техники безопасности. Не соблюдение техники безопасности может привести к ухудшению здоровья и травмам, а также к повреждению компьютерного оборудования. В технике безопасности следует обратить внимание на следующие ключевые моменты: