Створення зв'язаного чи впровадженого об'єкта на основі даних з існуючого файлу
· Виділіть дані для зв'язаного чи впровадженого об'єкта.
· Натисніть кнопку Копировать чи Вирезать.
· Перейдіть до файлу, у який будуть розташовані дані, а потім клацніть місце, куди їх варто помістити.
· Виберіть команду Специальная вставка в меню Правка.
· Щоб створити зв'язаний об'єкт, виберіть Связать.
Для створення впровадженого об'єкта виберіть Вставить. У списку Как виберіть значення, що містить слово “Объект”. Наприклад, якщо був скопійований текст із документа Word, виберіть Документ MicrosoftWord Объект.
Примітка. При створенні впровадженого об'єкта, заснованого на даних з існуючої книги MicrosoftExcel, у документ уставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт MicrosoftExcel, а потім виберіть потрібний лист.
Способи спільного використання даних у Word
Існує безліч різних способів спільного використання даних програмами Office. Вибір конкретного способу залежить від того, як будуть відображатися дані в прикладці, чи потрібно обновляти дані при їхній зміні і разом з ким вони будуть використовуватися.
| Задача | Спосіб |
| Копіювання даних з однієї програми і вставка їх в іншу програму | Копіювання і вставка |
| Швидке копіювання чи переміщення даних з одного файлу в інший | Перетаскування |
| Використання файлу, створеного в інший програмі | Імпорт і експорт |
| Створення переходу до даних в одній прикладці, оформленого шляхом виділення кольором і підкреслення чи тексту малюнка | Гіперпосилання |
| Копіювання даних з іншого файлу і відновлення копії при зміні вихідних даних у вихідному файлі | Зв'язаний об'єкт |
| Копіювання даних з файлу, створеного іншою програмою, так, щоб можна було легко змінювати дані у вихідній програмі, залишаючись у поточному документі | Впроваджений об'єкт |
| Розміщення даних у загальнодоступному місці | Відправлення даних у загальну папку на сервері MicrosoftExchange |
| Використання файлу разом з іншими користувачами, що можуть переглядати його і вносити примітки | Розсилання файлу по електронній пошті |
| Відправлення файлу іншим користувачам | Відправлення файлу по електронній пошті |
| Спільне обговорення і робота з файлом декількох учасників під час зборів по мережі | Призначення зборів по мережі |
3. Технологія використання та приклади використання операцій обміну даними між компонентами MSOffice
Перетаскування даних між програмами
Використовуйте перетаскування для копіювання і переміщення даних, створення зв'язаних об'єктів, ярликів і гіперпосилань між документами різних програм. Кожна з програм повинна підтримувати протокол OLE.
· Розташуєте вікна програм таким чином, щоб обидва файли — вихідний та кінцевий відкриті і видні. Необхідно бачити дані, що перетаскуються, а також те місце, куди вони будуть поміщені.
· Виділите дані, а потім при натиснутій правій кнопці миші перетягнете виділені дані на нове чи місце в іншу програму.
· У контекстному меню виберіть потрібну команду.
Вставка даних з MicrosoftAccess у документ Word
Існує можливість перенести дані з MicrosoftAccess у новий чи існуючий документ Word.
Вставка вмісту таблиці чи запиту MicrosoftAccess в існуючий документ Word
· У документі Word виберіть місце вставки вмісту таблиці чи запиту.
· Відобразіть панель інструментів Бази даних, а потім натисніть кнопку Вставить базу данных .
· Натисніть кнопку Получить данные.
· Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати MicrosoftAccess і/або Word, перейдіть до кроку 5.
· Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати MicrosoftQuery, натисніть кнопку MSQuery, створіть запит, а потім перейдіть до кроку 9.
· Виберіть Базы данных MSAccess у списку Тип файлов.
· У поле Имя файла введіть ім'я потрібної бази даних MicrosoftAccess, а потім натисніть кнопку Открыть.
· Виберіть вкладку чи Таблиці Запросы, виберіть потрібну таблицю чи запит, а потім натисніть кнопку OK.
· Щоб виконати відбір записів і/або полів для включення в таблицю Word, натисніть кнопку Отбор записей, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.
· Для настроювання форматування таблиці Word натисніть кнопку Автоформат таблицы, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.
· Натисніть кнопку Вставить данные.
· У групі Вставить записи вкажіть, які записи варто включити в таблицю Word.
· Щоб зберегти можливість відновлення даних у таблиці Word у випадку зміни вихідних даних, установите прапорець Вставить данные как поле.
Word вставляє дані в таблицю Word у виді поля DATABASE, зв'язаного з вихідною таблицею чи запитом. Щоб обновити поле, виділіть його в таблиці і натисніть клавішу F9.
Експорт даних з MicrosoftAccess у документ Word
· У вікні MicrosoftAccess відкрийте потрібну базу даних, а потім відкрийте об'єкт бази даних: таблицю, запит, форму чи звіт.
· Якщо потрібно експортувати тільки частину даних, виділіть потрібні рядки чи стовпці.
· Оберіть команду Экспорт у меню Файл.
· У списку Тип файла оберіть формат файлу для експортованих даних:
Щоб створити документ зі збереженням вихідного форматування даних, виберіть параметр Формат RTF.
Щоб створити простий текстовий файл для використання як джерела даних злиття, оберіть параметр Слияние MicrosoftWord.
· У полі Имя файла вкажіть ім'я файлу для нового документа.
· Щоб експортувати весь об'єкт бази даних, виберіть параметр Сохранить все. Щоб експортувати тільки виділені рядки чи стовпці, оберіть параметр Сохранить фрагмент.
Імпорт текстового файлу Word у MicrosoftAccess
Існує можливість імпортувати дані з текстового файлу Word, наприклад джерела даних злиття.
· У Word збережіть копію файлу у виді неформатованого текстового файлу; як роздільники використовуйте коми чи знаки табуляції.
Інструкції
· Перейдіть у MicrosoftAccess і відкрийте нову чи існуючу базу даних.
· У вікні бази даних натисніть кнопку Таблицы на панелі об'єктів.
· У меню Файл виберіть команду Внешние данные, а потім — команду Импорт.
· У списку Тип файлов оберіть параметр Текстовые файлы.
· У поле Имя файла введіть ім'я текстового файлу для імпорту.
· Натисніть кнопку Импорт.
· Дійте за вказівкам майстра імпорту.
Для перегляду додаткових параметрів чи зміни специфікацій, наприклад роздільника полів, натисніть кнопку Дополнительно в першому з діалогових вікон майстра. Щоб зберегти специфікації для наступного використання при імпорті схожих текстових файлів, натисніть кнопку Сохранить как.
Про вставку листа чи діаграми MicrosoftExcel у документ Word
Word надає кілька способів вставки даних MicrosoftExcel у документ Word. Наприклад, можна легко скопіювати і вставити лист чи діаграму. Можна також уставити лист чи діаграму у виді зв'язаного об'єкта чи впровадженого об'єкта. Основні розходження між зв'язуванням і вбудовуванням полягають у місці збереження даних і способі відновлення даних після приміщення їх у документ:
Зв'язаний об'єкт. Зв'язаний об'єкт — лист чи діаграма — відображається в документі, але його інформація зберігається у вихідній книзі MicrosoftExcel. При редагуванні даних у MicrosoftExcel, Word може автоматично обновляти лист чи діаграму в документі. Зв'язування варто застосовувати, коли необхідно включити інформацію, що незалежно вводиться, таку як дані, зібрані різними відділами, а також коли потрібно зберігати обновлювану в Word інформацію. Через збереження зв'язаних даних в окремому місці, зв'язування може також допомогти мінімізувати розмір файлу документа Word. Див. інструкції з створення зв'язаного об'єкта з існуючого листа або діаграми MicrosoftExcel.
Впроваджений об'єкт. Впроваджений об'єкт — лист чи діаграма — зберігає інформацію безпосередньо в документі Word. Можна створити впроваджений об'єкт з існуючого листа або діаграми MicrosoftExcel чи створити новий впроваджений лист або діаграму MicrosoftExcel. Щоб відредагувати впроваджений об'єкт, двічі клацніть його для запуску Excel, внесіть зміни і поверніться назад у Word. Можна впровадити існуючий чи новий порожній лист чи діаграму. Оскільки інформація зберігається в документі Word, упровадження варто застосовувати, коли потрібно поширення оперативної версії документа персонам, що не будуть мати доступу до окремо зроблених аркушів і діаграм.