Этим диалоговым окном следует пользовать для распечатки части документа, а также другой информации.
Для печати необходимо указать три параметра: Тип принтера (выбирается из списка), Число копий и Страницы. Печатаемые страницы можно задать тремя способами:
Все - печать всех страниц документа.
Текущая - печать страницы, на которой находится курсор.
Номера - печать указанных страниц. Можно перечислять через запятую, например 1, 6, 8, 10 (первая, шестая, восьмая, десятая) или диапазон страниц, например, 12 - 22, 25 - 27 (с двенадцатой по двадцать вторую и с двадцать пятой по двадцать седьмую).
Выделенный фрагмент - печать той части документа, которая выделена.
В команде «Свойства» выбираем размер страницы, качество печати и др.
4. Для смены ориентации страниц пользуемся командой «Файл» - «Параметры страницы» и для смены шрифта пользуемся командой «Шрифт» на панели инструментов или в контекстном меню.
5. Колонтитулы. Размещение колонтитулов.
Колонтитулами называют заголовочные области в верхнем и нижнем полях, повторяющиеся на четных и/или нечетных страницах. Они могут содержать название темы, главы, номер страницы, графику, дату печати и прочую информацию, характерную для раздела или всего документа. Колонтитулы, как и поля страниц, для разных разделов могут отличаться.
При добавлении колонтитулов командой «Вид» - «Колонтитулы» Word переходит в вид Разметка страницы и показывает на экране штриховой рамкой зону для размещения верхнего или нижнего колонтитула. Одновременно с этим активизируется панель инструментов Колонтитулы, а основной текст документа становится серым, то есть недоступным для изменений.
Чтобы добавить верхний или нижний колонтитул к документу:
1. Выбираем команду «Вид» - «Колонтитулы».
2. Вводим и форматируем верхний колонтитул.
3. Нажимаем кнопку Верхний/нижний колонтитул, чтобы перейти к нижнему колонтитулу. Вводим и редактируем нижний колонтитул.
4. Нажимаем кнопку Закрыть и дважды щёлкаем по основному тексту документа, чтобы закрыть область колонтитула и перейти к основному тексту документа.
Каждый раздел в документе может иметь свои собственные колонтитулы. Это очень удобно, если каждую главу в документе объявить как отдельный раздел. Можно задать различные колонтитулы для чётных и нечётных страниц.
Чтобы изменить колонтитулы в отдельном разделе документа:
1. Помещаем точку вставки в том разделе, где нужно изменить колонтитул.
2. Выбираем команду «Вид» - «Колонтитулы». Word выделит верхний колонтитул текущего раздела. Нажимаем кнопку Верхний/нижний колонтитул, если нужно изменить нижний колонтитул.
3. Чтобы отменить связь колонтитулов, нажимаем кнопку Как в предыдущем разделе. При этом исчезнет надпись "Как в предыдущем", которая обычно присутствует на правой верхней границе области колонтитула.
4. Создаем новый колонтитул.
5. Нажимаем кнопку Закрыть или дважды щёлкаем по основному тексту документа, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к основному тексту документа.
Чтобы заново связать колонтитул с колонтитулом предыдущего раздела:
1. Помещаем точку вставки в том разделе, где нужно связать колонтитул с колонтитулом предыдущего раздела.
2. Выбираем команду «Вид» - «Колонтитулы». Word выделит верхний колонтитул текущего раздела. Нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул, если нужно изменить нижний колонтитул.
3. Чтобы заново установить связь колонтитулов, нажимаем кнопку Как в предыдущем разделе. Word запросит подтверждение на удаление колонтитула. Если ответить утвердительно, то собственный колонтитул текущего раздела будет удалён и колонтитулом текущего раздела станет колонтитул предыдущего. При этом появится надпись "Как в предыдущем", которая обычно присутствует на правой верхней границе области колонтитула.
4. Нажимаем кнопку Закрыть или дважды щёлкаем по основному тексту документа, чтобы закрыть панель колонтитулов и перейти к основному тексту документа.
Чтобы задать разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц и первой страницы:
1. Выбираем команду «Вид» - «Колонтитулы».
2. Переходим к колонтитулам того раздела, для которого нужно задать особенный колонтитул для первой страницы или разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц.
3. Нажимаем кнопку Параметры страницы или выбираем команду «Файл» - «Параметры страницы».
4. Открываем вкладку Макет в диалоговом окне Параметры страницы.
5. Устанавливаем флажок Чётных и нечётных страниц в группе Различать колонтитулы. На верхнем крае области колонтитула появится надпись Верхний колонтитул нечётной страницы или Нижний колонтитул нечётной страницы. Для перехода к колонтитулам чётных страниц, нажимаем кнопку Перейти к следующему.
6. Нажимаем кнопку Закрыть или дважды щёлкаем по основному тексту, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к основному тексту документа.
По умолчанию колонтитулы размещаются на расстоянии 2,27 см (полдюйма) от края бумаги. Чтобы изменить это расстояние:
1. Выбираем команду «Вид» - «Колонтитулы».
2. Переходим к колонтитулам того раздела, для которого нужно задать расстояние колонтитула от края страницы. Перейти к колонтитулам нужного раздела можно с помощью кнопок Перейти к предыдущему и Перейти к следующему на панели инструментов Колонтитулы.
3. Нажимаем кнопку Параметры страницы или выберите команду «Файл» - «Параметры страницы».
4. Открываем вкладку Поля в диалоговом окне Параметры страницы.
5. В группе От края до колонтитула устанавливаем значения в полях Верхнего и Нижнего .
6. Нажимаем ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы.
7. Нажимаем кнопку закрыть или дважды щёлкаем по основному тексту документа, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к основному тексту документа.
Задание № 5
Тема: Создание презентаций средствами PowerPoint.
Цель: приобрести умения и навыки создания презентаций, комплексного использования разных дополнений Microsoft Office.
Назначение: полученные умения и навыки позволят в последующей профессиональной деятельности создавать презентации для выступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях и тому подобное, а также готовить Web-страницы для Интернета и рекламные ролики для вставок.
Создание презентации с помощью Мастера автосодержания
После щелчка на пиктограмме PowerPoint в панели Microsoft Office появляется главное окно программы и диалоговое окно Полезный совет, содержащее информацию, которая поможет нам в дальнейшей работе над презентацией. Нажав в этом окне кнопку Следующий, можно прочитать следующий совет, а нажав кнопку ОК — закрыть окно. После закрытия диалогового окна PowerPoint предложит несколько путей создания презентаций: с использованием Мастера автосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, мы имеем возможность открыть файл уже существующей презентации.
В результате на экране последовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можем задать основные характеристики своей презентации.
Как и в мастерах из других приложений, переход к следующему диалоговому окну в Мастере автосодержания осуществляется после нажатия кнопки Далее, а возврат к предыдущему окну — после нажатия кнопки Назад.
Во втором окне, окне ввода данных для оформления титульного слайда, мы можем ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульном слайде.
Наиболее важным является третье окно Мастера автосодержания, окно выбора типа презентации. В нем представлены следующие типы презентации:
- рекомендация стратегии;
- продажа продукта, услуги или идеи;
- обучение;
- отчет о достижениях;
- сообщение о плохих новостях и др.
Например, мы выбираем тип Продажа продукта, услуги или идеи. В содержании мы можем рассказать о преимуществах нашего продукта, услуги или идеи, сравнить их с конкурентами и т.д.
Если же в этом окне подходящей темы для нас не нашлось, нужно нажать кнопку Другой, чтобы получить список шаблонов презентаций. Если мы выбрали шаблон презентации, то после нажатия кнопки Далее попадаем в последнее окно Мастера автосодержания. В противном случае в четвертом окне мы можем выбрать стиль оформления презентации и задать продолжительность своего выступления. В пятом окне мы выбираем способ выдачи презентации и указываем, нужен ли нам раздаточный материал. Наконец, в шестом окне PowerPoint сообщает нам, что предварительная работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некоторое время на экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы не потерять результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующей папке, вызвав команду Сохранить меню Файл.