· Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки (Приложение). Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.
Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.
2.1.2.1 Описание входной оперативной информации и ее структура
При поступлении первичных документов заполняются следующие таблицы:
Таблица №1 Структура таблицы «Приход»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| idCode | Индивидуальный код | Счетчик | Длинное целое |
| Дата операции | Дата совершения операции | Дата/время | Краткий формат даты |
| № документа | Номер документа | Текстовый | 50 |
| idКлиента | Наименование клиента | Текстовый | 50 |
Также заполняется подчиненная таблица «ПриходТов», которая имеет следующую структуру:
Таблица №2 Структура таблицы «ПриходТов»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| idCode | Индивидуальный код | Счетчик | Длинное целое |
| Код Прихода | Индивидуальный код прихода | Числовой | Длинное целое |
| Код Товара | Наименование товара | Текстовый | 50 |
| Единица измерения | Единица измерения | Текстовый | 50 |
| Количество | Количество товара | Числовой | Длинное целое |
| Цена | Цена товара | Денежный | Денежный |
| Сумма | Сумма | Денежный | Денежный |
Оперативная входная информация по расходу товара вносится в следующие таблицы:
Таблица №3 Структура таблицы «Расход»:
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| idCode | Индивидуальный код | Счетчик | Длинное целое |
| Дата операции | Дата совершения операции | Дата/время | Краткий формат даты |
| № документа | Номер документа | Текстовый | 50 |
| idКлиента | Наименование клиента | Текстовый | 50 |
А также в подчиненную ей таблицу «РасходТов»:
Таблица №4 Структура таблицы «РасходТов»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| idCode | Индивидуальный код | Счетчик | Длинное целое |
| Код Расхода | Индивидуальный код расхода | Числовой | Длинное целое |
| Код Товара | Наименование товара | Текстовый | 50 |
| Единица измерения | Единица измерения | Текстовый | 50 |
| Количество | Количество товара | Числовой | Длинное целое |
| Цена | Цена товара | Денежный | Денежный |
| Сумма | Сумма | Денежный | Денежный |
Излишки материалов на складе отражаются в тех же таблицах. Оприходование отражается в таблице «Приход», а списание в таблице «Расход».
Все данные заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.
На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.
Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.
Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.
2.1.2.2 Описание структуры постоянной информации
Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.
К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:
· Справочник Клиенты;
· Справочник Товары;
· Справочник Единицы измерения;
· Справочник Аббревиатуры;
· Справочник Расчетные Счета.
Рассмотрим подробнее структуру этих справочников:
Таблица №5 Структура таблицы «Клиенты»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| idCode | Индивидуальный код | Счетчик | Длинное целое |
| Abr | Аббревиатура | Текстовый | 50 |
| Name | Наименование клиента | Текстовый | 50 |
| Adres | Адрес клиента | Текстовый | 50 |
| INN | ИНН клиента | Числовой | Длинное целое |
| RasSchet | Расчетный счет | Числовой | Длинное целое |
Таблица №6 Структура таблицы «Товары»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| idCode | Индивидуальный код | Счетчик | Длинное целое |
| Name | Наименование товара | Текстовый | 50 |
| EdIzm | Единица измерения | Текстовый | 50 |
| Price | Цена | Денежный | Денежный |
| Comment | Комментарий | Текстовый | 50 |
Таблица №7 Структура таблицы «Единицы измерения»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| Name | Название единицы измерения | Текстовый | 50 |
Таблица №8 Структура таблицы «Аббревиатуры»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| Name | Название аббревиатуры | Текстовый | 50 |
Таблица №9 Структура таблицы «Расчетные счета»
| Название | Имя поля | Тип | Размер |
| Bank | Название банка | Текстовый | 50 |
| AdrBanka | Адрес банка | Текстовый | 50 |
| BIK | БИК | Числовой | Длинное целое |
| KorSchet | Корреспондентский счет | Числовой | Длинное целое |
| RashChet | Расчетный счет | Числовой | Длинное целое |
Основными функциями Справочников являются: