Проведение экспертизы ценности документов, принимаемых в выборочном порядке, усложняется тем, что предварительно необходимо установить параметры, в соответствии с которыми будет осуществляться отбор, т.е. установить критерии проведения выборочного приема фондов, количество принимаемых фондов и ряд других. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел;
б) при регистрации поступающих в учреждение документов;
в) при направлении документа в дело;
Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством.
Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение.
Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.
При отборе фондов принимаются во внимание характеристики учреждения, в соответствии с которыми определяется ценность его документального фонда, а именно:
- уровень производственной, научной, учебной и другой работы учреждения, предприятия, организации;
- стиль работы руководства и предприятия в целом;
- внедрение в деятельность учреждения новых образцов техники, разработка и использование новых технологий;
- специализация учреждения;
- местонахождение учреждения;
- особые условия его возникновения;
- географическая среда и т. д.
Таким образом, к учреждениям второй группы (от которых документы принимаются выборочно) применяется дифференцированный подход. Одни учреждения попадают в число источников комплектования и от них архивные фонды принимают на хранение в полном объеме, от других могут приниматься только определенные категории документов (из всех фондов или в силу полного отражения их информации в фондах вышестоящих учреждений. Выборочный прием возможен только при условии всестороннего изучения деятельности учреждений, ознакомления со специфическими особенностями их работы и составом и содержанием их документации.
Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.
Комплектование государственного архива документами личного происхождения. Государственные архивы собирают документы писателей, художников, актёров и режиссеров, учёных, краеведов, коллекционеров и так далее. В составе личного фонда на государственное хранение принимаются следующие документы:
- авторские рукописи, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания, биографические материалы, а также материалы имущественно-хозяйственного характера;
- служебная и личная переписка;
- фотографии и другие изобразительные документы;
- материалы о фондообразователе и об увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях, вырезки из газет и журналов);
- материалы, подобранные фондообразователем и отложившиеся в его личном архиве и др.
Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:
- от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;
- от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
- от собирателей и коллекционеров;
- из общественных организаций (творческих союзов и так далее);
- из нотариальных контор как выборочное имущество;
- от граждан, проживающих за границей, из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).
Комплектование архивными документами из-за рубежа.
Архив может комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и/или архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России.
Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов.
Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.
Взаимодействие архива с источниками комплектования.
Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.
Кроме того, Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.
Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;
- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
Списки источников комплектования архива составляются на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.
Архив вправе вести список возможных источников комплектования. В архиве составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости.
Архив ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.
Список использованной литературы
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»от 22.10.04. №125-ФЗ(с изменениями от 4 декабря 2006 г. № 202-ФЗ).
2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18.01.07. - №19.
3. Архивоведение: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова. Под общей ред. В.П.Козлова. - М.: Изд-во Профобразование, 2002. - 272 с.
4. Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. Учебное пособие / Ю.Д.Бахтеев, В.Ф.Захаров, И.Н.Наумов. - Пенза: ПГУ, 2003. - 124 с.
5. Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие / Е.В.Булюлина. - Волгоград, Издательство ВолГУ, 2003. - 96 с.
6. C:\Documents and Settings\Администратор\Рабочий стол\Архивистика\image.aspТельчаров, А.Д. Архивоведение. Конспект лекций / А.Д.Тельчаров. - Издательство: Приор-издат, 2004. - 160 с.
7. Чмыхало, А.Ю. Архивное дело: Учебное пособие / А.Ю.Чмыхало. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 135 с.