Российский государственный архив кинофотодокументов в Красногорске (Московская область);
Российский государственный архив фонодокументов в Москве.
На региональном уровне это:
Центральный государственный архив аудиовизуальных документов г. Москвы;
Центральный государственный архив кинофотодокументов в Санкт-Петербурге.
Также, существуют хранилища электронных документов и в субъектах Федерации:
Кинофотоархив в Татарстане;
Государственный архив аудиовизуальной документации республики Мари-Эл;
Государственное национальное хранилище Республики Соха (Якутия);
Центр электронной документации Чувашской республики г. Чебоксары;
Центр электронной документации Республики Калмыкия.
В последние десятилетия при внедрении новой техники одним из главных является вопрос о совместимости электронных данных и преемственности стандартов. Как показывает анализ поступающих в Россию программных продуктов, до 30% из них построены на "закрытых" форматах[5]. Использование такого программного обеспечения может привести уже в ближайшем будущем к экономическим потерям в сотни миллионов рублей. Лучше обстоит дело с базами данных, находящихся в постоянной эксплуатации. Владельцы заботятся о поддержании их рабочего состояния, преобразуя данные в современные форматы. Но и в этом случае существует опасность потери "ненужной" информации при переходе на современные технологии. Существующие правила не оговаривают специально вопросы экспертизы и приема на хранение оперативных баз данных и работа в этом направлении практически не ведется. Хотя именно оперативные базы данных образуют информационные ресурсы страны и имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
Электронные документы в настоящее время обозначают по разному: машиночитаемые документы (МЧД), документы на магнитных носителях (ДНМ), технотронные документы, виртуальные документы.
Несмотря на то, что проблемы работы архивистов с электронными документами имеют уже более чем 30-летнюю историю, в России их законодательному регулированию стало уделяться внимание только в последние годы. Однако соответствующий законотворческий процесс проходил бессистемно, не имел под собой разработки концепции регулирования соответствующих общественных отношений, которая бы учитывала российские и международные реалии, а также обосновывала бы иерархию соответствующих правовых проблем, предлагала бы механизмы их решения.
Только в 70 - е годы XX века с развитием электронных систем хранения, обработки и доступа к информации стали звучать призывы к необходимости правового регулирования общественных отношений, связанных с хранением, использованием и передачей информации о личности в электронном виде.
В 70-80-е годы проходили дискуссии, на которых поднимались спорные вопросы, касающиеся электронных документов:
Как обеспечить сохранность машиночитаемой информации?
В чем состоит отличие электронных документов от традиционных?
Как определить электронный документ?
Нужны ли вообще архивы электронных документов или они могут храниться в тех организациях, где были созданы (так называемые "распределенные архивы")?
Как проводить экспертизу ценности и отбор электронных документов на хранение?
Как обеспечить сохранность "виртуальных" документов?
В чем состоят особенности жизненного цикла электронных документов?
Что считать оригиналом, а что копией электронного документа?
Насколько важно сохранение юридически-правового контекста при создании электронных документов?
Как обеспечить аутентичность электронных документов?
Правовые вопросы: авторское право, право собственности, взаимоотношения с источниками комплектования и т.п.
Решение данных вопросов невозможно без законодательного определения электронных документов, обеспечения доступа к информации, сохранности носителей информации.
В нашей стране вопрос о хранении МЧД был поставлен на нормативную основу в 1980 году. Постановление Совета Министров СССР №274 от 4 апреля 1980 года утвердило "Положение о Государственном архивном фонде СССР, где было установлено, что документы созданные средствами вычислительной техники, имеющие политическое, научное, народно-хозяйственное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение. [6]
В 1981 году Главное архивное управление СССР возложило на ЦГАНХ СССР задачу по разработке концепции постоянного хранения документов на магнитных носителях. Источниками комплектования ЦГАНХ СССР являлись 80 министерств, государственных комитетов и ведомств СССР; на учете архива находилось 70 вычислительных центров, обеспечивавших функционирование отраслевых и межотраслевых АСУ. В перспективе именно ЦГАНХ должен был первым начать прием на хранение машиночитаемой документации.
В результате проведенных исследований было подготовлено ряд положений и инструкций, среди которых на первое место выходит "Положение о порядке отбора, приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники (1983). В процессе разработки данного положения был использован передовой опыт западных архивов машиночитаемых данных. Положение определяло источники комплектования, порядок и критерии экспертизы ценности, устанавливало правила и порядок подготовки доступа и передачи на постоянное хранение МЧД. На стадии ведомственного хранения они должны были концентрироваться в архиве ВЦ, а на стадии государственного хранения (через 5 лет) - в государственном архиве. Предполагалось создать единый специализированный архив.
При отборе МЧД предпочтение отдавалось первичной информации; учитывались интенсивность обращения пользователей к данным, состав пользователей, наличие в файле данных, необходимых для неоднократных анализов и пересмотров итоговых результатов и д. р.
Подготовка документов к передаче на государственное хранение должна была заключаться в перезаписи документов на новые магнитные ленты в комплекте из двух экземпляров, в формате определенном Главархивом, а также в проверке технического состояния документов и в подготовке сопроводительной документации. В дальнейшем методика приема МЧД в других инструкциях не изменялась.
В марте 1982 года в ЦГАНХ было создано специализированное архивохранилище МЧД. В 1983 году сотрудниками архива был провиден экспериментальный отбор МЧД, использовавшихся в двух ведомствах: в Главном информационно-вычислительном центре Государственного комитета СССР по внешнеэкономическим связям и в Министерстве приборостроения средств автоматизации и систем управления. [7]
В отличие от европейских стран состав МЧД в СССР носил социально-экономический или научно-технический характер. Это были в основном статистические данные. Идея о приеме на государственное хранение текстовых документов, записанных на машинных носителях, не была реализована. И одной из причин этого послужил кризис архивов машиночитаемых данных, который охватил западные архивы с середины 1970-х годов (быстрый темп развития информационных технологий, смена технологических парадигм и др.).
В СССР, процесс формирования государственных электронных архивов был приостановлен. Работы проводившиеся в ЦГАНХ остались незавершенными. Только архивы некоторых ведомств продолжали пополняться МЧД. Их деятельность определялась "Примерным положением об архиве документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия", принятым в 1990 году.
В 70-80-годы в связи с переходом к безбумажному документообороту были приняты первые нормативные документы по вопросу юридической силы МЧД. Большое значение имело принятие ГОСТа 6.10.4-84. "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". ГОСТ 6.10.4-84 был введен Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. N 3549, срок введения установлен с 01.07.87.
В соответствии с новым стандартом документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77-ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 19767-74, ГОСТ 19768-74, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классификаторов. [8] Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Новый ГОСТ разграничил понятие подлинника, копии и дубликата применительно к МЧД и устанавливал обязательные реквизиты, удостоверяющие юридическую силу МЧД.
Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование организации-создателя документа;
местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;
наименование документа;
дата изготовления документа;
код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограмме или, как правило, код лица, утвердившего документ.