ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Они бывают двух видов:
- служебного характера;
- личного характера для удостоверения того или иного юридического факта.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю. Инициатор ДЗ – работник.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка. В последнем случае объяснительная записка пишется по инициативе руководителя.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, события, действия. Акты составляются комиссиями. Акт состоит из:
- введения;
- конструктивной части;
- выводов.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфа. Текст «Т» должен быть самым лаконичным. Словами в «Т» пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (воскл. знак), ? (вопросит. знак), % (процент), : (деление) и др.
Телеграммы бывают:
- внеочередная;
- правительственная;
- срочная и т.д.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Заявление – просьба о принятии на работу.
Приказ по личному составу – документ о принятии на работу, о перемещении по службе, об увольнении, о представлении отпусков, об объявлении поощрений, о пресечении мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины и т.п.
Личная карточка рабочих и служащих – набор данных о работнике, заполняется при приеме. Последняя запись в ЛКР – приказ об увольнении.
Характеристика – отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника.
Автобиография – документ, составляемый автором самостоятельно.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В соответствии с Конституцией РФ все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обращения в госорганы и должностным лицам:
- предложения – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных госорганов, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
- заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан.
- жалоба – вид обращения, в котором идет речь о нарушении, субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан.
Срок рассмотрения писем – 15 дней, но срок можно продлить только для сбора дополнительной информации.
Можно обращаться повторно, можно обращаться в вышестоящие органы.
Обращение граждан фиксируется в карточках контроля – КК., при повторном обращении добавляется цифра обращения: РКК-1, РКК-2, РКК-3.
Р – фамилия обращающегося.
Срок хранения предложений, замечаний и жалоб – 5 лет. Срок может быть продлен или быть постоянным по решению экспертной комиссии.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Этот вопрос состоит из регистрации и учета документов, организации контроля над исполнением документов, хранении документов и составлении номенклатуры дел.
Регистрация и учет документов состоит из:
- порядка обработки поступающих документов;
- порядка обработки отправляемых документов;
- передачи документов внутри организации;
- учета количества документов;
- информационно – поисковой системы (ИПС) для работы с документами организации;
- правил организации и индексирования документов
Образцом выше перечисленных операций может служить компьютерная программа, где в течении нескольких секунд оператор «переворачивает»тысячи папок и находит нужный документ.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения, сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления.
Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по дело производству.
Службой контроля исполнения осуществляются следующие операции:
- формирование картотеки контролируемых документов;
- направление карточки контролируемого документа в подразделение:
- исполнитель:
- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;
- напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей;
- формирование картотеки исполненных документов.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организациях дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Имеются три вида номенклатуры:
- типовая
- примерная
- номенклатура дел организации
НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Каждый деловой документ требует свой стиль.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
Любой документ должен отвечать определенным требованиям:
- краткость и компактность изложения;
- точность и определенность формулировок;
- однозначность и единообразие терминов;
- последовательность использования технических приемов правотворчества;
- отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.
Не допускается использование неологизмов, например «конструкторат», «переорганизация», а также «лаборантка», «секретарша» и т.д.
Употребление прописных и строчных букв определяется установившимися традициями и правилами правописания. Также установлены правила сокращений; названия центральных органов федеральной власти РФ.
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Написание сокращений должно быть унифицировано, не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана «Иванов В.В.» или «В. В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.
Оформление дат и чисел в документах должно быть общепринятым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус» нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того. Некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г. Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документальное обеспечение управления. М-Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.
(У 050 К43)
2. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. М.: Сол. Систем. Финансы и статистика, 1997.
(У50 Т30)