3) Акты регистрируются в структурном подразделении Минюста России (территориального органа), составившем акт. Актам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
3.3.6.10 Доверенность
Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Минюста России, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на общем бланке Минюста России.
Оформление доверенностей в Минюсте России осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
полное наименование Минюста России;
фамилия, имя, отчество, номер и серия паспорта, кем и когда выдан паспорт, адрес места жительства, должность доверенного лица;
данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра;
содержание полномочий доверенного лица;
срок действия доверенности.
Доверенность подписывает Министр или заместитель Министра, исполняющий его обязанности. Она регистрируется и заверяется в Департаменте организации и контроля оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
3.3.6.11 Справка
1) Справки – это документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение фактов и событий.
2) Справки бывают двух видов: справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера (информационные), и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения юридического факта (о подтверждении замещаемой должности, заработной плате).
3) Информационная справка готовится гражданским служащим по поручению руководства Минюста России (территориального органа) либо в порядке личной инициативы, оформляется на стандартных листах формата А4 и имеет реквизиты: адресат, заголовок, текст, подпись и дату.
Оформление реквизитов производится в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 3.2.4 Инструкции.
IV. Организация документооборота
4.1 Основные принципы организации документооборота в Минюсте России и его территориальных органах
4.1.1 При организации документооборота в Минюсте России (территориальном органе) реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.
4.1.2 В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация (переписка между структурными подразделениями Минюста России (территориального органа).
С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:
4.1.2.1 В составе входящей и исходящей документации:
поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации; документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из территориальных органов Минюста России; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран; сообщения о преступлениях; обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
обращения руководителей субъектов Российской Федерации; обращения граждан и организаций (их представителей), включая жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Минюста России, его территориальных органов, федеральных служб; другие группы документов.
4.1.2.2 В составе внутренних документов:
организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, планы и др.);
документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Минюста России и его территориальных органов (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и т.п.);
другие документы, используемые в процессе организации управления
и принятия управленческих решений (служебные, объяснительные, докладные, аналитические записки и др.).
4.1.3 Согласование проектов документов, создаваемых в Минюсте России (территориальном органе), осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе III Инструкции.
4.1.4 В Минюсте России (территориальном органе) доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, в исключительных случаях — курьером.
Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.
4.2 Прием и первичная обработка поступивших документов
4.2.1 Прием корреспонденции, поступающей в Минюст России (территориальный орган) в рабочее время осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента организации и контроля[20] (ответственным за делопроизводство территориального органа), за исключением обращений граждан, доставленных ими лично или их представителями:
4.2.1.1 Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается с выполнением следующих операций:
1) количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в накладной;
2) наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;
3) факт приема корреспонденции оформляется записью о приеме, заверяющейся подписью ответственного за делопроизводство и печатью «Для документов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров с фактическим наличием корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.
4.2.1.3 Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов - под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью «Для документов».
4.2.1.4 Корреспонденция организации, доставленная ее представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).
4.2.2 Корреспонденция, поступившая в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным в приемной Министра (дежурным территориального органа) и в рабочее время (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) и, по возможности оперативно, передаются им в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство территориального органа) для регистрации.
О документах с пометками «Срочно», «Оперативно», поступивших в нерабочее время, дежурный по средствам связи информирует руководство Минюста России (территориального органа) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными указаниями.
4.2.3 Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Минюста России (территориального органа), также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются ими в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство территориального органа) для регистрации.
4.2.4 Обращение гражданина (физического лица), доставленное им лично, принимается отделом по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля[21] (ответственным за делопроизводство территориального органа) с проверкой документа, удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное его представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).
4.2.5 При отсутствии документов, подтверждающих полномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опустить документы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции, установленный на входе в служебное здание Минюста России (территориального органа).
4.2.6 Корреспонденция, поступающая в Минюст России (территориальный орган) в рабочее время проходит первичную обработку и передается на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Первичная обработка корреспонденции, поступающей в Минюст России (территориальный орган) осуществляются с выполнением следующих операций:
4.2.6.1 Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие на них повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе...(наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до... (...час....мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.).