Договір поставки як угода між організаціями укладається у письмовій формі і оформляється як шляхом складання одного документа, підписаного сторонами, так і шляхом обміну листами, телеграмами, телефонограмами тощо, підписаними стороною, яка їх надсилає. У передбачених законом випадках договір може бути укладений шляхом прийняття до виконання замовлення1. Положення про поставки підтверджують загальну вимогу закону щодо письмової форми договору поставки, але при цьому допускають свободу вибору учасниками одного з кількох можливих способів оформлення договірних відносин:
а) складання одного документа, що підписується сторонами;
б) прийняття постачальником замовлення покупця до виконання;
в) обмін телеграмами, телефонограмами, радіограмами або повідомлення за допомогою факсу.
Порядок і строки укладення договору поставки залежать від форми договірних відносин, обраної учасниками. При укладенні договорів застосовують уніфіковані форми замовлень, протоколів розбіжностей, придатні для машинної обробки. Крім того, при оформленні конкретного договору сторони можуть використовувати договори, що розробляються і рекомендуються для прискорення і спрощення договірної роботи на підприємствах.
Так, органи, що регулюють поставки для державних потреб за міждержавними угодами, формують обсяги таких поставок за їх видами, територією та постачальниками і до 1 травня року, який передує поставці, подають їх регулювальними органами інших держав-учасниць СНД за погодженими формою і номенклатурою в частині взаємних поставок. Кожна держава-член Співдружності інформує всіх її учасників про повноважні органи, які мають право видавати повідомлення про прикріплення покупців до постачальників. Органи, що регулюють поставки, до 1 серпня доводять до кожної держави-учасниці виділені квоти поставок товарів за міждержавними угодами, а відповідно до одержаних квот кожному споживачеві до 1 вересня визначаються ліміти на виділені ресурси з видачею повідомлень про прикріплення покупця до підприємства-постачальника.
Поставки за актами прикріплення покупців до постачальників мають плановий характер, хоча покупець і постачальник (за наявності певних умов) можуть відмовитися від укладення договору.
Одержавши повідомлення про прикріплення, покупець у 20-денний строк надсилає постачальнику замовлення-специфікацію із зазначенням усіх умов, необхідних для поставки товару. Постачальник протягом 20 днів після одержання замовлення-специфікації повідомляє покупця про прийняття замовлення або надсилає свій проект договору.
Проект письмового договору у двох примірниках надсилається постачальником покупцеві і в тому разі, коли від останнього не надійшло замовлення на поставку. Для цього постачальникові дається 20-денний строк з моменту одержання повідомлення про прикріплення. Договір підписується керівником суб'єкта господарювання або уповноваженими ним особами, скріплюється печатками. При укладенні договору шляхом обміну листами, телеграмами, телетайпограмами або через засоби телекомунікації кожна із сторін повинна мати докази, які підтверджують поправлення (передачу) іншій стороні відповідних пропозицій та одержання відповіді на них.
Сторона, яка одержала проект договору, в 20-денний строк підписує його і один примірник повертає другій стороні. Якщо в неї є заперечення щодо поданого проекту, договір підписується з протоколом розбіжностей, про що в обов'язковому порядку робиться застереження в договорі. У разі відсутності такої відмітки заперечення не мають юридичної сили.
Одержавши договір з протоколом розбіжностей, постачальник у 20-денний строк розглядає ці розбіжності, включає до договору усі прийняті ним пропозиції покупця, в неприйняті умови в цей же самий строк передає органові, що вирішує господарські спори за місцем знаходження постачальника. Якщо розбіжності не будуть передані на вирішення зазначеного органу, то договір вступає в силу в редакції сторони, яка склала протокол розбіжностей.
ІІ. ЗМІСТ І ВИКОНАННЯ ДОГОВОРУ ПОСТАВКИ
Договір поставки може виконувати роль основного документа, що визначає права та обов'язки сторін, якщо в ньому чітко і повно викладено необхідні умови поставки.
Відповідно до статті 153 ЦК України договір вважається укладеним, коли між сторонами в потрібній у належних випадках формі досягнуто згоди за всіма істотними умовами. Істотними умовами договору поставки є: кількість, номенклатура (асортимент), якість, строки поставки, ціна товару, відвантажувальні та платіжні реквізити. У разі відсутності таких істотних умов у договорі, договір поставки вважається неукладеним.
Умови про комплектність і порядок розрахунків вважаються істотними, якщо на цьому наполягає одна зі сторін або коли це випливає з змісту поставки.
При укладенні довгострокового договору зазначені вище умови погоджуються на перший рік поставки. На наступні роки вони повинні бути погоджені не пізніше як за 45 днів до початку періоду поставки.
Кількість визначається на основні замовлення покупця. Для підприємств-постачальників найважливіших видів матеріально-технічних ресурсів у разі необхідності можуть встановлюватись спеціальні квоти (державне бронювання) на обов'язковий продаж цих ресурсів виконавцям державних замовлень, які мають стратегічне значення і пов'язані з підтриманням необхідного рівня обороноздатності країни та її безпеки.
З визначенням кількості належної до поставки продукції тісно пов'язане поняття асортименту. Перш за все асортимент - це розподіл товарів за окремими групами та їх співвідношення. Він обумовлюється або в самому договорі, або в спеціалізації, яка додається до договору і є його невід'ємною частиною. Якщо йдеться про поставку продукції, замість терміна "асортимент" іноді вживається рівнозначний йому термін "номенклатура". Також розрізняють асортимент:
1) груповий;
2) розгорнутий.
Під груповим асортиментом визначають співвідношення більш-менш значних груп певної продукції, обумовленої в договорі.
Розгорнутий асортимент - це характеристика в договорі окремих груп належної до поставки продукції більш детальними показниками (за артикулами, фасонами, моделями, розмірами тощо).
Розгорнута номенклатура (асортимент) належної до поставки продукції визначається в договорі на основі замовлення покупця. Постачальник повинен задовольняти вимоги покупця за номенклатурою, якщо вони відповідають спеціалізації і профілю постачальника. Якщо в ході виконання договору постачальник допускає відхилення від погодженого асортименту, то діє таке правило: поставлена продукція однієї назви, що входить в асортимент, не зараховується в покриття недопоставки продукції іншої назви, крім випадків, коли поставку здійснено з попередньої згоди покупця або останній прийняв продукцію для використання.
Однією з істотних умов договору, яка характеризує предмет поставки з точки зору придатності його до використання за цільовим призначенням. є умова щодо якості продукції. За якістю продукція і товари повинні відповідати стандартам, технічним умовам, еталонам, зразкам або умовам договору. Якість за договором поставки - це сукупність властивостей і характеристик, які відображають рівень новизни, надійність, довговічність. економічність продукції і зумовлюють здатність її задовольняти відповідно до свого призначення потреби споживачів.
Декретом Кабінету Міністрів України визначено1, що нормативні вимоги щодо якості встановлюються такими видами нормативних документів із стандартизації:
а) державними стандартами України
б) галузевими стандартами;
в) стандартами науково-технічних та інженерних товариств і спілок;
г) технічними умовами;
д) стандартами підприємств.
У договорі на поставку продукції потрібно зазначити посилання на нормативні документи, що пройшли державну реєстрацію, за якими буде поставлятися продукція.
Договором можуть бути передбачені більш високі вимоги щодо якості продукції порівняно з нормативними документами. Це дає змогу своєчасно врахувати зростаючі вимоги споживачів. Виготовлювач засвідчує якість продукції відповідним документом, який надсилається покупцеві разом з продукцією, якщо інше не передбачено обов'язковими правилами чи договором.
За статтею 250 ЦК України гарантійний строк - це передбачений стандартом, технічними умовами або договором більш тривалий, порівняно із загальними строками якості перевірки строк для виявлення покупцем недоліків поставленої продукції.
Сторони можуть визначати гарантійні строки у договорі, якщо вони не передбачені нормативними документами, і навіть продовжувати вже встановлені гарантійні строки.
Характеристика предмету договору поставки іноді пов'язана з визначенням комплектності продукції. Дотримання умови про комплектність поставки має надзвичайно важливе значення у справі своєчасного і раціонального використання машин, устаткування, в освоєнні нових виробничих потужностей, бо поставлений без якихось складових частин агрегат осідає у споживача мертвим вантажем.
Продукція повинна поставлятися комплектно, відповідно до вимог стандартів, технічних умов або прейскурантів. Якщо комплектність не визначена цими документами, вона в необхідних випадках обумовлюється договором. У договорі може бути передбачено поставку продукції з додатковими до комплекту виробами або без окремих непотрібних покупцеві виробів, що входять до комплекту2.