Внедрение системного информационного комплекса в офисе туристской компании (стр. 6 из 9)

· автоматизация документооборота, получение и анализ статистической информации (списки заезжающих, объем продаж по различным критериям, списки наиболее популярных объектов размещения, активных клиентов и т.д.),

· контроль за поступлением платежей и расчет с поставщиками, не выходя из офиса (при договоре с банком “Платина”).

Турагентства также получают свои преимущества при работе с СКА:

· сотрудничество с туроператорами, объектами размещения и клиентами в режиме on-line, доступ к информации о поступлении оплаты на счет продавца турпродукта;

· бронирование услуг и немедленное оформление необходимых документов в случае подтверждения, оплата забронированных услуг, не выходя из офиса;

· расширение собственного ассортимента предлагаемых продуктов за счет предложения услуг туроператоров и производителей, а также получение комиссии в размере 10% от стоимости их реализованных услуг;

· круглосуточная работа в системе, решающая проблему разницы часовых поясов между агентством и туроператором, и отсутствие сложного телефонного дозвона до туроператора, особенно в разгар сезона.

Как уже упоминалось, комплекс состоит из двух систем – ИПС и СБП, из которых последняя представляет наибольший интерес для пользователей услуг компании “Алеан”. Ее структура отображена на нижеследующем рисунке.

			Системный Комплекс Алеан
ИПС						СБП
Информационно-поисковая Система						Система бронирования и продаж
Системный блок №1						Системный блок №2					Системный блок №3
Производитель (поставщик) услуг						Оператор услуг, администратор продаж					Покупатель услуг

Договора, квоты ус-луг и бронирование, списки заезжающих, акты сверки

Объекты размеще-ния, договора, кво-ты услуг и брониро-вание, счета и опла-та брони, акты све-рок и отчеты

Квоты мест и бронирование, состояние заявок, заявки и счета

Рис. 2.2-1 Структурное построение СКА и системных блоков СБП

Системный блок №1, предназначенный для производителя услуг, отвечает за формирование условий тура и передачу квоты услуг оператору для обеспечения контроля за их реализацией, а также для получения отчетов.

Системный блок №2 создан для оператора услуг (субъекта туррынка, получающего или владеющего квотой) и администратора продаж (участника СБП, наделенного дополнительными правами по регулированию продаж в СКА) и предназначен для приема квоты услуг, подготовленных с помощью первого блока, формирования цен и предложений для покупателей услуг, составления списков заезжающих клиентов с автоматической передачей их производителю, сверок по расчетам за реализованные услуги, формирования нового пакета услуг и его корректировки.

Системный блок №3, предназначен для покупателя услуг. С его помощью осуществляется бронирование квоты услуг, выставленной на продажу оператором, контроль процесса прохождения у него заявки, просмотр и печать заявок, а также выписка счетов.

Все системные блоки имеют набор функций, использование которых зависит от уровня доступа конкретного пользователя СКА. Например, каждому работнику турфирмы присваивается персональный пароль, обеспечивающий ему доступ к информации того отдела, сотрудником которого он является (администрации, бухгалтерии, отдела по работе с клиентами и т.д.). Примерно также обстоит дело и с корпоративными клиентами.

Так как на туристском рынке практически все участники на сегодняшний день выполняют несколько функций (одновременно и производителя, и оператора, и покупателя), то каждый участник системы бронирования в зависимости от решаемых задач имеет возможность использовать как любой из блоков отдельно, так и их совокупность. Например, объект размещения формирует тур и предоставляет квоту услуг туроператору (блок №1) или напрямую частным клиентам и турагентам (блок №2). Для того же, чтобы отправить свой персонал в командировку, руководство объекта использует блок №3 (варианты использования блоков представлены в приложении 21).

На сегодняшний день, в виду сложившейся экономической ситуации, одной из основных проблем, связанных с деятельностью автоматизированных систем бронирования на российском рынке туристских услуг, является осуществление взаиморасчетов между участниками системы. В СКА способы осуществления платежей между производителем услуг, оператором и покупателем определяются договорами (см. Рис.2.2-2). Так, расчеты оператора с производителем услуг ведутся согласно заключенному между ними прямым договором, система же только формирует акт сверки, показывая суммы задолженностей.

Оператор услуг			Агентский договор			Покупатель услуг
Туроператор	Туроператор
			Ск Алеан
	Продукт	Брониро-
		вание		Турагент
	Корпоративный клиент
			Объект размещения	Оплата
Оплата		РКЦ “Алеан”		Оплата
Компания “Алеан”
		Договор на обслуживание			Договор на обслуживание

Рис. 2.2-2 Схема осуществления платежей между участниками системы

Заявка на забронированные услуги хранится в системе в течение трех дней, по истечении которых она либо переходит в разряд реализованных (при оплате), либо аннулируется с предварительным уведомлением продавца, который, при наличие прямого договора с СКА, вправе продлить ее. Кроме этого, система предполагает аннуляцию таким образом, чтобы избежать удаления той брони, по которой оплата произведена, но информация об этом в систему еще не внесена. При отсутствии же прямого договора между оператором и покупателем система автоматически аннулирует заявки по истечении срока бронирования.

В условиях нестабильной российской экономики, а также по ряду некоторых объективных причин (например, задержки платежа банком на срок более 3-х дней), опасности автоматического аннулирования заявки в равной мере подвергаются как организации, заключившие прямые договора с СКА, так и компании, у которых они отсутствуют. Во избежание подобной ситуации “Алеан” предлагает всем своим клиентам использовать собственный расчетно-кассовый центр. В этом случае, при поступлении средств покупателя на счет РКЦ “Алеан” сам вносит в систему информацию об оплате и переводит ее на расчетный счет оператора (см. Рис. 2.2-2 и приложение 22).

Технология подключения к СКА очень проста: располагая компьютером с процессором не ниже, чем PC-386, и модемом, необходимо заключить договора на обслуживание с компанией “Алеан” (пример агентского договора приведен в приложении), провайдером услуг сети Интернет и банком “Платина” (на открытие и обслуживание транзитного счета для оплаты счетов, не выходя из дома, а также для быстрого получения и автоматического отслеживания платежей); выделить определенное количество сотрудников для обучения работе в системе и сети Internet, распределить для них права доступа. И после этого, согласовав все спорные вопросы, можно приступать к работе. Стоимость подключения к СКА и дополнительные расходы указаны в нижеследующей таблице.

Табл. 2.2-2 Затраты на подключение к Ск Алеан, $

Клиент	Агентство	Туроператор	Объект размещения	Поставщик услуг
Оборудование	700-1200 (в зависимости от конфигурации)
Услуги провайдера (в месяц)	35	35	35-200 для коммутируемого канала, 300-800 – для выделенного
Подключение к СКА	-	30	100*	100	100
Бронирование сегмента	-	1	-	-	-
Абонентская плата	-	-	100	100	100
Обучение работе в СКА	-	Бесплатно
Обучение работе в сети Интернет (час)	10	Бесплатно	10	10	10

Прежде чем перейти к расчету показателей эффективности внедрения автоматизированной информационной системы в офисе туристской компании, сформулируем выводы по проектной части данной дипломной работы.

1. Задачей предварительного моделирования предстоящих этапов внедрения информационных технологий на предприятиях российской индустрии туризма является оптимизация усилий, направленных на формулировку целей и задач будущей автоматизации, проведение исследований, анализ рисков и определение способов их устранения, выбор оптимальных вариантов внедряемых технологий и поиск их поставщиков, расчет потребностей в ресурсах и калькуляцию затрат, осуществление контроля за ходом выполнения работ и анализ полученного опыта.