Проведення інвентаризації містить складається з таких заходів:
здійснення науково-технічного, правового й економічного аналізу результатів науково-технічної діяльності з метою виявлення в них потенційно охороноздатних, які не є об'єктом виключних прав на результати науково-технічної діяльності;
ідентифікація суб'єктів прав на виявлені результати;
розроблення рекомендацій про одержання правової охорони на виявлені результати та використання їх у цивільному обороті.
При проведенні інвентаризації прав на результати науково-технічної діяльності робоча інвентаризаційна комісія аналізує такі документи:
документи, що підтверджують права правовласника, зокрема й захисні документи, договори про поступлення прав, ліцензійні договори, установчі документи, документи, пов'язані з виконанням науково-дослідних, дослідно-конструкторських і технологічних робіт;
первинні облікові документи, що відбивають факт надходження або вибуття відповідних об'єктів обліку в організації. Метою науково-технічного аналізу є виявлення результатів науково-технічної діяльності. Метою правового аналізу є визначення
правовласника на кожен виявлений результат науково-технічної діяльності, зокрема й установлення чинності документів, що підтверджують права правовласника. Метою економічного аналізу є визначення комерційної цінності та перспектив комерційної реалізації виявлених результатів науково-технічної діяльності і прав на них.
Ідентифікація суб'єктів прав на виявлені результати науково-технічної діяльності здійснюється за результатами проведеного правового аналізу документів і відомостей.
На підставі проведеного науково-технічного, правового й економічного аналізів, а також результатів проведеної ідентифікації суб'єктів прав на результати науково-технічної діяльності за кожним виявленим результатом науково-технічної діяльності інвентаризаційна комісія готує рекомендації зі здійснення юридично значущих дій для одержання охоронного документа або збереження інформації про виявлений результат науково-технічної діяльності в режимі комерційної таємниці для правомірного використання в цивільному обороті.
Облік виявлених при інвентаризації прав інтелектуальної власності здійснюється відповідно до нормативно-правових актів про бухгалтерський облік і звітність, а також іншими нормативно-правовими актами, що визначають порядок обліку ОПІВ.
Права на об'єкти права інтелектуальної власності в ринкових умовах використовуються у виробничо-господарській діяльності організацій і підприємств як нематеріальні активи. Бухгалтерський облік нематеріальних активів є складним завданням для бухгалтерів, тим більше, що для них, як правило, не зрозумілі особливості прав на об'єкти права інтелектуальної власності, а саме: розподіл цих прав між суб'єктами права, обмеження прав у часі та за територією тощо.
Ситуація прояснилася після набрання чинності Положення бухгалтерського обліку 8 "Нематеріальні активи". Це Положення визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про нематеріальні активи та розкриття інформації про них у фінансовій звітності. Норми цього Положення застосовують підприємства, організації та інші юридичні особи всіх форм власності, крім бюджетних установ. Це Положення не поширюється на такий "синтетичний" об'єкт інтелектуальної власності, як гудвіл.
Бухгалтерський облік прав на об'єкти права інтелектуальної власності ведеться щодо кожного об'єкта за такими групами:
права на комерційні позначення, комерційні;
права на результати науково-технічної діяльності інтегральних мікросхем, комерційні таємниці, зокрема й ноу-хау, захист від недобросовісної конкуренції тощо);
авторське право та суміжні з ними права, виконання, фонограми, відеограми, передачі організацій мовлення тощо).
Придбаний або отриманий нематеріальний актив відбивається в балансі, якщо є ймовірність одержання майбутніх економічних вигід, пов'язаних з його використанням, та його вартість може бути достовірно визначена.
Нематеріальний актив, отриманий у результаті розроблення, слід відбивати в балансі за умов, якщо підприємство має:
намір, технічну змогу та ресурси для доведення нематеріального активу до стану, в якому він придатний для реалізації або використання;
можливість отримання майбутніх економічних вигід від реалізації або використання нематеріального активу;
інформацію для достовірного визначення витрат, пов'язаних з розробленням нематеріального активу.
Якщо нематеріальний актив не відповідає вказаним критеріям визнання, то витрати, пов'язані з його придбанням чи створенням, визнаються витратами того звітного періоду, протягом якого їх здійснено без визнання таких витрат у майбутньому нематеріальним активом.
Не визнаються активом, а підлягають відбиттю в складі витрат Того звітного періоду, в якому їх було здійснено, такі: ~ витрати на дослідження;
витрати на створення торговельних марок.
Придбані нематеріальні активи зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю.
Первісна вартість придбаного нематеріального активу складається з ціни придбання, непрямих податків, що не підлягають відшкодуванню, та інших витрат, безпосередньо пов'язаних з його придбанням та доведенням до стану, в якому він придатний для використання за призначенням.
Первісною вартістю безоплатно отриманих нематеріальних активів є їх справедлива вартість на дату отримання з урахуванням витрат, передбачених Положенням.
Первісною вартістю нематеріальних активів, що внесені до статутного капіталу підприємства, визнається погоджена засновниками підприємства їх справедлива вартість з урахуванням витрат, передбачених Положенням.
Первісна вартість окремого об'єкта нематеріальних активів, сплачених загальною сумою, визначається шляхом розподілу сплаченої суми пропорційно до справедливої вартості кожного з придбаних об'єктів.
Первісна вартість нематеріального активу, створеного підприємством, містить прямі витрати на оплату праці, прямі матеріальні витрати, інші витрати, безпосередньо пов'язані зі створенням цього нематеріального активу та приведенням його до стану придатності для використання за призначенням.
Первісна вартість нематеріальних активів збільшується на суму витрат, пов'язаних з удосконаленням цих нематеріальних активів і підвищенням їхніх можливостей та терміну використання, які сприятимуть збільшенню первісно очікуваних майбутніх економічних вигід.
Витрати, здійснювані для підтримання об'єкта в придатному для використання стані та одержання первісно визначеного розміру майбутніх економічних вигід від його використання, зараховуються до складу витрат звітного періоду.
Підприємство може здійснювати переоцінку за справедливою вартістю на дату балансу тих нематеріальних активів, щодо яких існує активний ринок. У разі переоцінки окремого об'єкта нематеріального активу слід переоцінювати всі інші активи групи, до якої належить цей нематеріальний актив. Якщо підприємство провело переоцінку об'єктів групи нематеріальних активів, то надалі вони підлягають щорічній переоцінці.
Переоцінена первісна вартість та накопичена амортизація об'єкта нематеріального активу визначаються як добуток, відповідно, первісної вартості або накопиченої амортизації та індексу переоцінки. Індекс переоцінки визначається діленням справедливої вартості об'єкта, який переоцінюють, на його залишкову вартість.
Після встановлення нематеріальних активів на бухгалтерський облік, починають діяти механізми їх амортизації.
Нарахування амортизації нематеріальних активів здійснюється протягом строку їх корисного використання, який встановлює підприємство при визнанні цього об'єкта активом, але не більше 20 років.
При визначенні строку корисного використання об'єкта нематеріальних активів слід ураховувати:
терміни корисного використання подібних активів;
моральний знос, що передбачається;
правові або інші подібні обмеження щодо термінів його використання та інші чинники.
Метод амортизації нематеріального активу підприємство обирає самостійно, на основі умов отримання майбутніх економічних вигід. Якщо такі умови визначити неможливо, то амортизація нараховується із застосуванням прямолінійного методу.
Під час розрахунку амортизованої вартості ліквідаційна вартість нематеріальних активів прирівнюється до нуля, крім випадків:
коли є безвідмовне зобов'язання іншої особи щодо придбання цього об'єкта наприкінці терміну його корисного використання;
коли ліквідаційна вартість може бути визначена на підставі інформації наявного активного ринку й очікується, що такий ринок існуватиме наприкінці терміну корисного використання цього об'єкта.
Нематеріальний актив списується з балансу в разі його вибуття або внаслідок продажу, безоплатної передачі або неможливості отримання підприємством надалі економічних вигід від його використання.
Фінансовий результат від вибуття об'єктів нематеріальних активів визначається як різниця між доходом від вибуття та їх залишковою вартістю.
Що стосується бюджетних установ, то бухгалтерський облік об'єктів права інтелектуальної власності для них регламентується Інструкцією з обліку нематеріальних активів бюджетних установ.
Згідно з цією Інструкцією в складі необоротних активів обліковуються авторські та суміжні з ним права та результати науково-технічної діяльності.
Для відбиття в бухгалтерському обліку вказаних об'єктів права інтелектуальної власності в План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Державного казначейства України від 10.12.99 №114 і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20.12.99 за №890/4183, внесено синтетичний рахунок 12 "Нематеріальні активи" та 13 "Знос необоротних активів".