При свидетельствовании копии с копии документа надлежит руководствоваться формами удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах, утвержденными Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 49 г. Москва "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. N 99", которые указывают на возможность только единожды засвидетельствовать копию с копии однажды уже засвидетельствованной копии документа. При этом на копии с копии должна быть выполнена удостоверительная надпись по форме № 51. Удостоверительной надписи для «копии с копии с копии с копии и т.д.» документа действующими формами не предусмотрено. Полагаю, что таким образом законодательно ограничено количество такого вида документов, поскольку удостоверительная надпись нотариуса на свидетельствуемых документах не может выполняться в произвольной форме, а только лишь по тем формам, согласно ст. 51 Основ, которые установлены Министерством юстиции РФ.
Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов Министерства иностранных дел РФ. Сущность легализации состоит в том, что российский консул за границей или Консульское управление Министерства иностранных дел устанавливают, что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены; в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.
При свидетельствовании копий для действия за границей документы должны изготавливаться полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования, как правило, не допускается. Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. В копии документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.
Засвидетельствовать можно любое количество копий и выписок из документов, регистрируя при этом в реестре каждую копию, присваивая каждой из них номер в реестре и взыскивая тариф за каждую из них.
Получив предъявленный для засвидетельствования копии документ, нотариус, в первую очередь, проверяет соблюдение формы документа и наличие в документе необходимых реквизитов, соблюдение ведомственных нормативных актов в отношении документов единого образца (дипломов вузов, средних специальных учебных заведений, свидетельств загсов, документов нотариальных контор и т.п.), также соотносит исполнение документа с требованиями: Государственного стандарта РФ ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28) и многих других нормативных актов.
Все они находятся в постоянном движении: изменяются, утрачивают силу, издаются новые. Сложность работы с копиями и состоит в том, что требуется постоянное отслеживание изменений требований к документам, их формам и реквизитам.
После этого целесообразно изучить содержание документа и выяснить, нет ли в нем каких-либо логических противоречий. В надлежаще составленном документе:
— бланк, оттиски печатей и штампов содержат одинаковое наименование учреждения выдавшего документ;
— содержание текста документа соответствует профилю деятельности учреждения, от имени которого документ исходит;
— дата выдачи документа не может предшествовать дате изготовления бланка;
— дата изготовления бланка и дата выдачи документа не могут, в свою очередь, предшествовать событиям, которые зафиксированы в этом документе;
— содержание текста документа не может противоречить известным историческим фактам. Например: документ, выданный до 1978 г., не может содержать слов «Советы народных депутатов»; в печати учреждения на документе, выданном до 1996 г., не может иметь место ИНН; в аттестатах о среднем образовании на бланках 2001 г. не может быть подписей более одной; в документе 1990 г. не может быть гербовой печати с государственной символикой в виде двуглавого орла; в документе, созданном до 1 июля 2003 г., не может быть государственной печати, изготовленной по ГОСТу, и т.д.
Частью 2 ст. 77 Основ предусмотрена возможность свидетельствования не только копии документа, но и выписки из него. Верность выписки из документа может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких, не связанных между собой вопросов.
Выписка должна воспроизводить полный текст, относящийся к конкретному вопросу. В качестве примера можно привести выписку из приказа, где отдельные параграфы приказа содержат не связанные между собой вопросы — назначение одного лица, увольнение другого, направление в командировку третьего и т.д.
Нотариус обязан тщательно сверить точное соответствие копии документу; удостовериться в том, что на нем отчетливо видны штамп и печать учреждения, дата выдачи документа, подписи должностных лиц с расшифровкой фамилии лица, подписавшего документ, что нет никаких не оговоренных исправлений, а также подчисток. Документ и свидетельствуемая копия должны быть написаны ясно и четко, приписки и поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Нотариус должен проверить также, выдан ли документ правомочной на то организацией.
Приписки и поправки, сделанные в документе, оговариваются за подписью лиц, подписавших документ, с приложением печати. Как правило, употребляются следующие формулировки оговорок — «вписанному «января» верить», «зачеркнутое «5» не читать», «исправленному «Ольга» верить». Оговорка должна быть выполнена так, чтобы исключить любые сомнения в правильности изложения содержания документа.
Приписки и поправки, сделанные в копии, свидетельствуемой нотариусом, оговариваются, как правило, отдельно под удостоверительной надписью со вторичным приложением печати.
Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью — это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия.
Необходимо прочеркивать (гасить) в копиях документов незаполненные до конца строки и другие свободные места — это не позволит в последующем делать дописки к тексту копии, засвидетельствованной нотариально. Также необходимо прочеркивать удостоверительную надпись с обратной стороны документа, если текст копии располагается только на одной странице листа. В случаях, если нотариус не гасит удостоверительную надпись, это может быть использовано для изложения на ней с обратной стороны любого другого текста и выдано за засвидетельствованный документ.
Нельзя свидетельствовать верность копии с документа, если его поверхность заламинирована или закрыта иным способом, поскольку в таком случае нотариус лишен возможности увидеть нарушение защитной сетки документа (она и наносится именно с целью защиты от вмешательства в документ), подчистку легко заретушировать, а взъерошенность волокон поверхности документа в месте подчистки будет скрыта пленкой. Более того, под такой пленкой невозможно отличить: представлен подлинник документа или изготовленная на высоком техническом уровне цветная ксерокопия документа.
2. Свидетельствование подлинности подписи на документе
Подлинность подписи может быть засвидетельствована нотариусом на любом документе, содержание которого не противоречит законодательным актам РФ. Кроме нотариусов, это нотариальное действие совершают также уполномоченные должностные лица органов местного самоуправления, а также консульских учреждений. В действующем законодательстве не ограничен круг документов, на которых может быть засвидетельствована подлинность подписи.
Чаще всего для совершения этого нотариального действия обращаются граждане, которые в силу каких-либо причин не могут лично явиться в организацию (учреждение) для подачи заявлений, имеющих юридическое значение (в нотариальную контору по месту открытия наследства, в загс для расторжения брака, установления отцовства, в бюро обмена, ГИБДД и т.д.), или должностные лица организаций для а свидетельствования подлинности подписи на банковских карточках.
Нотариусы не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, противоречащих действующему законодательству. Например, один из наследников, не оформлявший свое право на наследство у нотариуса, требует от другого наследника, получившего свидетельство о праве на наследство на жилой дом, денежную компенсацию за причитавшуюся ему долю дома и при этом обещает не подавать в суд иск. Свое обещание он облекает в форму заявления о том, что он не будет подавать в суд иск о признании за ним права на долю дома и обращается к нотариусу для засвидетельствования подлинности его подписи на этом заявлении. Однако свидетельствовать подлинность подписи на таком документе нотариус не должен, ввиду того, что содержание его противоречит норме, согласно которой отказ от права на обращение в суд недействителен (ч. 2 ст. 3 ГПК РФ).
Свидетельствуя подлинность подписи гражданина на документе, нотариус должен установить личность этого гражданина. При свидетельствовании подлинности подписей должностных лиц организаций нотариус должен не только установить личности должностных лиц, но и проверить их полномочия на право подписи. В подтверждение полномочий нотариусу представляются: