Проведению аттестации предшествует подготовительная работа, организуемая руководителем кадровой службы, который:
- разрабатывает критерии и показатели оценки по категориям должностей;
- подготавливает необходимое число бланков оценки деятельности работника;
- знакомит аттестуемых с инструкцией по заполнению бланка оценки;
- утверждает график проведения аттестации;
- готовит необходимые материалы на аттестуемых;
- оказывает организационно-методическую помощь подразделениям по проведению аттестации служащих.
На каждого подлежащего аттестации кадровая служба подготавливает необходимую документацию: бланк оценки деятельности работника, инструкцию по его заполнению и требования к должности аттестуемого.
Основными задачами аттестации могут являться:
1. объективная оценка деятельности работника и установление его соответствия занимаемой должности;
2. содействие повышению эффективности работы предприятия;
3. формирование высококвалифицированного кадрового состава предприятия;
4. выявление перспективы применения потенциальных возможностей руководителей и специалистов;
5. обеспечение возможности передвижения кадров;
6. стимулирование профессионального роста сотрудников.
В связи с этим, аттестация призвана содействовать определению общего кадрового потенциала и резерва кадров, а также увеличению (или уменьшению) оплаты труда конкретного работника.
Проведение аттестации предполагает дифференцированный подход к различным категориям сотрудников в соответствии с уровнем сложности решаемых задачи (или должностных обязанностей) и ответственности, содержащейся в должностных инструкциях сотрудников.
Применительно к аттестации локальное нормотворчество является действенным способом разрешения проблем, связанных с кадровой политикой организации. Аттестация и практическое применение посвященных ей внутренних документов могут содействовать решению следующих задач:
- апробирование новых форм участия работников в принятии управленческих решений;
- проверка профессиональной компетенции руководящих работников и специалистов;
- проверка эффективности форм и методик повышения квалификации работающих;
- планирование перемещения персонала посредством повышения квалификации, переводов или высвобождения;
- уменьшения затрат на оплату труда работников организации;
- изменение социальной политики организации.
В целях эффективного проведения аттестации должны быть разработаны соответствующие локальные акты и другие документы, обеспечивающие планомерность и объективность аттестации. Основным локальным документом (локальным нормативным актом), определяющим порядок проведения аттестации и реализацию ее решений, как правило, является положение об аттестации сотрудников организации. Разработка организацией собственного положения призвана детализировать порядок аттестации определить четкие последствия проведения аттестации для конкретных сотрудников, а также устранить противоречия между нормами Трудового Кодекса РФ и действующими нормативными правовыми актами. Внутреннее положение определяет систему аттестации сотрудников с целью определения профессиональной подготовленности и соответствия занимаемым должностям, а также порядок деятельности аттестационной комиссии. В положении об аттестации должны быть отражены разделы:
1. Общие положения;
2. Подготовка к аттестации;
3. Проведение аттестации;
4. Оценка аттестуемого работника;
5. Правовые последствия аттестации;
6. Порядок рассмотрения трудовых споров.
Вспомогательными актами, обеспечивающими организацию и проведение аттестации, являются правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурных подразделения, должностные инструкции работников. К документам, обеспечивающим стадии и процедуры аттестации, можно отнести приказы работодателя о проведении аттестации, отзывы на аттестуемых работников, аттестационные листы, графики проведения аттестации по категориям работников и структурным подразделениям, образцы протоколов заседания аттестационной комиссии и т.д. Аттестация может проводиться как планово, так и внепланово, по инициативе самого сотрудника или его непосредственного руководителя.
Период проведения плановой аттестации устанавливается исходя из необходимости ее проведения на предприятиях и организациях разных сфер деятельности.
Для проведения аттестации необходимо:
1. Образовать аттестационную комиссию (в зависимости от специфики деятельности предприятия может быть создано несколько аттестационных комиссий);
2. Составить списки работников, подлежащих аттестации, и график ее проведения;
3. Подготовить необходимые документы для работы аттестационной комиссии;
4. Утвердить перечень вопросов для аттестационных тестов.
Аттестационная комиссия состоит из председателя (в некоторых структурах председатель может иметь заместителя), секретаря и членов комиссии.
Ее состав утверждается руководителем предприятия.
Аттестационная комиссия определяет форму проведения аттестации.
Аттестационная комиссия может быть постоянно действующим органом, осуществляющим контроль за уровнем профессиональной квалификации специалистов организации. Предметом изучения комиссии являются отзывы о работе каждого сотрудника, составляемые его руководителем как по результатам отдельного задания, так и за определенный период.
Руководителем предприятия утверждается график проведения аттестации, который доводится до сведения каждого аттестуемого не позднее чем за месяц до начала аттестации. В графике указывается дата и время проведения аттестации, а также дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов на каждого аттестуемого.
Аттестация на предприятии может проходить в два или несколько этапов. Например: 1-й этап – тестовые испытания (тестирование); 2-й этап – индивидуальные собеседования.
В таком случае в рамках аттестации каждый сотрудник проходит профессиональное тестирование, позволяющее определить основные направления повышения квалификации как самого работника, так и коллектива в целом.
Цель первого этапа – оценка подготовленности сотрудника в области профессиональных знаний на основании результатов тестирования по темам, предложенных в тестах.
Для реализации этого этапа в организации должен быть разработан банк тестов, состоящий из вопросов с альтернативными ответами и задач по профессиональной тематике. Тесты должны охватывать весьма широкий круг вопросов и отражать все текущие изменения и дополнения, вносимые в действующую законодательную и инструктивную базу.
Подготовкой аттестационных тестов занимается либо аттестационная комиссия, либо другой постоянно действующий орган (подразделение) организации. Вопросы для включения в аттестационные тесты могут быть подготовлены ведущими специалистами. Количество вопросов, предложенных в пакете тестов, должно быть достаточным для формирования необходимого множества вариантов в зависимости от числа аттестуемых специалистов.
Аттестационная комиссия устанавливает количество (либо процент от общего числа) правильных ответов, определяющее успешное прохождение аттестационного тестирования. Для признания результата тестирования положительным количество правильных ответов не должно быть менее 2/3 от общего их числа.
Целью второго этапа аттестации – индивидуального собеседования – является принятие решения о соответствии сотрудника занимаемой им должности и выработка рекомендаций по совершенствованию организации работы специалистов и системы управления карьерой.
Не позднее чем за 2 недели до начала проведения плановой аттестации в соответствии с действующим внутренним нормативным актом в аттестационную комиссию на каждого аттестуемого сотрудника представляются специально подготовленные и оформленные соответствующим образом документы:
- анкетный документ (анкета), характеризующий личность работника (фамилия, имя, отчество сотрудника, занимаемая им должность на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность, перечень основных вопросов, в решении которых он принимал участие);
- итоговый лист с результатами тестирования (оформляется по итогам проведения тестирования);
- отзыв на подлежащего аттестации работника, подписанный его непосредственным руководителем и утвержденный вышестоящим руководителем.
Возможно наличие и других документов, необходимых для представления в аттестационную комиссию в соответствии с действующим локальным нормативным актом.
Отзыв является основным документом, характеризующим уровень теоретических и практических навыков работника, его личных и моральных качеств и соответствие этого уровня требованиям занимаемой должности.
При проведении аттестации сотрудника в отзыве о нем должны быть отражены, кроме показателей, являющихся общими для всех категорий работников, - уровень образования, объем специальных знаний, стаж работы в данной или аналогичной должности, а также должностях, позволяющих приобрести знания и навыки, необходимые для выполнения работ, предусмотренных по данной должности, - для каждой отрасли и группы сотрудников должны быть предусмотрены свои особые показатели и критерии оценки.
Например, в отзыв могут быть включены следующие характеристики: степень самостоятельности в отношении исполнения должностных обязанностей, качество их выполнения и ответственность за порученное дело, способность адаптироваться к новой ситуации применять новые подходы к решению возникающих проблем, умение организовать труд подчиненных, обеспечить руководство их работой, стиль общения с подчиненными, реально осуществляемый масштаб руководства и т.п.