Вторая, а именно концептуальная (собственно рациональная) фаза планирования тоже не имеет четких границ, поскольку некоторые элементы рациональной деятельности неизбежно возникают еще в процессе инициальной фазы. С другой стороны, концептуальная фаза как неизбежное уточнение плана часто продолжается и в процессе реализации по ходу окончательного оформления решения.
Третья фаза планирования, а именно фаза реализации, как уже было показано, не имеет четкой нижней границы, поскольку далеко не всегда концептуальную деятельность возможно отделить от волевых, распорядительных актов. В то же самое время распорядительный акт как таковой уже может иметь некоторый положительный эффект, т.е. его можно рассматривать и как акт четвертой (результативной) фазы.
Наконец, завершающая стадия планирования (фаза использования) интересна прежде всего той далеко нетривиальной мыслью, что планирование само по себе (еще до непосредственного исполнения поставленных целей) должно приносить пользу. Более того, речь идет не столько о пользе однократного характера, сколько о пользе долговременной.
Другая динамическая модель планирования включает в себя следующие стадии[14]:
— стадия формирования плана (стадия преформации)
— стадия утверждения плана (стадия формации)
— стадия осуществления плана (стадия реализации)
— стадия оценки результатов планирования
Данная модель в отличие от предыдущей позволяет более четко отграничить понятия «планирование в узком смысле» и «планирование в широком смысле». Так, в зависимости от поставленной задачи и имеющихся полномочий процесс планирования может быть завершен уже на стадии утверждения плана. В этом случае принято говорить о планировании в собственном, или узком значении.
Следующее преимущество данной динамической модели планирования заключается в том, что она открыта для более детальной дифференциации всего процесса. Так, данный процесс можно подразделить, по крайней мере, на девять фаз:
— формирование цели;
— анализ поставленной проблемы;
— поиск возможных альтернатив решения проблемы;
— прогноз возможных результатов для каждой альтернативы;
— оценка шансов и целесообразности каждой из альтернатив;
— принятие решения в пользу конкретной альтернативы действий;
— реализация принятого решения,
— оперативный и последующий контроль за ходом реализации цели;
— анализ допущенных отклонений в ходе ее реализации.
Данный дифференцированный вариант динамической модели, на наш взгляд, хорошо сочетается со спецификой местного самоуправления, поскольку предполагает максимальную вовлеченность в процесс планирования самых разных субъектов, включая и рядовых граждан и всех наличных сил и средств МСУ в ходе реализации поставленных целей.
2.2. Особенности и эффективность управленческих решений.
Управленческое решение представляет собой одноразовое воздействие управляющей системы на объект управления, содержащее формулировку цели действия и программу ее реализации. Управленческое решение является основной формой управленческой деятельности, необходимой для достижения определенной задачи[15].
Эффективность управленческих решений в значительной степени зависит от их качества. Под качеством управленческого решения понимается совокупность свойств, обеспечивающих его способность выполнять свое назначение в процессе управления. Эти свойства достигаются выполнением следующих основных требований к управленческим решениям: целенаправленности; научной обоснованности; своевременности; непротиворечивости; реальности; полномочности и правомерности; решения количественной и качественной определенности; гибкости; адресности и полноты оформления.
Форма изложения управленческого решения должна быть краткой, четкой, исключить непонимание или двойственность в толковании задач и указывать конкретные способы и средства осуществления действий, сроки исполнения, ответственных, ресурсы и т.д.
Одним из важнейших элементов процесса управления муниципальным образованием, с помощью которого обеспечивается взаимодействие управляемых и управляющих, является принятие и исполнение решений. Управленческое решение составляет главное средство управляющего воздействия, с помощью которого обеспечивается нормальное функционирование управляемых систем. Принятие решения представляет собой процесс, начинающийся с возникновения проблемной ситуации и заканчивающийся выбором решения, т.е. действием по устранению проблемной ситуации.
Основными требованиями к управленческим решениям являются:
— своевременность;
— обоснованность;
— директивность (обязательность исполнения);
— адресность;
— непротиворечивость (согласованность с ранее принятыми решениями);
— правомочность.
Решение проблем, как и управление — процесс, так как речь идет о нескончаемой последовательности взаимосвязанных шагов. Руководитель заботится не столько о решении как таковом, сколько обо всем, связанном с ним и проистекающим из него. Для решения проблем требуются не единичные решения, а совокупность выборов.
Первый шаг к решению проблемы — ее выявление. Полностью определить проблему зачастую трудно, поскольку все части организации взаимосвязаны. В крупной организации могут быть сотни взаимосвязей. Некоторые общие признаки возникновения проблемы в организации — уменьшение производительности, качества, увеличение издержек, многочисленные конфликты и большая текучесть кадров. Обычно несколько признаков дополняют друг друга. Их выявление помогает определить проблему в общем виде. Это способствует также сокращению числа факторов, которые следует учитывать применительно к управлению. Как правило, целесообразно избегать немедленного действия для устранения симптома, к чему склонны многие руководители. Предварительно необходимо глубоко проникнуть в суть для выявления причин неэффективности.
Для выявления причин возникновения проблемы необходимо собрать и проанализировать требующуюся внутреннюю и внешнюю информацию. Увеличение количества информации не обязательно повышает качество решения. Важно видеть различия между нужной и неуместной информацией и уметь одну отделять от другой.
Получить исчерпывающую точную информацию по проблеме может быть непросто. Следует учитывать, что психологические факторы часто несколько искажают информацию. Если работники считают, что руководство склонно видеть причину неприятностей в них, они сознательно или нет представят информацию, более благоприятно освещающую их позиции. Если руководитель не поощряет откровенность, работники могут просто сообщать только то, что желает услышать их начальник.
Когда руководитель диагностирует проблему с целью принятия решения, он должен отдавать себе отчет в том, что именно можно сделать. Многие возможные решения проблем организации не будут реалистичными, поскольку либо у руководителя, либо у организации недостаточно ресурсов для реализации принятых решений. Кроме того, причиной проблемы могут быть находящиеся вне организации силы — такие, как законы, которые руководитель не властен изменить. Ограничения корректирующих действий сужают возможности в принятии решений. Перед тем как переходить к следующему этапу процесса принятия решения, руководитель должен беспристрастно определить суть ограничений и только потом выявлять альтернативы. Если этого не сделать, может быть выбрано нереалистичное направление действий.
Возможные ограничения:
— неадекватность средств;
— недостаточное число работников, имеющих требуемую квалификацию и опыт;
— потребность в технологии, еще не разработанной или слишком дорогой;
— нормативные или этические ограничения.
Существенным ограничителем всех управленческих решений, хотя иногда вполне устранимым, является определяемый высшим руководящим звеном объем полномочий для всех членов организации.
Кроме формулирования ограничений, руководителю необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора — критерии принятия решений. Они выступают в качестве рекомендаций по оценке решений.
На следующем этапе осуществляется формулирование набора альтернативных решений проблемы. На практике руководитель редко располагает достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу. Более того, рассмотрение очень большого числа альтернатив, даже если все они реалистичны, часто ведет к путанице. Поэтому обычно число вариантов выбора для серьезного рассмотрения ограничивается всего несколькими альтернативами, которые представляются наиболее желательными.
Однако важно позаботится о том, чтобы был учтен достаточно широкий спектр возможных решений. Углубленный анализ трудных проблем необходим для разработки нескольких действительно различающихся альтернатив, включая возможность бездействия. Когда руководитель не в состоянии оценить, что произойдет, если ничего не предпринимать, существует опасность не устоять перед требованием немедленных действий. Принятие решения ради действия повышает вероятность реагирования на внешний симптом проблемы, а не на ее причину.
Отобрав основные альтернативы, соответствующие установленным критериям, необходимо оценить их. Исследования показали, что как количество, так и качество альтернативных идей растет, когда начальная генерация идей, альтернатив решения отделена от оценки окончательной идеи. Это означает, что только после составления перечня возможных решений следует переходить к оценке каждой альтернативы. При их оценке необходимо определить их основные достоинства и недостатки, а также возможные общие последствия. Любая альтернатива сопряжена с некоторыми отрицательными последствиями, и поэтому почти все важные управленческие решения носят компромиссный характер. Возможные решения необходимо сопоставить со стандартом, относительно которого можно измерить вероятные результаты реализации возможных альтернатив. Стандарт формируется на основе ранее разработанных критериев.
На этой стадии могут возникнуть связанные с сопоставлениями затруднения, поскольку невозможно сравнивать не однотипные вещи. Поэтому, по возможности, решения следует выражать в одной форме, желательно такой, в которой выражена цель. В муниципалитете главной целью обычно является предоставление наилучших услуг населению при наименьших затратах. Поэтому для сравнения последствий решений часто можно использовать денежное выражение. В случае, если это невозможно, можно использовать критерии, выраженные в баллах. Каждому критерию присваивается определенный вес, в зависимости от его значимости. Кроме характеристик последствий принятого решения необходимо оценивать вероятность его успешной реализации и возможные риски. Если последствия какого-то решения благоприятны, но шанс его реализации невелик, оно может оказаться менее желательным вариантом выбора.
Хотя идеальным считается достижение оптимального решения, как правило, на практике такое решение обычно не принимается. Решая проблему, руководитель обычно склоняется к поведению, которое считает удовлетворяющим требованиям, а не максимально эффективным. Обычно оптимальное решение или не обнаруживается из-за нехватки времени и невозможности учесть всю уместную информацию и альтернативы, или вероятность реализации оптимального решения относительно невелика. В силу этих ограничений руководитель, как правило, выбирает направление действия, которое представляется приемлемым, выполнимым, но необязательно наилучшим из возможных.