Основными задачами Отдела по связям со СМИ и общественными формированиями является:
– пропаганда и разъяснение среди населения проводимой Главой и администрацией района социально-экономической политики;
– анализ публикаций и выступлений средств массовой информации по формированию общественного мнения и обеспечение связи с ним;
– анализ проблем и прогноз путей национального возрождения народов, населяющих Нижнекамский муниципальный район, разработка предложений по укреплению межнациональных отношений;
– оказание содействия политическим партиям и общественным организациям;
– изучение проблем в деятельности научной и творческой интеллигенции и выработка концепции по их решению;
– оказание содействия в деятельности религиозных организаций;
– оказание содействия в деятельности редакции средств массовой информации города и района;
– рассмотрение и исполнение документов с резолюциями, поручениями Главы муниципального района в установленные им сроки;
– анализ и прогнозирование развития межнациональных, межконфессиональных взаимоотношений, взаимодействие с научной и творческой интеллигенцией;
– оказание помощи соответствующим организациям и службам города и района по обеспечению условий для воспитания и обучения в дошкольных учреждениях на родном языке;
– оказание практической и методической помощи по организации на предприятиях, учреждениях и организациях муниципального образования, кружков и краткосрочных курсов по изучению государственных языков Республики Татарстан и усвоению лексических минимумов по отраслям;
– организация работы по сбору, установлению, каталогизации географических объектов, а также вопросов написания топонимов, оформления вывесок, дорожных указателей, этикеток, ярлыков и инструкций всех видов выпускаемой продукции в соответствии с Законом Республики Татарстан «О языках народов Республики Татарстан».
Для исполнения возложенных на него задач специалист:
– организует подготовку и распространение в средствах массовой информации материалов о деятельности Совета Нижнекамского муниципального района и проводимых мероприятиях в виде сообщений, статей, специализированных программ и изданий;
– обеспечивает связь руководства Нижнекамского муниципального района со средствами массовой информации (участие в организации пресс-конференций, «прямых эфиров», брифингов и информационных встреч), устанавливает новые контакты со средствами массовой информации;
– осуществляет информационное сопровождение официальной делегации Совета Нижнекамского муниципального района, выезжающего с визитами в регионы Российской Федерации и за рубеж;
– поддерживает положительный имидж Главы района, формирует общественное мнение;
– организует информационное обеспечение мероприятий с участием Главы района;
– организует оперативное информирование Главы района о состоянии общественного мнения, об откликах на выступления и решения Совета в средствах массовой информации;
– участвует в организационном обеспечении мероприятий, проводимых Советом, организует сбор и обобщение информации о работе отделов, управлений, комитетов, администрации и профсоюзных комитетов предприятий независимо от их формы собственности, с населением по месту жительства, с общественными организациями;
– оказывает содействие журналистам, осуществляющим сбор и подготовку материалов для публикации, теле- или радиопередач;
– разрабатывает концепцию и план информационных поводов для выхода в средствах массовой информации материалов о деятельности Совета;
– участвует в подготовке целевых программ по сохранению и развитию национальных культур и реализации их в практической жизни;
– проводит аккредитацию СМИ;
– участвует в разработке PR-проектов;
– участвует в разработке комиссий, собраний, совещаний, заседаний, организуемых Советом.
Для осуществления своих должностных обязанностей специалист Отдела по связям со СМИ и общественными формированиями имеет право:
– в соответствии с действующим законодательством запрашивать в установленном порядке и получать от государственных органов, общественных объединений, предприятий, учреждений, организации необходимую информацию для исполнения должностных инструкций;
– пользоваться информационными банками данных структурных подразделений органов местного самоуправления и в установленном порядке банками данных иных органов государственной власти;
– принимать участие в работе комиссий, совещаниях, собраниях и других мероприятиях, проводимых Советом, а также в заседаниях Совета и постоянных комиссий;
– принимать самостоятельные решения в рамках поставленных положением полномочий;
– организовывать совещания и консультации с участием специалистов и представителей средств массовой информации;
– участвовать в мероприятиях, организуемых для средств массовой информации;
– посещать в установленном порядке органы государственной власти, предприятия, организации независимо от форм собственности, общественные организации для исполнения своих должностных обязанностей;
– участвовать в выпусках информационно-справочных, просветительских и рекламных материалов о деятельности органов местного самоуправления;
– вносить предложения Главе района о совершенствовании работы по освещению задач, функции и непосредственно деятельности Совета.
В своей работе специалисты Отдела по связям со СМИ и общественными формированиями руководствуются следующей нормативно-правовой базой:
– Конституция Российской Федерации;
– Конституция Республики Татарстан;
– Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
– Федеральный закон «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» №8-ФЗ от 8 января 1998г;
– Закон «О средствах массовой информации» №2124-1 от 27 декабря 1991г;
– Закон Республики Татарстан «О реестре муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Татарстан» №38-ЗРТ от 16 июня 2006г;
– Закон Республики Татарстан «О муниципальной службе в Республике Татарстан» №18-ЗРТ от 24 марта 2004г.
– Устав муниципального образования «Нижнекамский муниципальный район» Республики Татарстан.
А также другими федеральными законами и законами Республики Татарстан, подзаконными актами, действующими на территории республики, постановлениями и распоряжениями Главы муниципального образования Нижнекамский муниципальный район Республики Татарстан, Положением об Отделе и Должностной инструкцией специалиста отдела.
Наиболее важным направлением деятельности PR-отделов остаются личные контакты членов местной администрации с избравшей их общественностью. Эксперты считают, что если пришедшего в совет со своей проблемой посетителя приняли плохо и невнимательно, никакие последующие усилия не смогут сгладить неблагоприятного впечатления. Поэтому рекомендуется, чтобы все виды контактов были максимально вежливыми. С этой целью PR-отдел должен разработать стандарты письменных и устных обращений к посетителям, чтобы создать некий эталон. В некоторых советах PR-отделы организуют для новых сотрудников специальные курсы для ознакомления их с работой.
Главная задача руководителя PR-отдела — сделать все виды контактов администрации с населением максимально эффективными.
Таким образом, важнейшее направление деятельности Отдела по связям со СМИ – обеспечение руководства организации необходимой информацией о состоянии общественного мнения; основными формами деятельности отдела являются открытое общение путем личных контактов и с помощью СМИ, а также организация научных исследований; специалисты выступают в роли советников руководителей организации, помогающих им представить свои программы в качестве приемлемой для общества политики и получить его поддержку; в конечном счете, связь с общественностью, призвана обеспечить гармонизацию частных, общественных и государственных интересов.
2 Материально–техническое, организационное, кадровое обеспечение отдела по связям со СМИ и общественными формированиями
В современных условиях успешное установление и поддержание связей с общественностью невозможно без хорошей технической оснащенности соответствующих служб и персонала. Необходимо выделять средства на приобретение, эксплуатацию, ремонт, обслуживание и обновление необходимой оргтехники, средств связи, аудио- и видеоаппаратуры необходимых для нормального функционирования Отдела по Связям с общественностью и общественными формированиями. Каждому сотруднику отдела должен быть предоставлен для работы персональный компьютер, обязательно должен быть доступ в интернет, необходимы также для осуществления функций отдела такие технические средства, как: телефонные аппараты, принтер, сканер, факс, копировальная техника. Материально-техническое обеспечение Отдела по связям со СМИ и общественными формированиями удовлетворяет всем критериям, специалисты владеют необходимой техникой.
Кадровое обеспечение. Специалисты Отдела по связям со СМИ и общественными формированиями должны в совершенстве владеть навыками устной речи и приемами ораторского искусства, уметь вести телефонные переговоры и деловую переписку, знать правила организации официальных приемов, деловых встреч, презентаций и других PR-мероприятий. Для специалистов по связям с общественностью, обязательным является также знание иностранного языка, персонального компьютера и правил эксплуатации современной оргтехники.