Предъявление лицом, изъявившим желание заключить трудовой договор, установленных законодательством документов позволяет работодателю определить его деловые качества и решить вопрос о заключении с ним трудового договора. Отсутствие у работника необходимых документов, подлежащих предъявлению им при приеме на работу, обязывает работодателя оказать ему содействие в истребовании отсутствующих документов или запросить необходимую информацию у третьих лиц с согласия работника.
Законодатель не регламентирует правовые последствия, связанные с отказом лица на получение работодателем у третьих лиц информации, необходимой для заключения трудового договора (или для допуска к работе работника). По нашему» мнению, следует полагать, что подобное поведение лица, имеющего намерение заключить трудовой договор, дает правовое основание для отказа в приеме его на работу. Это связано с тем, что отсутствие предусмотренных трудовым законодательством документов не позволяет работодателю сделать вывод о возможности заключить с ним трудовой договор без нарушения обязательных правил приема на работу, установленных ТК РФ или иными федеральными законами. Отсутствие согласия лица на истребование необходимых документов (необходимой информации) у третьих лиц, представляется, следует расценивать как отсутствие деловых качеств претендента, позволяющих работодателю заключить с ним трудовой договор. О последствиях отказа в заключении трудового договора лицо, имеющее намерение вступить в трудовые отношения, должно быть извещено работодателем.
Такое правило не распространяется на случаи, когда работодатель в нарушение ст. 65 ТК РФ требует от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные действующим трудовым законодательством.
Пункты 4, 5 ст. 86 ТК РФ устанавливают гарантии равенства возможностей работников без всякой дискриминации на продвижение по работе независимо, например, от его политических, религиозных и иных убеждений, а также независимо от членства в профсоюзе. Этим обусловлено наложение запрета на получение и обработку персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности. Исключения из этого правила могут устанавливаться федеральными законами, например для государственных служащих, работников правоохранительных органов, судей и др. Так, например, в соответствии со ст. 3 Закона РФ от 26 июня 1992 г. «О статусе судей в Российской Федерации»1 судья не вправе принадлежать к политическим партиям и движениям. Получение или проверка информации в этом случае обусловлены требованиями, предусмотренными для данной категории работников.
По общему правилу, запрещается запрашивать информацию о состоянии здоровья работника. Исключение из этого правила составляют сведения, необходимые работодателю для решения вопроса о возможности допустить того или иного работника к выполнению определенной работы.
Следует отметить, что в соответствии с требованиями ст. 31, 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. персональные данные работника, содержащиеся в медицинских документах, составляют врачебную тайну и могут предоставляться без его согласия только в отдельных случаях и порядке, определяемых указанными выше нормами.
Лица, которым при обучении, исполнении профессиональных, служебных и иных обязанностей стали известны сведения, составляющие врачебную тайну, несут юридическую ответственность за ее разглашение.
Работодатель при принятии решений, затрагивающих интересы работника, не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения информации, представляющей собой персональные данные работника.
В соответствии с п. 2 ст. 4 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации» правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:
— порядок документирования информации;
— право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
— категорию информации по уровню доступа к ней;
— порядок правовой защиты информации.
5. Документирование информации
Работодатель обязан вести особую группу документов в делопроизводстве, которые представляют собой документацию по личному составу (они также известны под названием «кадровая документация»). Документирование информации в силу п. 1 ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Порядок ведения трудовых книжек закреплен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной Госкомтрудом СССР и ВЦСПС 20 июня 1984 г., в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. с последующими изменениями и дополнениями.
Разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам (например, ГОСТ 6.10.1—88. Унифицированные системы документации. Основные положения; ГОСТ 6.38—90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ 16487—83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 6.30—97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).
В зависимости от специфики работы федеральными законами, иными нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к получению, обработке и хранению персональных данных работников.
6. Хранение информации
Обязанностью работодателя является обеспечить надлежащее хранение информационных ресурсов, касающихся конкретных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями (персональных данных работника), в строгом соответствии с требованиями федеральных законов, иных нормативных правовых актов, регламентирующих защиту персональных данных работника от неправомерного использования или утраты. , Работодатель своими силами и за свой счет должен организовать хранение персональных данных работника таким образом, чтобы не только обеспечить их защиту от неправомерного использования или утраты, но и предоставить работнику возможность реализовать свое право на ознакомление со всей информацией о нем, имеющейся (хранящейся) у работодателя. Для этого работодатель, его представители обязаны создать необходимые условия, используя все организационно-технические средства. К ним относятся, например, предоставление необходимого помещения, иных технических средств (сейфа, металлического несгораемого шкафа); ограничение доступа лиц к персональным данным работника; установление определенных требований, предъявляемых к получению, обработке, хранению и использованию персональных данных; ознакомление с требованиями по обработке персональных данных лиц, осуществляющих их обработку, установление персональной юридической ответственности должностных лиц, непосредственно осуществляющих их обработку, за нарушение порядка получения, хранения, использования указанной информации и передачи ее третьим лицам.
Использование персональных данных работника осуществляется путем:
— передачи их другим лицам с учетом требований, предъявляемых ст. 88 ТК РФ, или любым другим способом, не противоречащим требованиям действующего законодательства;
— предоставления работнику свободного бесплатного доступа к своим персональным данным в соответствии со ст. 89 ТК РФ, получения им необходимых сведений от работодателя.
7. Передача персональных данных
Передача персональных данных работника осуществляется:
— в пределах одной организации;
— третьей стороне.
Законодательством установлены достаточно жесткие требования, которые должны соблюдаться при передаче персональных данных как в пределах одной организации, так и при передаче их третьим лицам.
В соответствии с требованием ст. 88 ТК РФ в пределах одной организации передача персональных данных работника осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку.
К требованиям, предъявляемым при передаче персональных данных работника в пределах одной организации, относится:
1) соблюдение положений локального акта, регламентирующих порядок обработки, хранения и использования персональных данных работника;
2) установление доступа к персональным данным работника только специальным уполномоченным лицам;
3) ограничение информации, составляющей персональные данные работника, при передаче этих сведений представителям работника. В соответствии с этими требованиями работодатель должен передавать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
К требованиям, предъявляемым при передаче персональных данных работника третьим лицам, относятся:
1) наличие письменного согласия работника на передачу третьей стороне его персональных данных, в том числе в коммерческих целях. Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также случаи, установленные федеральным законом;