Въехав в Кремль, послы должны были спешиться на некотором расстоянии от дворцовых лестниц. В приемную палату входили двумя путями: один, более длин¬ный, вел через лестницу и паперть Благовещенского собора, другой — через Сред¬нюю лестницу и Красное крыльцо. Первыми шли обычно послы христианских го¬сударств, вторыми — мусульманских, перед послами шел секретарь посольства, высоко подняв в руке «верющую» (верительную) грамоту, завернутую в камку (шелковая ткань). На лестнице и в покоях, через которые проходили послы, стояли дворяне, рынды (юноши с алебардами) в нарядных шелковых белых одеж¬дах, приказные люди и гости (купцы) «в золотом платье» и в меховых шапках, а низкие чины—«в чистом платье». Прием проходил в различных помещениях дворца — в Столовой палате, в одной из Золотых подписных, иногда в Грановитой.
Россия постоянных дипломатических представительств за рубежом до начала XVIII в. не имела. По мере необходимости послами назначались люди, пользовав¬шиеся доверием царя и Боярской думы. Часто послы были членами Боярской думы, носили думные чины. В XVII в. среди послов встречаются представители среднего московского и выборного городового дворянства. Наименование глав посоль¬ства зависело от важности и характера дипломатической миссии. В XVI— XVII вв. употребляются следующие названия лиц, посылавшихся с дипломатиче¬скими поручениями в иностранные государства: «послы великие», «легкие послы», «посланники», «гонцы», «посланцы». Юридическая сторона ранговой иерархии под¬креплялась и финансовой, т. е. денежными выдачами и поместными пожалования¬ми. Послы, будучи доверенными лицами царя, имели право вести переговоры, подписывать соглашения, вырабатывать проект договора, но утверждение того или иного решения зависело от верховной власти. Посланники выбирались из числа дворян, дьяков, реже подьячих я досылались по менее важным делам. Гонцы обя¬заны были доставить ту или иную грамоту или передавали поручения устно, но не вступали в дипломатические переговоры. Выбирались гонцы из числа подьячих, толмачей, стольников и пользовались они правами дипломатических агентов.
Представители всех дипломатических рангов должны были настаивать, чтобы их сначала принял монарх или глава правительства, и категорически отказывались вступать в переговоры с советниками. Иногда посылались люди с секретными по¬ручениями, чтобы доставить секретную грамоту или узнать какие-либо сведения: «Отпущен тайно к цесарю с грамотой московский торговый человек Тимоха Вы¬ходец».
Содержались послы во время своего пребывания за границей в счет того го¬сударства, на территории которого они находились. Размер денежного и поместного жалованья, получаемого членами посольств в России, устанавливался, исходя из предыдущей дипломатической практики, и зависел от страны назначения. Согласно предшествующим «посылкам», делались выписки «на пример», по которым опреде¬лялись оклад и размер награждения того или иного дипломата в соответствии с его рангом. Денежное жалованье равнялось прежнему окладу за два года и добавочной сумме на подмогу», равную годовому окладу. Система материального обеспечения посольств зависела от занимаемой должности и от размера предыдущего оклада и чина в большей степени, чем от результата посольства. Показателен в этом отно¬шении указ 1621 г. царя Михаила Федоровича и его отца патриарха Филарета, который был дан в ответ на челобитную «дворян больших и из городов» с прось¬бой не посылать их в разные государства в чине меньшем, если они или их предки до этого имели на посольской службе звание, большее по рангу.
После выполнения посольством его миссии глава правительства страны, в ко¬торой посольство пребывало, устраивал последний прием: прощался с послами, передавал поклон великому князю или царю и говорил, что он пошлет к нему своего посла. По мере надобности послам вручались ответные документы. Затем посольство, как правило, торжественно провожали до того места, где его ждали приставы, сопровождавшие послов до границы. На границе их встречали русские приставы и сопровождали к столице.
Краткий отчет о результатах посольской миссии отправлялся с гонцом в Моск¬ву сразу же по прибытии на родину. Затем царь совместно с думным посольским дьяком выслушивал отчет посла. После чего следовали «распросные речи», текст которых фиксировался. Эти записи представляют свидетельства различных лиц (посла, дьяка, подьячего или переводчика), чаще всего о поведении членов посоль¬ства, конфликтах между ними, уточнение отдельных деталей хода переговоров. «Распрос» вели думный дьяк и его «товарищ». Главным же отчетным документом посольств были статейные списки, получившие свое наименование в связи с осо¬бенностью изложения по статьям и пунктам наказа.
Отчеты послов — не только чрезвычайно важный источник для истории меж¬дународных отношений, это еще и свидетельство очевидца обо всех событиях, свя¬занных с дорогой и пребыванием в той или иной стране. Так в статейном списки Я. Молвянинова и Т. Васильева, ездивших послами в 1582—1583 гг. к императору и римскому папе, сохранилось описание Венеции: «А город Венеция стоит не на море, на заливе морском, на мели, на островах в разных местах; а до большого моря от города Венеции до берегу версты с две; а взливается под город морская вода и отливается назад в море, в день и в ночь по шести часов; шесть часов воды убывает, а шесть прибывает ... а винограды и сады всякие по монастырем и по го¬роду во многих местах; а меж домов улицы речки, а иные воды перекопные: а река большая сквозь посаду прошла и пала в море в том устье, где к Венеции порота морские, и корабли тою рекою под Венецию приходят».
Посольские книги составляли значительную часть Царского архива XVI в„ а затем легли в основу архива Посольского приказа. Поступая в архив, книги в столбцы посольских дел размещались в бархатных, дубовых и окованных ящиках, осиновых «коробьях» и холщовых «мехах». В распределении посольских докумен¬тов к концу XVI в. наметилась определенная система. Прежде всего, обозначились две основные группы: дела европейских государств и дела «азиатские». Внутри этих групп документы систематизировались по подгруппам. В 1720 г., согласно ука¬зу Петра 1, был образован Московский архив Коллегии, впоследствии Министерства иностранных дед. Коллегия поручила архивариусу А. Почайнову разобрать и описать дела Посольского приказа, Посольской канцелярии и Комиссии иностран¬ных дел, хранившиеся в Петербурге и Москве. Вся эта документация занимала «множество сундуков, ящиков, коробей и коробов с книгами старыми и с столпа¬ми и с тетрадями и со всякой рознью».
В первую очередь выделили договоры с иностранными государствами, а также грамоты иностранных государей и расположили этот материал по державам. За¬тем выделили статейные списки в книгах, тетрадях и дипломатическую переписку. Таким образом, материалы Посольского приказа разделили на три группы, которые не соответствовали функционально обусловленному разделению Посольского при¬каза на административные части, или повытья. Известный археограф Н. Н. Бантыш-Каменский в конце XVIII в. с удивительной скрупулезностью составил несколько десятков реестров различным частям дипломатического архива, закрепив собрание по фондам. В качестве фондообразователя выступали отдельные страны. Указанное разделение и классификация сохранились до наших дней.
Посольский приказ был не только органом международной политики, но и своего рода культурным центром страны. В стенах приказа зародилась мысль о необ¬ходимости составления трудов по истории страны, которые отражали бы величие России и утверждали ее международный авторитет. Во второй половине XVII в. в Посольском приказе составлялись исторические и переводились иностранные со¬чинения, содержавшие сведения по русской истории, внешним сношениям, а также книги об избрании на царство и родословные московских государей. Все книги, как правило, иллюстрировались рисунками, портретами и украшались орнаментом. «А служа вам, великим государям, и, желая вашей к себе милости,— писал воз¬главлявший в XVII в. Посольский приказ А. С. Матвеев,— сделал книги с товари¬щами своими, и с приказными людьми, и с переводчиками в Посольском приказе, какие не бывали». «Первая книга: всех великих князей Московских и всея России самодержцев персоны, и титла, и печати, как они, великие государи, сами себя описывали; также и всех государей христианских и бусурманских, которые имеют ссылки с вами, великим государем, персоны их и титла и печати».
Это так называемы Титулярник, который имел не только справочный характер, но а преследовал цель подчеркнуть преемственность царствующего дома по отношению к предыдущей династии и поставить его в один ряд с самодержцами других стран, утвердив таким образом суверенитет России и возвысив династию Романовых. Со¬хранилось несколько списков Титулярника. Текст его был издан Н. Н. Новиковым в Древней российской библиотеке. В росписи миниатюр Титу¬лярника принимали участие И. Максимов, Д. Львов, Г. Благошин и другие худож¬ники XVII столетия.
Желая быть осведомленными и о событиях за рубежом, при Посольском приказе наладили перевод и распространение т. н. летучих листков, или вестовых писем-донесений о важных международных делах. Примерно с 1620-х годов они перево¬дились более или менее регулярно, и из них стали составлять специальный инфор¬мационный листок «Куранты», который выполнял роль придворной газеты, хотя и рукописной. В ней содержались сведения о военных и политических событиях в других странах, о межгосударственных переговорах, необычайных происшествиях (пожарах, стихийных бедствиях), приводились притчи, проявлялось стремление развлечь читателей. Информацию для «Курантов» поставляли русские купцы, ехавшие из-за границы, зарубежные купцы, послушники православных монастырей за рубежом, дипломатические служащие, В бытность руководителем Посольского приказа Ордин-Нащокин наладил в России почтовое сообщение. Первой почтовой артерией стала линия Москва — Рига.