Сейчас поступающие в органы государственной власти документы различных служб зачастую не содержат сведений, достаточных для принятия управленческих решений. Они обычно разрознены и не систематизированы, не дают целенаправленного и адекватного представления об объектах управления, рисуют противоположную картину, поскольку содержащиеся в них данные неоднозначно, а порой и разнонаправлено характеризуют происходящие процессы. При большом количестве информации часто отсутствует релевантная, государственные структуры захлестнуты потоками документов, не отвечающих и потребностям.
Существенную роль в повышении результативности использования информации могли бы сыграть ее систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ поступающей информации, ее видов, качества и актуальности можно возложить на соответствующие органы, например информационно-аналитический отдел или аналитическую группу. Такое подразделение на ряду с определением результативности поступающей информации должно прогнозировать ее влияние на деятельность органа управления.
В функции этой службы следовало бы включить:
· обобщение информации по конкретному вопросу, поступающей из различных источников;
· систематизацию оценок конкретной проблемы, предоставление потребителю возможных (в необходимых случаях альтернативных) вариантов подхода к решению проблемы;
· формирование выводов на основе анализа предложений о политических, организационных действиях органа управления по рассматриваемому вопросу (например, принятие конкретных мер либо оставление проблемы без внимания).
Эта служба должна отслеживать поступающую в управленческую структуру информацию и заблаговременно организовывать поступление недостающей (фактографической или оценочной), а также готовить краткие документы, включающие описание существа проблемы, подходы к ее решению, оптимальный вариант решения, сопровождаемый прогнозом положительных и отрицательных последствий.
Существенный вклад в обеспечение необходимого качественного уровня информации должны внести нормативные акты, регулирующие информационные процессы в организации власти и управления. Если ответственность лица, находящегося «внизу» этого процесса, не определена должностной инструкцией (или иным нормативным документом), то велика вероятность, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена.
Сейчас установление обязанностей должностных лиц и введение должностных инструкций по сбору, обработке, передаче, хранению информации, поступающей в органы государственного управления, предусматриваются законом РФ об информации, информатизации и защите информации, вступивший в действие 22 февраля 1995 года, а также множеством других правовых норм[3].
Однако учитывая требования к качеству и достоверности информации, надежности и устойчивости информационного обеспечения назрела необходимость в указе Президента РФ и законе об информационном обеспечении органов государственной власти и управления, которые более конкретно регламентировали бы правовое регулирование данных видов информационных отношений. Поскольку от достоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты также должны предусматривать конкретную ответственность за предоставляемую информацию. Введение таких мер должно позволить существенно повысить качество информационного обеспечения и управляющего воздействия органов государственной власти.
Раздел 2. Информация система государственного управления.
2.1. Понятие информационной системы государственного
управления.
Исходя из того, что система государственного управления представляет собой вид социальной системы, можно сказать, что эффективность данной системы находится в прямой зависимости от накопления, обработки и использовании информации, налаженной инфраструктуры доведения ее до различного рода потребителей.
Значения информации в функционировании органов государственной власти определяется как внешними, так и внутренними факторами.
Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации о всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н. Винер, «действенно жить – это значит жить, располагая правильной информацией»[4].
Внешние факторы отражают и потребность обеспечения безопасности государства. О том, какую роль играет информация в обеспечении государственной безопасности, можно судить по итогам проигранной СССР «холодной» войны с развитыми странами Запада в конце 80-х годов.
Поэтому следует учесть то, что у России есть реальные возможности превратить информацию в мощный фактор защиты национальных интересов.
Внутренние факторы связаны с иерархическим построением органов государственной власти, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между субъектами и объектами управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всю систему государственного управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге умирает как организм, лишенный кислорода.
Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе государственного управления, органов государственной власти.
Говоря о системе государственного управления как о информационной системе, можно сказать что она представляет собой разветвленную сеть линий коммуникаций и баз данных, обеспечивающих циркулирование информации, поступление ее во все структуры, подразделения государственных органов.
В обществе в целом и в государственном управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говорится о создании и совершенствовании информационной системы государственного управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, качественно и принципиально новое явление. Проблема не сводится к простому внедрению в управление новейшей вычислительной техник , создание сетей и программ ЭВМ, как это полагали многие ученые и практики в 60-х годах. Она гораздо объемнее, сложнее, глубже и труднее в разрешении. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессоров, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможности перевода всей работы с информацией на новые научные и технические уровни, создания рациональных и эффективных информационных технологий.
Как удачно подметил Г.Л. Смолян, «автоматизация есть новая, интеллектуальная «технология», охватывающая все в принципе возможные объекты управления – операции, ресурсы, оценки. Переход к этой новой «технологии», использующей компьютеры, в историческом плане, по-видимому, является куда более революционным, чем появление поточного производства, конвейерных линий и систем автоматического регулирования»[5]. «Нетрадиционность» проблемы состоит в том, что посредством ее решения закладываются предпосылки, основа того будущего общества, которое обозначено понятием «информационного». Без соотнесения сути этого (предполагаемого) общества и информационной системы государственного управления нельзя понять и сформулировать концепций последней.
Создание информационной системы государственного управления – это не приложение новых технических средств к разбухшей и бюрократизированной государственной машине, а построение новой системы государственного управления, основанной на плюрализме форм собственности, гражданском обществе, широком развитии самоуправленческих механизмов, полноте прав и свобод личности, торжестве закона и других демократических принципах и ценностях. В то же время современная организация управляемых объектов и их взаимодействий, характер информационно-обрабатывающей техники, возможности новейших средств связи (спутники, лазеры, световоды и т.д.) и другие факторы обуславливают единство и всеохватываемость информационной системы государственного управления. Нельзя ограничиваться региональными и отраслевыми, кустовыми и иными локальными информационными системами в управлении. В государстве должна быть общая система государственного управления с построенной внутри нее единой информационной системой. Тогда можно надеяться на рациональность и эффективность государственного управления.
Информационно-технологические нововведения в государственном управлении имеют комплексный характер, связаны с одновременным и согласованным использованием информационных, организационных, правовых, социально-психологических, кадровых, технических и многих других факторов. Все это требует комплексного подхода, качественного изменения как системы работы с информацией, так и функциональной и организационной структур управления, состава и структуры всей управленческой деятельности, характера и построения управленческих отношений, да и иных управленческих явлений.