Введение на предприятии многомерной организационной структуры не является единственным способом повышения гибкости организации и ее чувствительности к изменениям условий, однако серьезное изучение такой позволяет " повысить гибкость " представлений людей о возможностях организаций. Именно это обстоятельство должно способствовать появлению новых, еще более совершенных организационных структур
Структуру и штат работников организации утверждает наниматель, если иное не установлено уставом организации. Организационная структура разрабатывается с учетом экономической целесообразности, особенностей организации производственных процессов, необходимости их специализации и кооперирования, разделения сфер деятельности и взаимосвязи (взаимодействия) между структурными подразделениями, а также подчиненности, прав и ответственности руководителей подразделений, иных факторов. При определении структуры организации важно также учитывать формы организации управленческого труда, необходимость централизации и децентрализации функций управления, оптимальное количество уровней управления, использование в работе технических средств, компетентность руководителей и исполнителей, стиль их работы, сложность подготовки и реализации управленческих решений, иные факторы.
В структуру организации могут входить дочерние предприятия, обособленные подразделения (филиалы, представительства), структурные подразделения (управления, отделы, секторы, бюро, цехи, участки и др.). Как правило, штатное расписание дочерних предприятий и обособленных подразделений составляется отдельно и утверждается в порядке, установленном нанимателем.
При формировании структурных подразделений между ними распределяются функции, определяются объемы работ, их виды. С учетом этих и других факторов устанавливается численность работников создаваемых структурных подразделений. Функции, задачи структурных подразделений определяются в утверждаемом нанимателем положении о соответствующем структурном подразделении, в котором также предусматриваются права и ответственность руководителя подразделения.
Обозначение структурных подразделений
Наименования подразделений выбираются таким образом, чтобы отразить функциональную сущность и направленность отдельной структурной единицы. Наниматель вправе именовать их в зависимости от функциональных принадлежностей. Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходу на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда.
Наименования подразделений указываются по группам:
· руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.);
· производственные подразделения;
· вспомогательные или обслуживающие подразделения.
Как правило, расположение наименований структурных подразделений в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным направлением экономической деятельности которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).
К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.
В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, они оформляются как «прочий персонал».
При разработке и составлении штатного расписания организациями всех отраслей и видов экономической деятельности в части, касающейся определения наименования профессий рабочих или должностей служащих, а также их квалификационных разрядов, необходимо использовать выпуски ЕТКС (Единый тарифный квалификационный справочник) и ЕКСД (Единый квалификационный справочник должностей). При этом не допускаются изменения в названии профессии рабочего или должности служащего.
Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал (ИТР), так и рабочие, то целесообразно выделить сначала ИТР, затем — рабочих.
3. Потребность в персонале
После того, как организационные, дивизиональные и ведомственные цели установлены, необходимо произвести собственно постановку кадровой проблемы. Здесь как бы заключен вопрос: что необходимо производству с точки зрения его кадрового обеспечения? Параметры заданной производственной программы и организационная структура фирмы определяют требуемое количество рабочей силы. И ее качество (уровень знаний, опыта, навыков).
Разрабатывается как общая потребность в рабочей силе, так и потребности по отдельным должностям и специальностям. Чтобы не определять потребность конкретно по каждой узкой специализации, активно используется группировка по различным параметрам.
Здесь главное не рассматривать квалификации и способности представленных служащих, а определять квалификации и способности, которые требуются для достижения поставленной цели. Одна из техник определения потребности в персонале – перевести квалификационные требования и способности в типы и количество служащих.
При расчете количества рабочих мест и определении численности работников применяются нормы труда, которые обязан устанавливать наниматель. На некоторые виды работ имеются межотраслевые (отраслевые) нормы (нормативы), которые наниматель применяет при расчете штата работников либо на их основе устанавливает нормы труда для данной организации. Определяя численность работников и распределяя их по рабочим местам, важно учитывать необходимость эффективного использования труда работников в течение всего рабочего дня (смены).
Характер оценок потребности в персонале
Оценка потребности в персонале может носить количественный и качественный характер.
Количественная оценка, призванная ответить на вопрос «сколько», основывается на анализе предполагаемой организационной структуры (уровни управления, количество подразделений, распределение ответственности), требований технологии производства (форма организации совместной деятельности исполнителей), маркетингового плана (план ввода в строй предприятия, поэтапность разворачивания производства), а также прогнозе изменения количественных характеристик персонала (с учетом, например, изменения технологии).
Качественная оценка потребности в персонале — попытка ответить на вопрос «кого». Это более сложный вид прогноза, поскольку вслед за анализом, аналогичным для целей количественной оценки, должны учитываться ценностные ориентации, уровень культуры и образования, профессиональные навыки и умения того персонала, который необходим организации. Особую сложность представляет оценка потребности в управленческом персонале. В этом случае необходимо учесть, как минимум, возможности персонала определять рациональные оперативные и стратегические цели функционирования предприятия и осуществлять формирование оптимальных управленческих решений, обеспечивающих достижение этих целей.
Обычно потребность в персонале определяется на стадии подготовки и разработки бизнес-плана. На подготовительной стадии осуществляется согласование перспектив организационно-экономического и производственного развития фирмы; сбор заявок от руководителей на формирование их подразделений. На стадии разработки бизнес-плана осуществляется увязка его разделов между собой и балансировка по срокам, исполнителям, ресурсам и источникам их поступления. В числе прочих разрабатываются разделы, имеющие непосредственное отношение к персоналу. Это разделы «Персонал» и «Управление». Исходя из оценки состояния факторов, влияющих на потребность фирмы в персонале, разрабатывается кадровая политика фирмы на планируемый период: предстоящие сокращения, набор, в том числе ключевых специалистов; перемещение, повышение квалификации, изменения в системе мотивации и оценки результатов, повышение уровня безопасности труда и т.п.
Для определения необходимого количества руководителей существуют усредненные нормы управляемости.
Разработчиков раздела «Персонал» бизнес-плана больше всего интересуют ключевые специалисты и уровень их профессиональной подготовленности. При этом сначала составляется перечень сфер и направлений деятельности предприятия и указываются фамилии специалистов, обеспечивающих деятельность по этим направлениям. Для специалистов по незакрытым, вакантным областям составляется перечень областей знаний, которыми претендент должен владеть, а затем определяется оптимальный претендент из имеющихся.