- Получать от учреждений, предприятий и организаций муниципальной собственности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и управления документацией.
- Проверять выполнение муниципальными учреждениями, предприятиями и организациями требований законодательства ПМР, законодательных актов и иных, правовых актов в области архивного дела и управления документацией.
- Давать в пределах своей компетенции муниципальным учреждениям, предприятиям и организациям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и управления документацией.
- Требовать от предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, правильности составления и оформления документов по личному составу в соответствии с установленными правилами.
- Принимать участие в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых госадминистрацией, её структурными подразделениями по вопросам работы ведомственных архивов и управления документацией; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.
- Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда ПМР.
- Выносить на рассмотрение государственной администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектование и использование документов, хранящихся в архиве; совершенствованию работы архивов и управления документацией муниципальных учреждений, предприятий и организаций.
- Оказывать платные услуги по утверждённым тарифам, в пределах своей компетенции.
- Заключать договора и в установленном порядке проводить расчеты с юридическими и физическими лицами за выполнение договорных работ по оказанию платных услуг. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные средства используются в соответствии с действующим законодательством.
Организация работы:
- Архив возглавляет начальник архивного отдела, который назначается и освобождается от должности Главой государственной администрации города по согласованию с ГУ «Госархивы ПМР».
- Начальник архива организует деятельность и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач. Представляет сведения о работе архива и состоянии архивного отдела в городе перед государственной администрацией и ГУ «Госархивы ПМР».
- Деятельность архива организуется в соответствии с Правилами и инструкциями, действующие в системе ГУ «Госархивы ПМР», на основании текущих и перспективных планов работы, утвержденных государственной администрацией по согласованию с ГУ «Госархивы ПМР».
-Архив осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, центральным Государственным Архивом ПМР, учреждениями, предприятиями и организациями муниципальной формы собственности и другими общественными организациями, расположенными на территории города.
- Обеспечение архива помещениями, отвечающими требованиям хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других необходимых условий для работы, осуществляется государственной администрацией города за счет средств местного бюджета.
- Участвует в системе подготовки и повышении квалификации ГУ «Госархивы ПМР» и других мероприятий, связанных с профессиональной деятельностью (семинары, совещания)
- При смене начальника архива города прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители госадминистрации и ГУ «Госархивы ПМР».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе прохождения практики была ознакомлена с исполнительным органом власти на территории г. Тирасполь в виде государственной администрации.
Основным законодательным актом регламентирующим деятельность государственной администрации является закон «Об органах местной власти, местного самоуправления и государственной администрации в Приднестровской Молдавской Республике».
Структура государственной администрации является линейной. Она представлена шестью заместителями Главы государственной администрации, которые в соответствии со своими функциональными обязанностями курируют и координируют деятельность трех управлений и восьми отделов.
Порядок деятельности государственной администрации регулирует регламент работы, утвержденный Главой госадминистрации. Регламентом закреплены:
- планирование работы госадминистрации;
- порядок подготовки вопросов рассматриваемых Главой госадминистрации;
- контроль и проверка исполнения решений;
- организация работы со служебными документами;
- организация приема граждан и работа с письмами, заявлениями и жалобами граждан;
- регламентация работы аппарата госадминистрации;
- информационное, организационное и материально-техническое обеспечение деятельности
(прилагается).
Для разработки и утверждения перспективных планов, программ, мероприятий при Главе госадминистрации создан Совет, который является коллегиальным совещательным органом действующим на общественных началах. Основной задачей Совета является выработка коллегиальных решений по важнейшим направлениям жизнедеятельности города. В состав Совета входят все заместители Главы госадминистрации, представители некоторых отделов и управлений госадминистрации, руководители предприятий, организаций и учреждений города. Деятельность Совета регламентируется положением.
Помимо отделов и управлений входящих в аппарат госадминистрации, в ведении Тираспольской госадминистрации находится 73 предприятия, из них 58 муниципальных предприятий и 15 государственных.
Муниципальные предприятия осуществляют свою деятельность в следующих отраслях:
- промстройматериалы – 1;
- торговля и общепит – 19;
- жилищно-коммунальное хозяйство – 11;
- бытовое обслуживание – 2;
- транспорт и дорожное хозяйство – 1;
- строительство – 9;
- государственные предприятия – 15;
- другие виды деятельности – 15 (прилагается).
Я непосредственно проходила практику в одном из структурных подразделений госадминистрации в архивном отделе. Основным документом регулирующим деятельность отдела является положение об отделе. Функциональные обязанности каждого работника отдела закреплены в должностных инструкциях (прилагается).
В период прохождения практики в архивном отделе изучила работу по документационному обеспечению и обеспечению сохранности документов. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архива является составление описи дел постоянного срока хранения и по личному составу. Мною были составлены описи за 1999- 2000 годы (прилагается).
Была ознакомлена с государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Законом ПМР «О документационном обеспечении управления» и другими нормативно-методическими материалами. В соответствии с которыми мною были составлены некоторые организационно-распорядительные документы, это такие как: письмо, распоряжение, решение, протокол, акт, служебная записка и др. (прилагается)
Проходя практику в архивном отделе, я получила много практических знаний по организационной структуре, по оформлению и составлению документов, узнала инфраструктуру города, сеть подведомственных подразделений и многое другое.