Управленческие решения должны обладать определенными качествами. К ним относится прежде всего научная обоснованность, когда решения принимаются с учетом действия экономического и других законов, а также анализа конкретной производственной обстановки. Она должна соответствовать требованиям научно-технического прогресса и способствовать творческому воспитанию сотрудников, т.е. при разработке важно учитывать требования объективных законов развития библиотеки как системы, а также закономерностей управления.[8] Это факторы, влияющие на качество управленческого решения, а также субъективные факторы.
Единство при решении определённой задачи. Всё должно быть подчинено главной задаче, ради которой принимается решение. Все положения решения взаимоувязываются, а также согласовываются с ранее принятыми и уже действующими решениями. Решения могут приниматься только в пределах тех прав, которыми наделён руководитель, т.е. они должны быть правомочными. Каждое решение должно иметь точный адрес и быть понятным исполнителю, т.е. иметь направленность. Его формулировка должна быть однозначной. Орган, разрабатывающий и принимающий решение, должен заботиться о краткости формулируемого решения, с целью экономии времени, и в работе с ним. Руководитель не должен давать никаких поручений подчиненным без указания времени их исполнения, т.е. решения должны быть конкретны во времени. Решение необходимо принимать именно в тот момент, когда этого требует производственная обстановка. Как запоздалое, так и поспешное решение, одинаково вредны. Решения должны отражатьизменения производственной обстановки, т.е. они должны быть оперативными.
Каждое управленческое решение должно удовлетворять ряду требований, в том числе: целевой направленности, обоснованности, адресности, праву личности, единству и согласованности (непротиворечивости), эффективности; конкретности во времени, своевременности принятия решения; полноты, краткости и четкости изложения решения.[9]
Главное внимание уделяется государственному подходу к выработке решения. В каждом конкретном случае необходимо добиваться органического сочетания общенародных, коллективных и личных интересов. То, что выгодно обществу, должно быть выгодно коллективу и каждому отдельному работнику, любое решение должно обеспечивать планомерность, единство действий всех отделов, материальную и моральную заинтересованность в его исполнении.
Необходимая полнота содержания решений означает, что решение должноохватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, всенаправления развития. В наиболее общей форме управленческое решение должно охватывать:а) цель (совокупность целей) функционирования и развития системы;б) средства и ресурсы, используемые для достижения этих целей;в) основные пути и способы достижения целей;г) сроки достижения целей;д) порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями;е) организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения. Важным требованием управленческого решения является полномочность (властность) решения – строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления. Сбалансированность прав и ответственности каждого органа, каждого звена и каждого уровня управления – постоянная проблема, связанная с неизбежным возникновением новых задач развития и отставанием от них системы регламентации и регулирования.Требования к руководителю, принимающему решение
Полнота информации оказывает большое влияние на эффективность решения. Однако решающее значение здесь имеют деловые и морально-психологические качества руководителя. Искусство руководителя состоит в том, чтобы при минимуме информации принять оптимальный вариант решения. Принятие решений - это наиболее важный акт управления, его кульминация. Право и полномочия принимать решения, ответственность за все решения, в том числе и коллегиальные несёт руководитель отдела, библиотеки. Поэтому все решения коллегиальных органов вступают в силу после их утверждения руководителем - единоначальником.[10]
Коллектив болезненно реагирует, если результаты принятого решения будут отрицательными для библиотеки и уронят её престиж в глазах общественного мнения, и наоборот, выражает глубокое удовлетворение, если решение было правильным и возвысило библиотеку в общественном мнении и среди читателей. Решение влияет на результаты работы всего коллектива, каждого сотрудника. Поэтому, кто принимает решение, несёт большую ответственность перед коллективом. Одним из условий принятия решений является компетентность руководителя в рассматриваемых вопросах. Привлечение руководителем специалистов для подготовки решения требующих глубоких знаний по отдельным частным вопросам, проблемам называется заимствованием компетенции, а разделение и передача подчиненным части своих полномочий - делегированием полномочий.
Полномочия руководителя - это его право маневрировать доверенными ему финансовыми, трудовыми и материальными ресурсами, распоряжаться ими в пределах предоставленных прав, норм действующего законодательства и указаний вышестоящих органов управления.[11] Полномочия руководителя и его ответственность за принятые решения, организацию их выполнения, за конечные результаты реализации решений, а также за выполнение заданий вышестоящих органов. Передача части своих полномочий подчиненным не освобождает руководителя от ответственности за общее состояние дел перед вышестоящими органами. [12]Опыт руководителя единоначальника, как бы ни был богат, дополняется опытом всего коллектива. Перед принятием решения руководитель должен четко представить, что именно необходимо решить, каким должно быть решение по сложности и ответственности. Чем можно воспользоваться для его осуществления, с кем его необходимо согласовывать, кто именно и каким образом должен принять участие в его разработке, кто его будет выполнять и кто должен быть проинформирован о принятом решении. При реализации решений он должен учитывать влияние среды, в которой функционирует библиотека, т.е. помехи управления. При решении принципиальных вопросов необходим комплексный подход.
Результат деятельности библиотеки и её структурных подразделений зависят от умения и способности руководителя своевременно принимать правильные решения и их реализовывать. Любые решения необходимо четко и ясно сформулировать, при этом хороший руководитель должен чувствовать производственную перспективу, уметь ставить задачи, выбрать главное в работе и концентрировать на этом своё внимание, уметь правильно распределить работу. Задания подчиненным должны быть напряженными, но реальными с недвусмысленноопределенными сроками и условиями их выполнения.[13] При этом устанавливается строжайшая ответственность каждого за порученное дело. После указаний руководитель обязан систематически контролировать и проверять их исполнение. Причем контроль должен быть деловым и принципиальным при участии всех структурных подразделений библиотеки и общественных организаций.
Повышению оперативности в управлении библиотекой способствует максимальное разграничение прав и полномочийструктурных подразделений и сотрудников положениями и должностными инструкциями. Если этого не имеется, то вместо решения перспективных вопросов на уровне дирекции, а текущих в отделах, секторах, группах управленческий аппарат на всех уровнях занимается только рассмотрением текущих вопросов, что снижает качество управления, обрекая его на бесперспективность.
В самом аппарате управления библиотеки должна быть создана также стройная система распределения прав и обязанностей и каждый сам должен принимать решения. В связи с этим возникает необходимость учить руководство библиотеки, заведующих отделами технологии управления и в первую очередь принимать правильные решения. Этому способствует разбор производственно-хозяйственных ситуаций. Деловые игры играют важную роль в учебе руководителей. На основе изучения и анализа производственных ситуаций, теоретических обобщений материала этого анализа более глубокого, чем личный опыт, руководители используют методы анализа конкретных ситуаций. Деловые игры применяются также с целью приучения управленческих работников к альтернативному мышлению, к мысли о возможности множества вариантов решения, чтобы противопоставить шаблонным канонам творческое отношение к делу, возникающее и развивающееся на базе возрастающего уровня профессиональных знаний и умения практически их применять.
Принятие управленческих решений предполагает учет экономических, социальных, психологических и правовых аспектов.
В социальном плане руководитель, принимая решение, должен учитывать специфику женского коллектива. Участие работников аппарата управления в различных этапах управленческой деятельности определяется их должностными обязанностями. Наиболее зрелой является та система, при которой оперативные производственные вопросы решаются без вмешательства руководителя. Главная задача руководителя состоит в том, чтобы организовать указанную систему и тем самым обеспечить себе возможность заниматься коренными проблемами развития библиотеки. В то же время руководитель должен нести ответственность не только за правильность принятых им решений,но и за то, что это должностное лицо не осуществило предоставленных ему прав.[14]
Для того чтобы быть эффективным, т.е. достигать некоторых поставленных целей, решение должно удовлетворять ряду требований: единство целей — непротиворечивость решения ранее поставленным целям, обоснованность и правомочность — аргументированность и обоснованность решения, а также соответствие прав и обязанностей органов принятия решения.