Нотаріус повинен мати вищу юридичну освіту. Це свідчить про підвищені вимоги до посади нотаріуса, бо старе законодавство в окремих випадках дозволяло обіймати посаду нотаріуса і особам, які не мали вищої юридичної освіти, якщо вони принаймні впродовж трьох років працювали за спеціальністю юриста, а також особам, які навчалися на останніх курсах вищого юридичного навчального закладу.
У постанові Верховної Ради України від 2 вересня 1993 р. "Про порядок введення в дію Закону України "Про нотаріат" було вказано, що строки дії трудових договорів із державними нотаріусами, які не мають вищої юридичної освіти і призначені на посаду до набрання чинності Законом України "Про нотаріат", можуть бути продовжені на строк до одного року з моменту набрання чинності цим Законом, а щодо осіб, які навчаються у вищих навчальних закладах, — до закінчення навчання.
Однією з важливих вимог до посади нотаріуса є обов’язкове стажування протягом шести місяців у державній нотаріальній конторі або в нотаріуса, що займається приватною нотаріальною практикою. Стажування дає можливість набути практичного досвіду й підготувати кваліфіковані кадри для нотаріальної діяльності.
Відповідно до Постанови Верховної Ради України від 2 вересня 1993 р. "Про порядок введення в дію Закону України "Про нотаріат" без стажування до нотаріальної діяльності допускаються нотаріуси, які на день набрання Законом чинності працювали в державних нотаріальних конторах, а також посадові особи Міністерства юстиції України, управлінь юстиції Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, чия робота безпосередньо пов’язана з керівництвом і контролем за діяльністю нотаріату.
Вимогою до займання посади нотаріуса є складання кваліфікаційного іспиту після проходження стажування, що дає можливість перевірити знання кандидата в нотаріуси та його готовність до нотаріальної діяльності.
Від складання кваліфікаційного іспиту звільняються нотаріуси, які на день набрання чинності Законом України "Про нотаріат" працювали в державних нотаріальних конторах, а також посадові особи Міністерства юстиції України, управлінь юстиції Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, робота яких безпосередньо пов’язана з керівництвом і контролем за діяльністю нотаріату.
Наступною вимогою для заняття посади нотаріуса є одержання свідоцтва про право на заняття цієї посади. Це свідоцтво є підставою для призначення на посаду державного нотаріуса або реєстрації приватної нотаріальної діяльності.
Особа, яка має намір розпочати нотаріальну діяльність, не повинна мати судимість. Тому однією з підстав анулювання свідоцтва про право на нотаріальну діяльність є винесення щодо нотаріуса обвинувального вироку суду, що набрав чинності, а також винесення постанови про закриття кримінальної справи щодо нотаріуса з нереабілітуючих підстав.
Нотаріуси в їхній діяльності повинні бути неупередженими і незалежними. Тому дуже важливою вимогою для забезпечення об’єктивності в діяльності нотаріуса є заборона перебувати у штаті інших державних, приватних і громадських підприємств та організацій, займатися підприємницькою і посередницькою діяльністю, а також виконувати іншу оплачувану роботу. Ця вимога усуває можливість впливати на нотаріусів, використовуючи їхнє підлегле становище в інших установах, де вони працювали б за сумісництвом. Заборона підприємницької та посередницької діяльності спрямована на те, щоб забезпечити нотаріусові можливість кваліфіковано виконувати його прямі обов’язки і не принижувати свої професійну гідність і авторитет.
Законом передбачено винятки з цього правила, які стосуються надання права нотаріусам складати проекти угод і заяв, виготовляти копії документів і виписки з них, давати роз’яснення з питань вчинення нотаріальних дій та консультації правового характеру. Ці права безпосередньо стосуються компетенції нотаріуса і сприяють законному та об’єктивному вчиненню кожної конкретної нотаріальної дії.
За сумісництвом нотаріуси мають право на викладацьку та наукову діяльність у вільний від роботи час.
Крім того, треба брати до уваги і певні психологічні аспекти діяльності нотаріуса. Праця нотаріуса — складна інтелектуальна діяльність. Він має справу з гамою пристрастей, з різними, часом драматичними, ситуаціями, з різними за характером і мораллю людьми. Усе це вимагає знання психології людей, вміння розібратись у складних обставинах нотаріальної дії, дохідливого і переконливого роз’яснення питань, що стосуються вчинюваної нотаріальної дії. Нотаріус повинен бути тактовним, стриманим у вияві власних емоцій, мати велике терпіння. Особливо це треба враховувати у конфліктних ситуаціях, скажімо, за необхідності відмови у вчиненні нотаріальної дії.
Таким чином, з наведеного вище можна вказати на певні вимоги, яким має відповідати посада нотаріуса: він повинен бути компетентним та ерудованим, вміти спілкуватися з людьми і встановлювати з ними психологічний контакт, відзначатися високими морально-етичними якостями.
Інститут стажистів уперше введено нашим законодавством про нотаріат. Основним завданням стажування осіб, які мають намір зайнятися нотаріальною практикою, є вивчення специфіки роботи і набуття практичних навичок, поглиблення професійної специфікації, освоєння передового досвіду організації праці тощо.
На кваліфікаційні комісії при управліннях юстиції покладено обов’язок щодо проведення конкурсного відбору осіб із метою зарахування їх до резерву на заміщення посади стажиста нотаріуса.
До стажування допускаються особи, які мають вищу юридичну освіту: закінчили університет, академію, інститут. Право на проходження стажування мають також особи, які закінчили інші вищі навчальні заклади за спеціальністю "Правознавство" до набрання чинності Законом УРСР "Про освіту".
До стажування не допускаються особи, які знаходяться в штаті інших державних, приватних і громадських підприємств та організацій, є підприємцями та посередниками, а також виконують іншу оплачувану роботу, крім викладацької й наукової. Не допускаються також особи, які мають судимість. Крім того, підставами незарахування до резерву за наслідками конкурсного відбору можуть бути: звільнення особи, яка має намір займатися нотаріальною діяльністю, з державної служби за порушення вимог Закону України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією та організованою злочинністю", а також пенсійний вік цієї особи.
Мінімальний строк стажування — шість місяців; незалежно від причин скороченню він не підлягає.
Стажист проходить стажування в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса. Умови роботи визначаються трудовим контрактом між стажистом і державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом.
Керівництво і контроль за проведенням стажування здійснюють Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управління юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій.
Відповідальність за проведення стажування в державних нотаріальних конторах покладається на завідуючого нотаріальною конторою або його заступника, а в приватного нотаріуса — на цього нотаріуса.
Безпосередній керівник стажування повинен мати принаймні п’ятирічний практичний досвід на посаді нотаріуса за відсутності зауважень по роботі.
Після закінчення стажування керівник складає висновок про результати проходження стажування, вказуючи ступінь підготовки стажиста, одержані ним у процесі стажування практичні навички і знання.
Протягом трьох днів після закінчення стажування в державній нотаріальній конторі керівник стажування подає завідуючому нотаріальною конторою або його заступникові висновок про результати стажування для розгляду і затвердження.
Під час стажування стажист зобов’язаний вивчити законодавство щодо вчинення нотаріальних дій, законодавчі акти з різних галузей права. Одночасно з вивченням нормативних актів та інших матеріалів стажист повинен ознайомитися з організацією діяльності нотаріату, з кодифікуванням нормативних матеріалів.
Для набуття практичного досвіду стажист бере участь у прийманні громадян і представників юридичних осіб, у перевірці документів, наданих для вчинення нотаріальних дій; складає проекти договорів, заповітів, доручень, шлюбних контрактів, свідоцтв та інших документів; визначає розмір державного мита; бере участь у складанні актів опису спадкового майна в разі вжиття заходів до охорони спадкового майна; складає посвідчувальні написи на угодах та інших документах; оволодіває навичками обліку депозитних операцій тощо.
Стажисти користуються всіма правами і пільгами, встановленими для працівників державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів.
В обов’язки стажиста входить сумлінне виконання обов’язків, покладених на нього трудовим контрактом, Примірною програмою для стажування та індивідуальними планами. Він повинен додержуватися трудової дисципліни, Правил внутрішнього трудового розпорядку.
Після проходження стажування особи, які мають намір зайнятися нотаріальною діяльністю, повинні скласти кваліфікаційний іспит. Для цього створюються кваліфікаційні комісії при Головному управлінні юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції.
Головним завданням кваліфікаційних комісій є визначення рівня професійної підготовленості осіб, які мають намір зайнятися нотаріальною практикою.
Кваліфікаційні комісії діють на підставі Положення про кваліфікаційну комісію нотаріату, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 28.12.1993 р., зі змінами й доповненнями, внесеними наказом міністра юстиції України від 25.12.1997 р. "Про внесення змін та доповнень до Положення про кваліфікаційну комісію нотаріату".