4.3.2. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;
в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11), и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.
В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11).
Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию)и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дело оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры.
6. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждениях
Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соответствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим такие этапы, как экспертиза на стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждения) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение.
Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года.
Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, |т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля.
Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь.
Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения.
Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе — в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение.
Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:
трехгодичного — законченные делопроизводством в 1989 г.;
пятилетнего — законченные делопроизводством в 1987 г.;
десятилетнего — законченные делопроизводством в 1982 г.
Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы).
При наличии дублетной документации определяются- структурные подразделения, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с госархивом. Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с госархивом могут включаться в акт о выделении к уничтожению.
В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при его постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни документов, поступающих на госхранение, другие нормативные и методические документы.
Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному составу (о составлении описи в гл. 5), актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. После их утверждения экспертно-проверочной комиссией руководитель учреждения утверждает акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.
В учреждениях, не сдающих документы на государственное хранение, отбор дел с истекшими сроками хранения проводится в том же порядке: в акт о выделении к уничтожению вносятся документы только с истекшими сроками хранения; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет, но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по личному составу и долговременного хранения представляется на утверждение руководителю учреждения. После их утверждения выделенные к уничтожению документы сдаются в установленном порядке в местные организации, собирающие вторсырье.
Таблица, используемая в актах:
| № | Заголо- | Дата де- | Номера | Индекс | Количест- | Сроки | Примеча- | |
| п/п | вок дела | ла или | описей | дела (то- | во дел, | хранения | ние | |
| или | крайние | (номен- | ма, час- | ТОМОВ, | дела (то- | |||
| групповой | даты дела | клатур) | ти) по но- | статей | ма, час- | |||
| заголо- | за год(ы) | менклату- | ти) и но- | |||||
| вок дел | ре или но- | мера ста- | ||||||
| мер дела | тей по пе- | |||||||
| по описи | речню | |||||||
| 1 | Справоч- | 1970 — | Номенк- | 02— 26 | 2 | 3 года. | ||
| ные мате- | 1971 гг. | латура | ст. 24 | |||||
| риалы о | 1970, | |||||||
| контроле | 1971 гг. | |||||||
| исполне- | ||||||||
| ния | ||||||||
| № | Заголо- | Дата де- | Номера | Индекс | Количест- | Сроки | Примеча- | |
| п/п | вок дела | ла или | описей | дела (то- | во дел. | хранения | ние | |
| или | крайние | (номен- | ма, час- | томов. | дела (то- | |||
| групповой | даты дела | клатур) | ти) по но- | статей | ма, час- | |||
| заголо- | за год(ы) | менклату- | ти) и но- | |||||
| вок дел | ре или но- | мера ста- | ||||||
| мер дела | тей по пе- | |||||||
| по описи | речню | |||||||
| 2 | Кварталь- | 1970— | Номенк- | 03 - 18 | 6 | 3 года, | Оставле- | |
| ные пла- | 1973 гг. | латуры | ст. 74 | ныгодо- | ||||
| нырабо- | 1970- | вые | ||||||
| ты управ- | 1973 гг. | |||||||
| ления | ||||||||
| 3 | Перепис- | 1970— | Номенк- | 05 -32 | 4 | 3 года. | ||
| ка с гор- | 1973 гг. | латуры | ст. 163 | |||||
| финотде- | 1970— | |||||||
| лом и рай- | 1973 гг. | |||||||
| финотдела- | ||||||||
| ми по | ||||||||
| финансо- | ||||||||
| вым опе- | ||||||||
| рациям | ||||||||
| 4 | Отчеты | 1964— | Оп. 21 за | № 68 — | 25 | 10 лет. | Сведения | |
| торговых | 1966 гг. | 1965 г., | 74 | ст. 213 | отражены | |||
| предприя- | оп. 36 за | № 65 — | в сводном | |||||
| тий о то- | 1966 г. | 72 | отчете | |||||
| варных | оп. 47 за | № 71 — | управле- | |||||
| запасах | 1967 г. | 80 | ния | |||||
| 5 | Сведения | 1974— | Номенк- | 09— 12 | 2 | 1 год. | ||
| о ходе за- | 1975 гг. | латуры | ст. 4066 | |||||
| ключения | 1974— | |||||||
| магазина- | 1975 гг. | |||||||
| ми дого- | ||||||||
| воров на | ||||||||
| поставку | ||||||||
| и отгруз- | ||||||||
| ку това- | ||||||||
| ров | ||||||||
| 6 | Копии | 1971 г. | Номенк- | 01 ~02 | 1 | До мино- | Сведений | |
| приказов | латура | вания на- | о работе | |||||
| Минис- | 1971 г. | добности, | управле- | |||||
| терства | ст. 156 | нияне | ||||||
| торговли | имеется | |||||||
| РСФСР | ||||||||
| Итого 146 (сто сорок шесть) дел за | 1964 — 1975 гг. | |||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||
7. Организация работы по экспертизе ценности документов в государственных архивах