На малих підприємствах облік здійснює одна особа - головний бухгалтер підприємства на одному комп'ютері. При необхідності до його комп'ютера під'єднуються комп'ютери керівників. При збільшенні обсягу облікових робіт збільшується кількість бухгалтерів на підприємстві. До локальної мережі підключаються АРМ бухгалтерів з ділянок обліку. Для найбільшої ефективності облікових робіт може передбачатись виділення, найпотужнішого комп'ютера як сервера, на якому зберігається інформаційна база та виконується основна маса обчислень. Подальша реалізація інформаційної технології комп'ютеризованого вирішення завдань бухгалтерського обліку з використанням АРМ на зростаючому підприємстві призводить до необхідності побудови багаторівневої обчислювальної системи, яка rрунтується на застосуванні АРМ технічних виконавців (первинний облік), АРМ функціональних працівників (ділянки обліку), АРМ керівників.
В умовах промислового підприємства організація бухгалтерського обліку на основі АРМ на нижньому рівні складається з АРМ працівників первинного обліку (АРМ складського з обліку виробничих запасів, АРМ з обліку виробітку працівників в цехах основного та допоміжного виробництв, АРМ складського з обліку готової продукції).
Інформація на основі введених даних передається каналами зв'язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії та містять АРМ з ділянок обліку і окремих синтетичних рахунків (облік основних засобів та нематеріальних активів, виробничих запасів, оплати праці, готової продукції та її реалізації, розрахункових операцій, витрат виробництва тощо). Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їх повноту і достовірність, при необхідності створюють інформаційну базу, яку доповнюють інформацією з інших АРМ та інформаційних систем підприємства. Крім того, можлива організація АРМ бухгалтера-аналітика та АРМ контролера. Останні два АРМ включають завдання з функцій аналізу та контролю, які виконуються працівниками бухгалтерії.
Системна комп'ютеризація передбачає об'єднання АРМ бухгалтера в єдину комп'ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. Тому під час системної комп'ютеризації розрив будь-якого інформаційного ланцюга сигналізує про аварію та локалізує її джерело. Характерними рисами організації роботи облікового апарату при комплексній комп'ютеризації обліку є:
- вирішення завдань бухгалтерського обліку та інформаційне обслуговування користувачів АРМ здійснюється за ініціативою та при безпосередній участі облікових працівників;
- інтелектуальна потужність інформаційних систем обліку зростає за рахунок формалізації знань бухгалтерів і створення баз знань, що дозволяє підвищити професійний рівень кожного користувача АРМ - бухгалтера;
- пошук потрібної інформації здійснюється користувачами зі своїх робочих місць із застосуванням спеціалізованих засобів пошуку інформації;
- обліково-аналітична інформація обробляється в діалоговому режимі;
- бухгалтер є безпосереднім учасником технологічного процесу розподіленої обробки даних, а персональний комп'ютер - основним засобом його праці.
Широке використання обчислювальної техніки і, особливо, швидкодіючих електронних обчислювальних машин дає можливість створювати системи централізованої і децентралізованої обробки даних, кожна з яких має притаманні їх переваги і недоліки. Переваги централізованого підходу полягають в наступному:
- уніфікація системи кодування інформації в масштабі підприємства полегшує управління господарською діяльністю. Інтегрований централізований масив даних забезпечує можливість доступу до пристроїв пам'яті для своєчасного отримання необхідної інформації;
- при обробці трудомістких задач в єдиному обчислювальному центрі ці завдання сортуються і виконуються в порядку відповідно до їх важливості для роботи всього підприємства;
- використання одного потужного обчислювального центру скорочує витрати на електронну обробку даних;
- централізована база даних і використання обчислювальною системою всієї бібліотеки програм сприяє зниженню трудомісткості та витрат з обробки інформації;
- можливість централізованої комплектації системи обробки даних кваліфікованими спеціалістами дозволяє скоротити витрати на навчання персоналу.
Однак максимальна централізація обліку має і негативні наслідки: облік і контроль, обробка облікової інформації відриваються від місця здійснення господарських операцій, збільшується тривалість документообігу, Підвищуються витрати на переміщення носіїв інформації до місця їх обробки тощо.
З розвитком можливостей обчислювальної техніки та її здешевленням, створенням АРМ бухгалтерів з'являється можливість децентралізувати облік, оскільки обробка первинної облікової інформації та формування кінцевої інформації може відбуватись безпосередньо на робочих місцях облікових працівників. Децентралізована система обробки даних має ряд наступних переваг:
- обробка даних у безпосередній наближеності до місця їх виникнення та використання підвищує зацікавленість управлінського та облікового персоналу у підвищенні достовірності вхідних даних;
- можуть бути враховані інтереси окремих підрозділів підприємств. За допомогою персональних комп'ютерів більш оперативно вирішуються облікові завдання, необхідні для управління цими підрозділами;
- підвищується життєздатність системи обробки даних. Вихід з ладу централізованого обчислювального обладнання або системи передачі даних може призвести до зупинки всієї системи в цілому. Вихід же з ладу локального обладнання не впливає на роботу інших частин системи.
Розглядаючи поняття централізації та децентралізації обліку стосовно як комп'ютеризованого обліку, так і безкомп'ютерних способів обробки облікової інформації, необхідно врахувати, що вони є досить умовними.
Реально не може існувати повністю централізована система, так само як і повністю дсцентралізована система стає недієздатною. Тут враховується ступінь централізації і децентралізації, як оптимальне поєднання цих процесів за певних умов.
Існують дві конкуруючі тенденції, які впливають на вибір структурної схеми системи обробки облікових даних на сучасному етапі розвитку технічних засобів обчислювальної техніки та засобів зв'язку.
Перша полягає у підвищенні ступеня централізації обробки, друга - в посиленні її децентралізації. Ці тенденції призводять до виникнення абсолютно нових особливостей в централізації та децентралізації обліку.
Основна тенденція в централізації і децентралізації виконання облікових функцій полягає в накопиченні і централізованій обробці облікових даних в єдиному центрі і децентралізованому введенні первинної інформації до бази даних програми та використанні результатних облікових показників. Ця система поєднує переваги централізованої обробки даних з перевагами децентралізованих систем. Використання локальних обчислювальних мереж дозволяє використовувати в інформаційній системі управління методи агрегації та дисагрегації облікової інформації, які, в свою чергу, ведуть до встановлення оптимального співвідношення принципів централізації і децентралізації.
При застосуванні АРМ функції бухгалтерів змінюються наступним чином:
- основним обов'язком бухгалтера, відповідального за ведення обліку на конкретній ділянці, є обробка локальної інформації на відносно невеликій інформаційній базі;
- інформація надходить або у вигляді заповнених первинних документів з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюється, і оформлюється на комп'ютері безпосередньо бухгалтером;
- обробка документів полягає у відображенні інформації з документів в облікових регістрах шляхом введення їх реквізитів та формування проводок;
- обробка облікової інформації суворо регламентується як інструктивними матеріалами, так і технологією роботи з нею в системі.
Cyттєво змінюються також функції контролю бухгалтерських даних. Інформаційна програмна систeма за наявності адекватного супроводу з боку розробника або провайдера забезпечує, по суті, безперервний контроль за веденням облікових записів та складанням документів. Практичний результат для підприємства – зменшення імовірності штрафу через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера.
Оперативність результатної облікової інформації дозволяє також посилити контроль за законніcтю та економічною ефективністю господарських операцій. В комп'ютерній сиcтемі бухгалтерського обліку є можливість посилити функцію контролю не підвищуючи і не ускладнюючи при цьому трудомісткості ведення обліку.
Традиційно в основі поділу праці бухгалтерів лежить принцип організації обліку за окремими обліковими завданнями або ділянками: облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік грошових коштів, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва тощо. При комп'ютеризації бухгалтерського обліку за принципами комп'ютернокомунікаційної форми обліку перелік облікових завдань залишається незмінним, але збереження і перетворення інформації, формування результатних даних здійснюються в єдиній інформаційній базі.
Застосування комплексних програмних систем дозволяє радикально поліпшити ситуацію з організації обліку в цілому. Бухгілтерський облік є найбільш регламентованою функцією управління, що може ефективно виконувати свої завдання тільки за умови наявності заздалегідь заданих планів та правил. Оскільки при комплексній автоматизації обліку таким системоутворюючим фактором є програмно реалізований набір формальних алгоритмів, бухгалтерський облік перестає просто представляти господарський процес у вигляді єдиного цілого, а починає перетворювати цей процес на організоване ціле, яким цей процес раніше не був. Фактично - це дозволяє здійснити перехід до концепції активної організації виробництва, праці , та управління в бухгалтерії, при якій організоване ціле є продуктом свідомої цілеспрямованої роботи бухгалтера.