Разработка модели информационной системы предприятия ОАО "Токаревский комбинат хлебопродуктов" (стр. 3 из 15)

Коэффициенты оборачиваемости капитала характеризуются значительной изменчивостью и существенно отличаются не только у преуспевающих и не преуспевающих компаний, но и у фирм различного типа. Последнее объясняется в основном спецификой структуры издержек, существующей в отраслях народного хозяйства, сезонными колебаниями сбыта, нормами конкурентной борьбы, принятыми в той или иной отрасли экономики, уровнем рентабельности, стилем руководства предприятиями и характером деловых операций. Таким образом, перечисленные обстоятельства следует отнести к весьма важным факторам, оказывающим серьезное влияние на эффективность политики любой фирмы в области создания и реализации запасов.

В настоящее время в промышленно развитых странах с рыночной экономикой проявляется весьма существенный разрыв между теорией и практикой принятия решений в рассматриваемой сфере, и возник он, прежде всего по двум причинам. Во-первых, в недавнем прошлом высшее руководство фирм слишком много внимания уделяло быстрому росту объема продаж в ущерб эффективности управления товарно-материальными запасами и производством. Во-вторых, многие ученые и экономисты, занимавшиеся вопросами управления, излишне много внимания уделяли разработке математически «чистых» моделей принятия решений, имевших малую практическую ценность.

Указанные причины имели под собой определенные основания. Народное хозяйство большинства стран Запада пережило эру экономического роста, характеризовавшего их послевоенное развитие. Первоначально рост достигался за счет энергичного покрытия отложенного спроса, накопившегося за годы войны. Впоследствии расширение потребительского спроса также поддерживало высокие темпы роста, который обеспечивался, кроме того, формированием новых внутренних рынков и рынков в развивающихся странах. В такой экономической обстановке для руководства фирм было резонным направлять усилия на обеспечение быстрого роста объема продаж. Управление запасами и планирование производства, а этот период стояли на втором плане.

В 60-е годы высшее руководство фирм получило возможность использовать достижения научно-технического прогресса. Управление деятельностью фирм стало осуществляться на основе применения вычислительных машин, В связи с этим возросли требования, к получению информации относительно затрат на текущую производственную деятельность, в том числе на создание и хранение товарно-материальных запасов. Управление запасами и планирование производства стали играть более заметную роль в хозяйственной деятельности фирм.

В 70–80-е годы произошли еще более важные изменения в сфере производства, темпы экономического роста замедлились, и это привело к существенным переменам на рынке. Покупатель начал требовать максимально разнообразной продукции (или максимальной свободы выбора). Количество видов изделий, требуемого для насыщения рынка, становится все большим, соответственно жизненные циклы товаров – короче. Все это привело к расширению номенклатуры товаров и во многих случаях к повышению издержек производства. Поэтому среди прочих вопросов, которые встали перед руководством фирм, не последнее место занимает повышение эффективности распределения внутренних ресурсов, т.е. совершенствование управления товарно-материальными запасами.

1.1.2 Функции подразделений

В соответствии с основными задачами сырьевой отдел обеспечивает:

· Сбор, обработку и формирование информации о поставках сырья.

· Совместно с плановым отделом осуществляет разработку текущих и перспективных планов потребления сырья.

· Подготовка данных для установления режимов потребления.

· Оперативный учет использования сырья.

· Составление баланса получения сырья.

· Контроль за снабжением в пределах выделенных лимитов.

· Контроль за выполнением договорных условий поставки сырья.

· Контроль и оперативный учет суточных лимитов потребления сырья.

· Контроль за рациональным использованием сырья.

· Разработку и внедрение мероприятий по снижению потерь времени и экономии сырья.

· Определение потребности в сырье, необходимых для нормального функционирования предприятия.

· Оказание практической помощи структурным подразделениям в организации учета сырья.

· Контроль за эксплуатационной деятельностью подразделений в части технической обслуживания, ремонта, госпроверки приборов учета сырья.

· Взаимодействие с поставщиками.

· Разработка календарных планов работы отдела, должностных и технологических инструкций для работников отдела и служб режимов структурных подразделений.

· Подготовка справок, проектов, решений по вопросам поставок сырья.

· Введение отчетной документации в соответствии с установленными формами и сроками.

· Ведет договорную документацию по поставкам сырья, контроль за договорной компанией и осуществляет контроль за соблюдением договорных обязательств в части касающихся режимов поставок сырья.

· Ведет работу по сокращению дебиторской задолженности по результатам реализации материалов в соответствии с договорами и законодательством РФ.

· Осуществляет диспетчерскую связь с филиалами, поставщиками сырья, вышестоящими организациями и т.д.

На рисунке 1 изображена схема документооборота по приему сырья.

Рисунок 1 – Схема документооборота

1.1.3 Должностные обязанности

Основными обязанностями отдела являются:

· Обеспечение потребности предприятия в запасах сырья в пределах выделенных лимитов.

· Контроль за рациональным использованием сырья.

· Прогнозирование объемов заготовки сахарной свеклы.

· Сбор, систематизация и анализ информации о потребностях сельхозтоваропроизводителей, входящих в сырьевую зону сахарного завода, в оборотных средствах (минеральных удобрениях, СЗР, ГСМ, семенном материале, денежных средствах).

· Обеспечение заявок сельхозтоваропроизводителей для формирования планируемого урожая и, соответственно, объема заготовки в рамках программы инвестирования.

· Оценка состояния посевов и качества сырья, с целью определения общего уровня сельскохозяйственного производства в каждом из хозяйств и эффективностью использования ими оборотных средств, как собственных, так и выделяемых по инвестиционной программе, для планирования дальнейшего сотрудничества с этими хозяйствами.

· Обеспечение бесперебойной приемки сахарной свеклы в период заготовки от свеклосдатчиков.

· Обеспечение полного документооборота по движению сахарной свеклы, оформление соответствующих документов и формирование электронной базы данных.

· Хранение сахарной свеклы, обеспечивающее минимальные потери свекломассы и сахара.

· Подача сахарной свеклы в производство.

На рисунке 2 изображена структура подразделений.

Рисунок 1 – Структура подразделений

1.1.4 Нормативные акты, которыми руководствуются в работе

· ГОСТ 17421–82 Свекла сахарная для промышленной переработки. Требования при заготовках. Технические условия;

· ГОСТ 20578–85 Свекла сахарная. Термины и определения;

· Инструкция по химико-техническому контролю и учету сахарного производства;

· Инструкция по приемке, хранению и учету сахарной свеклы;

· Инструкция по ведению технологического процесса свеклосахарного производства;

· Методические указания по учету и контролю сахарной свеклы на сахарных заводах;

· ОСТ 18–395–82 Меласса свекловичная. Технические условия.

1.2 Экономическая сущность комплекса задачи

1.2.1 Цель информационной системы

Поставлена задача учёта поставок сырья, назначением которой является учет и контроль движения сырья (сахарной свеклы) на предприятии.

В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на прием сырья предприятием. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:

– слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;

– отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки прохождения цикла и необходимый уровень запасов сырья;

– недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.

В настоящее время значительно возросли требования рынка к параметрам изделий, и, прежде всего к их качеству. Произошло это вследствие преобладания предложения над спросом, наличии избыточных производственных мощностей и т.д. Отсюда следует, что успеха в конкурентной борьбе может достигнуть тот, кто наиболее рациональным образом построил свое производство, так что его экономические показатели находятся на оптимальном уровне. Эта цель достигается, кроме прочих мер, путем:

а) снижения затрат, связанных с приемом и хранением сырья;

б) сокращения времени поставок сырья;

в) более четкого соблюдения сроков поставки;

г) увеличения гибкости производства, его приспособленности к условиям рынка;

д) повышения качества изделий;

е) увеличения производительности.