Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· Наименование документа;
· Дату составления документа;
· Наименование организации, от имени которой составлен документ;
· Содержание хозяйственной операции;
· Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· Личные подписи указанных лиц.
График документооборота, утверждаемый в учетной политике завода, должен содержать следующие формы учетной документации:
«Товарная накладная», форма №ТОРГ‑12, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132. Этой формой оформляется передача хозяйствам бланков товарно-транспортных накладных.
«Журнал регистрации выданных ТТН», либо «Реестр выданных ТТН». В этих документах ведется учет выданных хозяйствам товарно-транспортных накладных. Оформляется в произвольной форме.
«Товарно-транспортная накладная», форма №1‑Т. Доставка свеклы автотранспортом на завод должна оформляться формой первичной учетной документации утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 г. №78.
«Реестр товарно-транспортных накладных (ТТН)». Применяется для регистрации сдаваемых в бухгалтерию свеклоприемного пункта товарно-транспортных накладных. Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. Поэтому следует использовать форму, разработанную сотрудниками компании.
«Справка о принятой сахарной свекле». Составляется на основании товарно-транспортных накладных в бухгалтерии свеклоприемного пункта, для учета принятой и уложенной в кагаты свеклы за день. Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. Поэтому следует использовать форму, разработанную сотрудниками компании.
«Приемная квитанция на поставленную сахарную свеклу». Передается поставщику свеклы. Составляется на основании «Справки о принятой сахарной свекле» и предназначена для учета расчетов с поставщиком. Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. Поэтому следует использовать форму, разработанную сотрудниками компании.
«Товарная накладная», форма №ТОРГ‑12, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132. Предназначена для оформления передачи свеклы от хозяйств заводу в качестве оплаты за услуги по переработке свеклы.
«Накладная на отпуск материалов на сторону», форма №М‑15, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 №71А. Данной формой оформляются следующие операции:
а) передача хозяйствами свеклы на завод при использовании давальческой схемы.
б) передача заводом свеклы в ЗАО «РусАгро» при использовании давальческой схемы.
«Акт на списание сахарной свеклы в производство». Данный документ не предусмотрен в альбомах унифицированных форм. На свеклу, переданную в переработку, следует оформлять «Акт на списание сахарной свеклы в производство», форма которого разработана сотрудниками компании.
Для оформления других необходимых документов по учету движения свеклы, оформляемых лабораторией, бухгалтерией свеклоприемного пункта и сырьевого отдела следует использовать формы, предусмотренные Инструкцией по приемке, хранению и учету сахарной свеклы, утвержденной Минпищепромом СССР 27.02.1984 г.
Организация учета выдачи ТТН хозяйствам.
Составление и ведение журнала учета передачи ТТН уполномоченным представителям агрохозяйств под роспись. Создание соответствующей базы данных в сырьевой бухгалтерии.
Регулярный (ежедневный) контроль поступающих ТТН от хозяйств при регистрации заготавливаемой свеклы с точки зрения соответствия хозяйства, получившего ТТН и хозяйства, сдавшего по ней сахарную свеклу.
При обнаружении несоответствия получателя ТТН и свеклосдатчика оформляется соответствующая служебная записка за подписью начальника свеклоприемного пункта. Далее, на ее основании, руководством сырьевой службы и службы безопасности сахарного завода совместно с уполномоченными представителями хозяйства, получившего ТТН и хозяйства, осуществившего сдачу свеклы на свеклопункт, принимается решение о том, на чей лицевой счет будет зачислена свекла. Решение оформляется в письменном виде и скрепляется подписями представителя сырьевой службы и службы безопасности завода, представителем хозяйства, получившим ТТН, представителем хозяйства, сдавшего свеклу.
Ответственность за данные мероприятия возлагается на начальника сырьевой службы завода или назначенных ответственных лиц сырьевой службы сахарного завода.
Организация учета и хранения первых экземпляров договоров, заключенных заводом по вопросам обеспечения его деятельности в свекловичный период.
· Инвестиционные договоры
· Договоры залога
· Договоры переработки свеклы на давальческих условиях
· Договоры поставки (покупки) свеклы
· Агентские договоры
· Договоры займа
· Договоры на перевозку сахарной свеклы сторонними АТП с указанием материальной ответственности АТП за недовоз (недостачу) сахарной свеклы при перевалке с удаленного свеклопункта на призаводской.
Ответственность за обеспечение данных мероприятий, включающих юридический контроль правильности оформление договоров, своевременности их подписания, обеспечение сохранности и контроль исполнения, возлагается на начальника юридического отдела сахарного завода.
Своевременная сертификация и тарирование всех измерительных приборов, весов и счетчиков.
До начала сезона заготовки все весы и измерительные приборы должны быть приведены в рабочее состояние и проверены соответствующими службами государственного надзора. При этом надлежащим образом необходимо произвести оформление всех необходимых документов, сертификатов. Также должна быть произведена пломбировка и обеспечена охрана соответствующего оборудования.
Ответственность за данные мероприятия возлагается на главного инженера и начальника сырьевой службы завода.
Документальное оформление ежедневных актов, фиксирующих движение свеклы.
Акты приема-передачи свеклы при перевалке с периферийного свеклопункта на призаводской свеклопункт.
Ежедневные акты, фиксирующие количество сахарной свеклы переданной свеклопунктом и принятое сахарным заводом в переработку на основании данных порционных весов (ДС‑800).
Акты, фиксирующие количество примесей (бой свеклы, «хвосты» земля и т.п.), удаляемых как с территории свеклопункта, так и с территории завода.
Акты, фиксирующие количество сахарной свеклы, возвращенной в производство.
Указанные документы должны подписываться материально ответственными работниками свеклопункта и сахарного завода.
В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на своевременное отслеживание состояния сырья и прием сырья. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:
– слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;
– отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки уборки урожая и необходимый уровень запасов;
– недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.
Определение списка сельхозтоваропроизводителей, которые будут осуществлять поставку свеклы на сахарный завод. Данное мероприятие актуально для сахарных заводов с пересекающимися сырьевыми зонами (ОАО «Валуйкисахар» – ОАО «Ника»; ОАО «Сахарный завод «Жердевский» – ОАО «Знаменский сахарный завод»). При возникновении проблем на межзаводском уровне по вопросу поставок сахарной свеклы от агрохозяйства на тот или иной завод, урегулирование производится на основании письменного распоряжения управляющей Компании. Ответственность за данные мероприятия возлагается на генерального директора и начальника сырьевой службы завода.
Анализ заявок сельхозтоваропроизводителей с точки зрения их обоснованности (реальных потребностей, необходимых для формирования заданной урожайности сахарной свеклы на соответствующих площадях) и гарантий возврата.
Общие объемы передаваемых инвестиционных средств не должны превышать лимита, определяемого для каждого конкретного хозяйства. Указанный лимит устанавливается в 30%-50%, в зависимости от того, насколько надежным партнером является хозяйство, и согласовывается с соответствующими подразделениями управляющей Компании.
Тесное взаимодействие с сырьевыми службами соседних сахарных заводов, с целью недопущения «двойного» финансирования.
Потребности хозяйств в средствах химизации и прочих оборотных средствах необходимо удовлетворять в рамках программы инвестирования на основе заключения договоров инвестирования с соответствующим залоговым обеспечением. Ответственность за данные мероприятия возлагается на начальника сырьевой службы завода. Контроль за соблюдением оформления документации возлагается на юридический отдел. Контроль за соблюдением экономических интересов сахарного завода и Компании, а также анализ и проверка благонадежности контрагентов по инвестиционным договорам осуществляется службой безопасности.