Проблемы документационного обеспечения управления и использования электронной цифровой подписи (стр. 3 из 5)

"Настоящая" система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

· после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

· документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять "запрограммировать" все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

· система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или ИТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

1.3 Проблемы, появляющиеся при расширении использования систем автоматизации производства

Во-первых, изначально необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документационного обеспечения управления недостаточно только приобрести систему автоматизации. Важным моментом при этом являются знания делопроизводства и способности грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации. Если же говорить о внедрении, то каждая компания стоит перед выбором: внедрять систему самим, т.е. своими силами, или же воспользоваться услугами компании, продающей систему, и внедрить ее силами компании-продавца или разработчика (аутсорсинг). Каждый из этих вариантов связан с комплексом "своих" проблем.

При самостоятельном внедрении системы основными проблемами могут стать следующие:

· общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях;

· низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются в качестве "пишущей машинки с калькулятором", не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью;

· недостаточность знаний в области ДОУ и, соответственно, невозможность грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации;

· недостаточность знаний о внедряемой системе;

· отсутствие опыта по внедрению подобных систем.

При внедрении системы компанией-продавцом или разработчиком могут возникнуть проблемы другого свойства. Например, одной из проблем является возникновение затруднений при проведении предварительного обследования, в результате чего замедляется ход выполнения работ или еще хуже – становится невозможным собрать и проанализировать всю информацию, необходимую для выработки требований по настройке системы. Данная проблема обычно возникает из-за двух причин:

· отсутствует налаженная работа с документами, основанная на применении традиционной технологии. Это часто сопровождается сложностью выработки решения заказчиком о правилах, по которым будет осуществляться работа в результате автоматизации;

· тратиться много времени при интервьюировании или анкетировании сотрудников компании-заказчика, которые не желают полно и правильно отвечать на вопросы.

При этом можно отметить, что первая ситуация более типична для средних и небольших коммерческих компании, а вторая - для государственных учреждений.

Второй комплекс проблем возникает при проведении предварительного обследования, настройки системы и обучения персонала и часто связан с нежеланием сотрудников использовать в работе новую технологию. Именно поэтому внедрение системы документационного обеспечения требует очень жесткого контроля со стороны руководителя.

Еще больше проблем с "заказными" системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия систем в различных организациях. Основные проблемы могут быть связаны как с объективными причинами, касающимися непосредственно функционирования системы (неправильные настройки, например), так и с такими "внешними" обстоятельствами, как:

· большая текучесть кадров и невозможность грамотно обучить новых сотрудников работе с системой;

· отсутствие у пользователей желания решать возникшие проблемы, читая руководство по работе с системой и связываясь с группой технической поддержки.

Частично проблему обучения кадров могут решать компьютерные системы, которые позволяют организовать дистанционное обучение, в том числе в территориально распределенных организациях. Это позволяет значительно снизить операционные расходы.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место слишком большие индивидуальные различия делопроизводства в различных организациях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от номерообразования до оформления рассылки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные (заказные) проекты для каждой организации.

Как решать все возникающие проблемы внедрения? Очевидно, что здесь особую роль играет непосредственно компания-поставщик. Так как документ как основа управления задействован во всех сферах деятельности организации и используется во всех ее бизнес-процессах, специалистам компании-внедренца необходимо разбираться не только в том, как надо правильно организовать делопроизводство на предприятии, но и понимать процессы взаимодействия АС ДОУ с системами управления ресурсами предприятий, с системами управления взаимоотношениями с клиентами и т.п.Часто в организации не действуют устоявшиеся методики формирования и ведения бизнес-процессов, но без регламентов и процедур нельзя построить устойчиво работающую систему управления. Поэтому специалисты компании-поставщика должны стремиться положить в основу своих систем хорошо известные методологии. Только такой подход может стать основой реально работающих систем. Существует ли проблема организации процесса внедрения АС ДОУ? Да, существует. Так как подобные информационные системы давно уже не представляют собой дискету с несколькими файлами, компания-внедренец должна предложить четкую стратегию внедрения своего продукта, включающую в себя подготовку персонала к работе, действия по развертыванию системы.

При внедрении систем электронного документооборота на уровне отдельной организации особую остроту приобретает проблема взаимоотношений и взаимопонимания между службой ИТ с одной стороны, и службой ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями – с другой.

Прежде всего, это проблема "социального статуса". ИТ-специалисты стоят на более высокой ступени в иерархии организации, имеют большую зарплату, пользуются гораздо большим влиянием на руководство. В коммерческих структурах денег на развитие современных технологий не жалеют, в то время как отделы ДОУ получают средства на свое развитие по остаточному принципу. Кроме того, специалисты ДОУ жалуются на то, что служба ИТ определяет требования к управлению документами, не консультируется с ДОУ при выборе и закупке систем электронного документооборота.

Не секрет, что большинство представителей ИТ считают службу ДОУ пережитком "старины глубокой", и вообще чисто затратным подразделением.

Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. Автоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1).

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы – гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа – документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.

Рис.1. Виды документооборота

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.