Если постоянное архивное хранение документов с ЭЦП осуществляется в системах электронного документооборота, которые по своим изначальным характеристикам обязаны обеспечить надежное хранение, то достаточным свидетельством целостности и аутентичности может служить как сам документ, так и его метаданные.
Уверенность в аутентичности документа может основываться на уверенности в качестве системы делопроизводства в организации – точно так же, как в случае традиционных бумажных архивов.
Несмотря на достаточно широкое применение ЭЦП в различных сферах деятельности, специалисты по информационным технологиям отмечают, что внедрение ЭЦП идет медленнее, чем ожидалось. И причиной этому служат не недостатки Закона "Об ЭЦП" (который не ограничивает использование данной технологии на основе двусторонних и многосторонних договоренностей), а ряд сдерживающих факторов. К ним относятся следующие:
· сферу использования ЭЦП ограничивает то обстоятельство, что, несмотря на широкое внедрение информационных технологий, не предполагается переводить в электронный вид наиболее важные документы – документы на недвижимость, свидетельства о рождении и т. п.;
· невостребованность технологии ЭЦП для документов электронной почты, так как применение этой технологии может привлечь нежелательное внимание со стороны хакеров, госслужб, борющихся с терроризмом и т. п.;
· проблемы, связанные с использованием ЭЦП, такие как подделка ЭЦП, незаконное получение и использование сертификатов ЭЦП, передача ЭЦП другому лицу в нарушение установленных правил;
· отсутствие необходимости применения ЭЦП в закрытых информационных системах, в которых высокий уровень защиты и контроля и так обеспечивается;
· отсутствие необходимой инфраструктуры в виде удостоверяющих центров и центров сертификации;
Необходимо отметить, что ограничения в использовании ЭЦП в большей степени связаны с тем фактом, что юридически значимая документация организации оформляется в основном на бумажных носителях, и приходится сочетать электронный документооборот на стадии подготовки и согласования, и бумажный на завершающем этапе оформления. Создание электронных документов, подлежащих длительному хранению, и проставление на них ЭЦП без одновременного создания их дубликата на бумаге неизбежно приводит к возникновению конфликтных ситуаций. Это обстоятельство, а также нормативно-методологическая нерешенность проблемы долговременного хранения электронных документов с ЭЦП заставляют руководителей организаций тщательно взвешивать все "за" и "против", перед тем как дать распоряжение хранить важные документы только в электронной форме.
Таким образом, ЭЦП, как и любое другое средство автоматизации делопроизводственных процессов, способно принести немалую пользу при правильном использовании. Но в каждом конкретном случае необходимо анализировать выгоды от использования ЭЦП и риски, связанные с ее применением. Для успешной и эффективной работы в электронной среде организациям необходимо использовать весь имеющийся арсенал информационных технологий, в том числе и электронно-цифровую подпись.
Сама технология электронной подписи осуществляется с помощью идентификации пользователя путем сличения реальной подписи с подписью в компьютерной системе, где создается ее электронный шаблон. Ввод подписей производится при помощи сканера или электронного пера. Электронная подпись, как и отпечатки пальцев, квалифицируются как уникальный показатель личности.
Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве задач банковского дела, управления финансами, предприятиями.
Заключение
Несмотря на минусы возникающие при введение электронного документооборота, есть масса плюсов: простота внесения изменений в документ, возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные,
возможность использовать заранее заготовленные формы, более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов, экономия бумаги, более высокая компактность архивов, более простой контроль информационных потоков;
большая скорость поиска и извлечения информации, возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации. Также автоматизация документооборота организации позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
В случае использования электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов по изменению формы отчетности.
Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на рис. 1. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами.
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства – налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа – это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по документообороту, утвержденной генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации. В тех сегментах обмена документами, где не требуется подпись, обмен документами может быть полностью безбумажным.
Используемая литература
1. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. http://www.consultant.ru
2. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 08.11.2007 № 258-ФЗ. http://www.consultant.ru
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1. Управление документами. Общие требования. – М. Стандартинформ, 2007. – 34 с.
4. Рекомендации по стандартизации Р 50.1.031-200. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции. http://www.docload.ru
5. Галахов В.В. Корнев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. – М.: Проспект, 2007. – 608 с.
6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: ДОУ. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 364 с.
7. Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: Восток-Запад, 2006. – 427 с.
8. Рагулин П.Г. Информационные технологии. Электронный учебник. – Владивосток: 2004 г.
9. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 439 с.
10. Журнал "Секретарское дело" №10 2006; №7, №11 2007.
11.