Дані виписки використовуються для заповнення Облікового листа тракториста-машиніста про фактичний намолот та площу, з якої зібрано урожай, і є підставою для нарахування його заробітної плати.
Водій щодня на підставі своо реєстру повинен зробити запис у подорожньому листку вантажного автомобіля про кількість перевезеного зерна і здати ці документи в бухгалтерію підприємства не пізніше наступного робочого дня.
Використання путівки на вивіз продукції з поля. Другий метод обліку отриманої від урожаю продукції зернових культур полягає в застосуванні Путівок на вивезення продукції з поля (с.-г. об., ф.№ 77а). До початку збирання врожаю комбайнер отримує в бухгалтерії блокноти путівок. Блокноти мають бути пронумеровані і зареєстровані в бухгалтерії підприємства.
Під час збирання урожаю комбайнер, вивантантажуючи бункер комбайна до кузова автомашини, виписує путівку в трьох примірниках.
Перший примірник путівки, на якому водій ставить свій підпис, засвідчуючи отриманого зерна, залишається у комбайнера.
Другий і третій примірники передаються комбайнером водієві. На току зерно зважують, його масу проставляють у обох путівках, які підписує завідуючий током, підтверджуючи приймання. Після цього один примірник путівки передається водієві.
Облік находження зерна на току при застосуванні такого методу ведеться у Реєстрі приймання зерна та іншої продукції (с.-г. об., ф.№ 78) або Реєстром приймання зерна вагарем (ф. № 78а). Дані цього реєстру заносять до Відомості про рух зерна та іншої продукції (с.-г. об., ф.№ 80). Путівки на вивезення продукції з поля разом із реєстром і відомостью щоденно здають до бухгалтерії.
Використання реєстру відправки зерна і іншої продукції з поля. У разі використання Реєстрів відправки зерна та іншої продукції з поля (с.-г. об., ф.№ 77) до початку збирання врожаю зернових культур бухгалтерія господарства видає кожному комбайнеру під розписку блокноти реєстрів, у яких заздалегідь заповнено такі реквізити, його прізвище, марка і номер комбайна. Реєстри обов’язково мусять бути пронумеровані (за одним номером – три примірники). Під час видачі блокноти реєструють в спеціальній книзі.
При першому завантаженні автомобіля комбайнер виписує реєстр у трьох примірниках із зазначенням дати, номера відділення, бригади, прізвища водія, найменування продукції. Після завантаження автомобіля зерном він записує до свого (першого) примірника реєстру бункерну масу зерна і отримує розписку водія про прийняття. Другий та третій примірники комбайнер передає водію, який в свою чергу другий примірник залишає у себе, а третій – віддає завідуючому током при передачі йому зерна //[14].
Водій записує до свого (другого) примірника реєстру ту саму бункерну масу зерна й отримує розписку комбайнера про здане зерно, а потім доставляє його на тік або до комори. Завідуючий током зважує доставлене від комбайна зерно й записує до свого (третього) примірника реєстру масу брутто й масу нетто та ставить підпис про прийняття зерна у примірнику реєстру водія. Водій, у свою чергу, стверджує підписом здачу зерна в примірнику реєстру, який залишається у завідуючого током.
На підставі третього примірнику реєстру завідуючий током заносить дані до Реєстру приймання зерна та іншої продукції (с.-г. об., ф.№78) та Відомості руху зерна та іншої продукції (с.-г. об., ф.№80).
Усі три примірники Реєстрів щоденно здаються до бухгалтерії підприємства. При цьому перший примірник подає комбайнер, вписавши дані про кількість зібраного зерна до облікового листа тракториста-машиніста. Другий примірник здається водієм разом із подорожнім листом, третій здає завідуючий током разом із Відомостю про рух зерна та іншої продукції(с.-г. об., ф.№80).
Облік зерна на току. Зерно нового урожаю, як правило, підлягає доробці (очищенню, сортуванню, сушінню), що оформляеться Актом на сортування і сушіння продукції рослинництва (с.-г. об., ф.№82).
Акт на сортування і сушіння продукції рослинництва (с.-г. об., ф.№82) – складається на току зерно, яке підлягає доробці. Акт складається в одному примірнику на кожну партію зерна, підписують агроном і завідуючий током (складом) і затверджує керівник господарства. Оформлений акт разом з іншими документами передається у бухгалтерію. На підставі акта відсортоване зерно за видами та сортами, а також використовувані відходи оприбутковуються на аналітичні рахунки, а не використовуванні відходи та витрати в вазі через зниження вологості списуються //[23].
Особливу увагу в акті звертають на показники: «Натура» та «Вологість». Вони мають велике контрольне значення при перевірці роботи сушильних та зерноочисних машин, а також збереженості зерна. По різниці показників вологості зерна визначають втрати його після сушіння. Їх зазначають в документі по рядку «Невикористовувані відходи». Правильність цих даних перевіряють за формулою (1).
Частина зернової продукції відправляється на склад господарства. При цьому на кожну партію відправленого зерна виписують накладну внутрішньогосподарського призначення (ф. №87).
У=З – (100% - %Вд) / (100% - %Вп) * З (1)
де У – втрати зерна;
З – маса зерна до сушіння;
%Вд – процент вологості зерна до сушіння;
%Вп – процент вологості зерна після сушіння.
Вибуття зерна з току (складу, комори) здійснюється за такими первинними документами:
внутрішньогосподарське переміщення зерна, переміщення зерна від однієї матеріально-відповідальної особи до іншої – з току на склад, до іншого місця зберігання чи використання у підприємстві оформляється Накладною внутрішньогосподарського призначення (Додаток 3 );
для відправки зерна за межи підприємства в бухгалтерії підприємства виписується Товарно-транспортна накладна ф. № 1-ТН;
після закінчення сівби та приймання цих робіт керівником підприємства чи іншого уповноваженою особою агрономом складається Акт витрачання насіння і садивного матеріалу (Додаток 9). Акт є підставою для списання у бухгалтерії сількогосподарського підприємства втираченого на посів зерна.
Дані документи з обліку відправлення зерна з току на склади, елеватор, на переробку, сушіння і очищення за кожною культурою і сортом записують у Реєстр документів на вибуття продукції (с.-г. об., ф.№79).
Щоденно в кінці робочого дня по кожній культурі і сорту завідуючий током (комірник) складає Відомість руху зерна та іншої продукції (ф. № 80). Записи здійснюються на підставі таких документів:
- по надходженню зерна – Реєстрів приймання зерна та іншої продукції (ф. 78);
по вибуттю зерна – на підставі Акта на сортування і сушіння продукції рослинництва (с.-г. об., ф.№82), накладної внутрішньогосподарського призначення (Додаток 3), товарно-транспортної накладної (Додаток 4), акта витрачання насіння і садивного матеріалу (Додаток 9).
У відомості зазначається залишок на початок та кінець дня. Залишок на кінець дня визначається: залишок на початок дня плюс надходження за день та мінус вибуття за день.
Відомість разом з первинними документами передається в бухгалтерію сільськогосподарського підприємства.
Документальне оформлення оприбуткування не зернової продукції. Оприбуткування продукції садівництва, овочівництва, картоплі та баштанних культур здійснюється на підставі Щоденника надходження сільськогосподарської продукції (ф. № 81), Щоденника надходження продукції закритого грунту (ф. № 83) та Щоденник надходження продукції садівництва (ф. № 84). Даний документ щодня складає бригадир на всю бригаду в одному примірнику //[25].
В міру надходження продукції від працівників, на підставі зважування здійснюють запис у щоденник, зазначаючи дату, назву продукції, прізвище осіб від яких прийнято продукцію.
Первинний облік руху кормів. Корми, згодовані худобі шляхом випасу, на складі та в бухгалтерії підприємства не оприбутковуються. Кількість згодованих кормів визначають головний агроном і головний зоотехнік господарства шляхом зважування урожаю з контрольних ділянок. На підставі цього розрахунку складають Акт на оприбуткування пасовищних кормів (ф. № 93). Витрати по виращуванню та доглядом пасовищних кормів списують у витрати по утриманню тих груп тварин які користувалися випасами.
Заготовлені грубі і соковиті корми приймає спеціальна комісія, що призначається керівником сільськогосподарського підприємства. В склад комісії входять головний агроном, головний зоотехнік, бригадир під керівництвом якого проводилось скирдування, буртування чи силосування.
Комісія перевіряє якість укладки, визначає об’єм, масу та якість заготовлених кормів. Об’єм кожної скирти, траншеї, силосного спорудження визначають шляхом ретельного обміру, для чого використовують спеціальні таблиці.
За результатами роботи комісія складає Акт приймання грубих та соковитих кормів (ф. № 92) в двох примірниках.
Перший примірник акту передають в бухгалтерію господарства, другий разом зі схемою розміщення кормів – фуражиру.
Всі прийняті за актами корми закріплюють за матеріально-відповідальними особами та за фермами і передані по загальному опису під відповідальність завідуючих фермами. Перший примірник опису кормів, закріплених за кожною фермою, зберігається в бухгалтерії підприємства, а другий – у завідуючого фермою.
Відпуск кормів зі складів або інших місць збереження для годування худоби здійснюється за відомостю витрат кормів (ф. № 94). Цю відомість виписують в бухгалтерії на кожну групу тварин на підставі раціонів годівлі, які складає зоотехнік. Відомість витрати кормів виписують в двух примірниках, один передають особі, що відпускає корми, а другий – одержувачу.