Один з семінарів столичної бізнес-школи, який мені вдалося відвідати цього року, був присвяченому правильному складанню програми перебування іноземних делегацій. Перш ніж перейти до розгляду конкретних інструментів планування зустрічей "на вищому рівні", тренер поцікавився у групи: "Яке питання в першу чергу приходить вам в голову, коли ви взнаєте, що до вас скоро приїжджають партнери або іноземні гості?" Одна із слухачок семінару боязко відповіла і одночасно запитала: "Навіщо?" Другим по популярності було питання чи "Надовго?", в зв'язку, з чим всі присутні зразу ж пригадали сакраментальний анекдот про тещу. Нагадаю: теща роздягається в передпокої, чемний зять приймає її пальто. Чи "надовго ви до нас, мама?" - "Так поки не набридну, зять!" - "Що, навіть чаю не поп'єте?!" Оскільки ж за всіма правилами, без грубих порушень протоколу, витримати цю "нашестю", яка чомусь в інформаційному листі про приїзд цих чудових людей була названа "дружнім візитом"?
Підготовка програми перебування і організація прийому представників іноземних держав грунтуються на дотриманні положень протокольної практики і її особливостей, витікаючих з національних традицій і культури Білорусі. Слово "протокол" означало у візантійській дипломатії першу частину складеного в урочистих виразах документа, в якому перераховувався склад учасників переговорів. В даний час протокол надає собою зведення правил, відповідно до яких регулюється порядок різних церемоній, форми одягу, офіційного листування і т.д.
Будь-яке порушення цих правил створить труднощі для сторони, що припустилася порушення, оскільки вона повинна буде принести вибачення і знайти спосіб виправити помилку.
Протокол допомагає створити дружню і невимушену обстановку на зустрічах, переговорах, прийомах, що сприяє взаєморозумінню і досягненню бажаних результатів. Неправильно розсаджені гості на прийомі, не по етикету одягнені учасники переговорів - кожна з цих і багатьох інших "дрібниць" здатна гальмувати, охолоджувати, а іноді і погіршувати відносини між партнерами і перешкоджати їх подальшому позитивному розвитку. І навпаки, саме протокол сприяє успішному рішенню ділових питань.
При запрошенні іноземного ділового партнера до Білорусі виникає ряд питань, які необхідно вирішувати швидко і юридично грамотно. До таких відносяться наступні:
як правильно оформити запрошення?
як отримати візу на в'їзд в країну?
як реєструвати прибулих?
як скласти програму перебування?
Іноземці можуть в'їжджати в нашу країну тільки за наявності в'їзних віз. Підставою для отримання зарубіжним партнерам візи на в'їзд в країну є запрошення приймаючої сторони. Переважна більшість іноземних партнерів прибуває до Білорусі по ділових однократних в'їзних візах, що дають право один раз в'їхати в країну, знаходитися на її території протягом вказаного у візі терміну і виїхати назад. Ділова віза видається на строк до 90 днів, а якщо вона не була використана протягом терміну її дії, то продовженню не підлягає.
Запрошення, необхідне для отримання ділової візи, оформляється на бланку запрошуючої організації з вказівкою реквізитів і реєстраційного номера, підписується керівником і скріпляється друком. Запрошення повинне містити наступну інформацію про партнера:
прізвище і ім'я;
число, місяць і рік народження;
підлога, громадянство, номер паспорта;
посада;
мета поїздки (переговори, виставка, семінари і т.п.);
маршрут проходження;
дату в'їзду і виїзду з країни.
Крім того, в запрошенні указується повне найменування приймаючої організації, прізвище і посада запрошення, що підписало, а також перераховуються її зобов'язання по забезпеченню дотримання правил перебування і реєстрації на території Республіки Білорусь запрошеними іноземними громадянами.
Запрошення може бути адресовано як безпосередньо запрошуваній особі, так і консульській установі Республіки Білорусь і прямує у вигляді листа або передається факсом. Рішення про видачу однократної ділової візи консульськими установами ухвалюється в строк до 5 робочих днів з моменту подачі візової заявки. Як виняток візи можуть бути виданий іноземним громадянам в міжнародних пунктах пропуску через Державну межу Республіки Білорусь (єдиним таким пунктом в Білорусі поки є консульський пункт в аеропорту "Мінськ-2"), а також в консульському управлінні МЗС Білорусі. Цей порядок розповсюджується, як правило, на іноземних громадян, що прибувають з країн, де відсутні консульські установи Республіки Білорусь. В цьому випадку приймається тільки оригінал запрошення.
В'їзд в Республіку Білорусь і виїзд іноземних громадян назад дозволяється по дійсних паспортах або замінюючим їх документах за наявності віз, якщо інший порядок не встановлений відповідними угодами Республіки Білорусь з іноземними державами.
У ряді випадків двосторонніми міждержавними угодами передбачається безвізовий в'їзд в нашу країну.
Для продовження візи запрошуюча організація не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну дії візи повинна звернутися в підрозділ паспортно-візової служби МВС (ОВІР) за місцем проживання з мотивованою заявою.
Приймаюча сторона зобов'язана протягом 3-х діб, виключаючи святкові і вихідні дні, поклопотатися про реєстрацію паспортів іноземних громадян в органах внутрішніх справ, що дають право проживання перебування на підставі письмового обігу приймаючої організації. За реєстрацію і продовження терміну реєстрації (після продовження органами внутрішніх справ терміну дії візи) утримується державне мито.
За умови мешкання іноземних громадян в готелі паспорта реєструються адміністрацією готелів. Від реєстрації звільняються:
особи, прибулі на строк до 3 діб, не рахуючи святкових і вихідних днів;
обличчя, паспорти ООН, що мають, і члени їх сімей;
члени делегацій, що прибувають до нашої країни на запрошення Президента, Національного збору і Кабінету Міністрів Республіки Білорусь. Співробітники іноземних дипломатичних представництв, консульських установ, представництв міжнародних організацій проходять реєстрацію в МЗС.
До приїзду зарубіжних партнерів звичайно готується дві програми: загальна, призначена для гостей, і докладна (робоча) - для організаторів прийому.
Програма для гостей є розписаним по днях і годиннику графік перебування їх в країні (на білоруській або російській мові і на мові гостей), який вручається їм на початку візиту.
В робочій програмі відображаються всі організаційно-технічні деталі прийому іноземних партнерів. Звичайно вона включає наступні пункти:
зустріч (в аеропорту або на вокзалі) і персональний склад зустрічаючих;
визначення місць живлення;
сприяння в проходженні прикордонного і митного контролю;
отримання і доставку багажу, транспортне забезпечення;
розміщення (а перед цим своєчасне бронювання місць) в готелі або в підготовленому наперед іншому місцепроживання;
роботу перекладачів;
ділова частина (бесіди, переговори і т.п.);
прийоми (сніданки, коктейлі, обіди, вечері);
культурна програма (відвідини театрів, музеїв і ін);
проводи.
По кожному пункту указується відповідальний виконавець.
Програма для гостей і приймаючої сторони розробляються на всі дні візиту. В програмі кожного дня слід залишати вільне для особистих справ гостей.
Зразок робочої програми перебування іноземних партнерів:
Затверджую
Генеральний директор
___________________
(підпис)
"___" _______ 2004 р.
Програма
перебування німецької делегації в кількості 3 чоловік, що прибувають в ОДО "Караван історій" для вирішення питань по взаємній співпраці.
Склад делегації:
Герман фон Берг - президент фірми "ННН"
Фріц Вольф - керівник відділу закупівель
Хельга Редігер - менеджер
Прибуття 27 листопаду 2004 р.
Убування - 29 листопаду 2004 р.
Відповідальний за прийом делегації - начальник відділу маркетингу Лазарчик Олександр Петрович (тел. робочий ________________, мобільний _________________).
| Дата | Час | Заходи | Відповідальні особи |
| 27.1128.1129.11 | 9.0010.3011.3012.00 - 14.0014.00 - 15.0015.00 - 17.0017.00 - 21.0010.00 - 14.0015.00 - 16.0016.00 - 19.0021.00 - 23.0010.00 | Зустріч в аеропорту "Мінськ-2"Розміщення в готелі "Планета"Уточнення програми перебуванняУрочистий прийом на честь приїздугостей. Початкова стадія переговорівОбід в ресторані (назва)Продовження переговорівВільний час: відвідини театру(назва)Продовження переговорівПідписання угоди про співпрацюВільний час: екскурсія (прогулянка) по містуУрочиста вечеря в ресторані"Раковській бровар"Від'їзд з готелю "Планета" і проводи в аеропорту "Мінськ-2" | Лазарчук А.П.Лазарчук А.П.Петров И.И.Макаров П.И.Левченко С.Н.Савичев В.И.Калинина А.П.Тарасова В.П.Васькова А.Н.Макаров П.И.Веремева Н.Н.Завьялов И.А.Лазарчук А.П. |
Комерційний директор (за наявності відповідної посади - начальник відділу ВЕД)
_____________________ (П.І. Макаров)
20.11. 2004
Визначення кількісного і персонального складу осіб, зустрічаючих іноземних партнерів регламентується наступними протокольними правилами. Ранг і посада зустрічаючого глави делегації повинен відповідати рангу і посаді глави делегації, що приїжджає, тобто якщо приїжджає глава іноземної фірми, то його повинен зустріти розділ приймаючої фірми.
Глава приймаючої делегації для зустрічі гостей звичайно прибуває у супроводі 2-3 чоловік (виходячи з ділових міркувань це можуть бути керівники окремих служб, фахівці, а також перекладач). Пані, прибулим з делегацією, вручаються квіти (повністю упаковані в целофан, щоб пилок не забруднив костюми і не викликав алергію). Якщо гість приїжджає з дружиною, то його зустрічає глава делегації також з дружиною.